De structurele invoering van het thuiswerken maakt dat veel werkgevers nadenken over een andere indeling van de werkruimtes en de inrichting van de werkplekken. Omdat bij veel organisaties geen sprake meer is en zal zijn van een volledige bezetting, kan het inwisselen van de vaste werkplekken voor flexplekken het overwegen waard zijn. Die plannen moeten wel eerst langs de ondernemingsraad (OR).
De coronacrisis leidt bij veel organisaties tot veranderingen. Zo hebben werkgevers en werknemers de voordelen van thuiswerken ontdekt en voeren ze dat, in ieder geval voor een aantal dagen per week, structureel in. Voor veel werkgevers ligt het daarmee ook voor de hand om de vaste werkplekken in te ruilen voor flexplekken. Van een volledige bezetting op kantoor is immers geen sprake meer, dus zijn er minder werkplekken nodig. Of de behoefte aan flexplekken komt vanuit de werknemers, bijvoorbeeld omdat ze graag in een steeds wisselende samenstelling op kantoor willen werken. Overweegt de bestuurder om flexplekken in te voeren, dan kan dit leiden tot een adviesaanvraag (tool) of een instemmingsaanvraag (tool) voor de OR.
De overstap van vaste werkplekken naar flexplekken wijzigt de inrichting van de werkplekken en misschien ook wel die van de kantoorruimtes. Een gewijzigde indeling en inrichting van werkplekken verandert ook de arbeidsomstandigheden van degenen die van die plekken gebruik maken. Dat maakt een actualisatie van de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) (tool) en het bijbehorende plan van aanpak vaak noodzakelijk. Hierbij heeft de OR instemmingsrecht (artikel 27, lid 1d van de Wet op de ondernemingsraden, WOR). Mogelijk wil de bestuurder het plaats- en tijdonafhankelijk werken ook stimuleren door de regeling rond arbeidstijden flexibeler in te richten. Ook daarbij heeft de OR instemmingsrecht (artikel 27, lid 1b WOR).
Naast het instemmingsrecht kan ook het adviesrecht van de OR van toepassing zijn. Zo kan de herinrichting van de werkplekken en kantoorruimtes vragen om een flinke investering. Denk aan laptops, programma’s of andere technologie, de digitale beveiliging, maar mogelijk ook een interne verbouwing om de werkruimtes optimaal in te delen. Deze plannen moet de bestuurder eerst aan de OR voorleggen voor advies (artikel 25, lid 1h en k WOR).
Overweegt de bestuurder juist nog geen overstap naar flexplekken, maar klinkt die roep wel vanuit de achterban, dan kan de OR deze mogelijkheid eens met de bestuurder bespreken tijdens de overlegvergadering. Ook kan de OR de bestuurder ongevraagd adviseren. De OR kan dan op basis van het initiatiefrecht een concreet voorstel aan de bestuurder doen om de vaste werkplekken in te wisselen voor flexplekken (artikel 23, lid 3 WOR).