Zomerperiode goed moment voor opruimen werkplek

Het gaat zeker niet voor iedereen op, maar veel werknemers hebben het in de zomermaanden wat rustiger op werk. Een uitgelezen tijd om achterstallige werkzaamheden uit te voeren en de werkplek eens uit te mesten. Orde op zaken stellen dus, ook digitaal.

6 augustus 2021 | Door redactie

In veel organisaties is het in de zomer een stuk rustiger dan in de rest van het jaar. Klanten zijn op vakantie, net als veel van de eigen werknemers, congressen en evenementen zijn er niet en ook andere bedrijfsactiviteiten liggen stil tot september. Dat betekent niet dat er geen werk te doen is, integendeel. Voor degenen die op kantoor zijn deze zomer is dit een goede gelegenheid om eens op te ruimen en klussen af te ronden die zijn blijven liggen.

Verplaatsen is geen opruimen

De grote schoonmaak begint met opruimen van alles wat los op de bureaus ligt: pennen, bakjes, schrijfblokken, stapels papieren, tijdschriften, enzovoort. Opruimen betekent iets opbergen op een vaste plek óf weggooien, niet een nieuwe stapel maken. Het probleem wordt in dat geval slechts verplaatst, en dan heeft dit klusje geen enkele zin. Het vraagt ook om een gedegen voorbereiding, want voordat het opruimen begint, moet al duidelijk zijn waar spullen naartoe moeten. Dit is ook een goed moment om aan ‘snoeren-management’ te doen: korte metten maken met de brij aan kabels onder of achter de bureaus. Hiervoor bestaan speciale snoeropbergsystemen, maar ook tiewraps of klittenband voldoen. Desnoods kan de organisatie iemand van facilitaire zaken of de technische dient inschakelen om te helpen als het te ingewikkeld is.

Belangrijk? Binnen handbereik!

Het is handig en efficiënt om voorwerpen of apparaten die veelgebruikt worden, binnen handbereik te leggen. De gebruiker moet er makkelijk bij kunnen en ze meteen kunnen pakken. Het is wel verstandig om opladers van diverse mobiele apparaten en powerbanks bij elkaar in dezelfde bureaulade op te bergen. Hoewel veel informatie via de pc beschikbaar is, staat er ook nog steeds veel op papier. Documenten die essentieel zijn en veel geraadpleegd moeten worden, krijgen een plaats in de buurt van de gebruiker; het liefst in hangmappen in een ladeblok.

Ook het bureaublad van de pc

Is het fysieke bureaublad leeg, dan is het tijd om ook nog even naar het bureaublad van de pc te kijken. Documenten en mappen die niet meer gebruikt worden, worden opgeruimd en gearchiveerd. De gebruiker kan het bureaublad eventueel meteen anders inrichten. Voor bedrijfsdocumenten kan een bewaarplicht (e-learning) gelden; er moet dus altijd eerst gecontroleerd worden of iets weggegooid mag worden voordat het uit het archief verwijderd wordt.

Bijlagen bij dit bericht

Bewaarplicht: Digitale administratie
E-learning | VideoCollege 5 minuten