VERDIEPINGSARTIKEL

OR-instemming is nodig op het beleid voor terugkeer naar de werkplek

Nu de overheid de coronamaatregelen geleidelijk versoepelt, werken veel organisaties aan beleid voor de (gedeeltelijke) terugkeer naar de werkvloer.

Om de werkomgeving coronaproof te maken, moet uw bestuurder deze veilig inrichten voor de werknemers, en eventuele gasten of leveranciers. Uw rol hierin is belangrijk vanwege uw instemmingsrecht en uw stimulerende taken.


7 juli 2020 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Antoine Boogaard van TRAINIAC, e-mail: info@trainiac.nl, www.trainiac.nl


Hoewel het advies nu nog luidt om thuis te werken waar mogelijk, buigen veel werkgevers zich over de maatregelen voor een veilige terugkeer naar de werkvloer. Dit beleid moet voldoen aan de voorschriften van het RIVM.

Omdat veel van te nemen maatregelen betrekking hebben op de arbeidsomstandigheden, heeft u instemmingsrecht (artikel 27, lid 1d WOR). Daarnaast heeft u de taak om de naleving van de geldende regels op het gebied van arbeidsomstandigheden te bevorderen (artikel 28 WOR).

Zorg dus dat uw OR betrokken wordt bij het vaststellen van dit beleid. Zo kunt u in overleg met uw bestuurder een beleid uitstippelen om de terugkeer naar de werkomgeving zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Maatregelen voor het anderhalvemeterprotocol

Eén van de belangrijkste maatregelen om verspreiding van het coronavirus tegen te gaan, is de anderhalvemeterregel. Uw OR kan verschillende maatregelen aandragen die onderdeel uitmaken van het anderhalvemeterprotocol, denk aan:

  • maximumaantal aanwezigen toelaten;
  • werkplekken op anderhalve meter afstand plaatsen;
  • werknemers afschermen;
  • looproutes aanbrengen en verbreden;
  • gebouwgebruikers begeleiden;
  • faciliteiten zoals de koffiehoek of de catering herindelen.

Let op! De losse maatregelen vallen niet onder het instemmingsrecht. Samen, als onderdeel van het anderhalvemeterprotocol, is het echter een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden en heeft u dus instemmingsrecht.

Aanwezigen op kantoor

Een ander belangrijk aspect is de regulatie van het aantal personen dat gebruikmaakt van het kantoor. Om te voorkomen dat er te veel werknemers tegelijk op kantoor werken, moet het kantoorgebruik zo veel mogelijk op elkaar te worden afgestemd.

Een aantal maatregelen die hierbij kunnen helpen, zijn:

  • Maak een schema voor wie wanneer op kantoor kan werken (bijvoorbeeld per afdeling).
  • Zorg voor een reserveringssysteem als in het kantoor met flexplekken wordt gewerkt.
  • Maak een schema voor gespreide pauzes, om drukte op bepaalde locaties te voorkomen.
  • Verruim de openingstijden van het kantoor voor een betere spreiding.
  • Sluit, beperk of reguleer de toegang tot gezamenlijke ruimtes zoals de bedrijfskantine, rookruimtes of pantry’s. 

Let er ook goed op of de maatregelen die gericht zijn op het reguleren van kantoorgebruik een wijziging van de arbeids- en rusttijdenregeling tot gevolg hebben. In dat geval heeft uw OR instemmingsrecht op basis van artikel 27, lid 1b WOR). Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn bij de voorschriften voor het reizen.

Reisinstructie in het beleid

Zorg dat het beleid ook een reisinstructie bevat. Hierin kan uw bestuurder de werknemers bijvoorbeeld verplichten om alleen buiten de spits met het ov te reizen of om met de auto of fiets naar kantoor te komen.

Is door dit soort maatregelen ook sprake van een wijziging in de arbeids- en rusttijdenregeling, dan geldt uw instemmingsrecht (artikel 27, lid 1b WOR).

Achterban raadplegen

Om tot een beleid te komen dat ook tegemoetkomt aan de wensen en behoeften van uw achterban, kunt u uw achterban raadplegen. Dat is momenteel niet altijd even makkelijk. Een paar tips om uw achterban te bereiken: 

  • Haak aan bij online meetings van teams of afdelingen binnen de organisatie.
  • Nodig gericht werknemers uit om deel te nemen aan een (online) OR-overleg.
  • Zet een enquête uit met gerichte vragen over het coronabeleid.
  • Doe een originele oproep tot input (bijvoorbeeld een vlog) en verspreid deze via zo veel mogelijk kanalen binnen uw organisatie. 

Maatregelen niet invoeren

Er zijn ook maatregelen die uw bestuurder niet mag invoeren:

  • Temperatuur opmeten; voornamelijk op het gebied van privacy lopen werkgevers hiermee een risico op hoge boetes.
  • Vragen naar het ziektebeeld; als een werknemer zich ziek meldt, mag de werkgever niet vragen of hij Covid-19 heeft.
  • Risicogroepen verplichten om op kantoor te werken; mag alleen als het strikt noodzakelijk is en de werkgever zorgt voor extra bescherming.

Zie erop toe dat de bestuurder deze maatregelen niet neemt en spreek hem aan op de risico’s van het overtreden van de regels, zoals hoge boetes.

Communicatie over beleid

Is het beleid eenmaal definitief vastgesteld, maak dan ook afspraken met uw bestuurder over de communicatie. Om er zeker van te zijn dat de boodschap overkomt en dat u alle werknemers bereikt, is een combinatie van kanalen en middelen het beste.

Denk aan een intranetpagina, een nieuwsbrief, een persoonlijke e-mail en een mondelinge toelichting van leidinggevenden aan hun eigen team of afdeling. Communiceer de regels ook duidelijk in de werkomgeving zelf, bijvoorbeeld door middel van posters.

Gebruik daarbij meer afbeeldingen en symbolen dan grote stukken tekst. Dat spreekt meer aan, onthouden werknemers beter én is beter te begrijpen door werknemers die de Nederlandse taal niet volledig beheersen.

Maak met uw bestuurder afspraken over het beleid

Maak met uw bestuurder duidelijke afspraken over:

  • het onderscheid in tijdelijke en permanente maatregelen. Uw bestuurder kan een thuiswerkprotocol permanent invoeren, terwijl het ov-beleid van tijdelijke aard zal zijn.
  • de manier waarop uw bestuurder het beleid communiceert.
  • hoe de handhaving van het beleid plaatsvindt en wie controles uitvoert. Met gerichte handhaving kan uw bestuurder knelpunten snel aanpakken.
  • de opties voor een evaluatie van het beleid en de benodigde informatie daarvoor. En de toezegging dat uw bestuurder de punten van de OR meeneemt in de evaluatie.

Tussentijdse evaluatie

Evalueer het beleid tussentijds. Vraag uw achterban hoe de werknemers het beleid en de communicatie erover ervaren, wat de knelpunten zijn of wat er beter kan en waarom. Daar waar nodig en mogelijk kan uw bestuurder het beleid aanpassen. 

Denk daarbij ook aan de wettelijke verplichting om de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en het bijbehorende plan van aanpak (steeds) te laten actualiseren. Het coronavirus brengt immers geheel nieuwe risico’s en bijbehorende maatregelen met zich mee.

Het bevorderen van het naleven van bijvoorbeeld de Arbowet valt ook onder uw speciale taken zoals beschreven in artikel 28 WOR.