Hoewel het einde van het jaar niet overeen zal komen met het einde van de zittingsperiode van de OR, is de afsluiting van het jaar ook voor de OR een goed moment om de administratie op orde te maken. Een goed ingerichte administratie is cruciaal om overzicht te houden over het OR-werk.
In één jaar tijd kan er veel gebeuren. Dat weten OR-leden als geen ander. De nodige instemmingsverzoeken en adviesaanvragen zullen passeren, net als onderwerpen en vraagstukken tijdens de overlegvergadering, het onderling beraad of vanuit de achterban. Het kan een uitdaging zijn om het overzicht te behouden. Een administratie die goed op orde is, is daarvoor cruciaal. Het is dus noodzakelijk om het OR-archief zorgvuldig op te bouwen en bij te houden (artikel). Doorgaans ontfermt de (ambtelijk) secretaris van de OR zich daarover. Maar in de hectiek van het dagelijks werk kan daarin al snel een achterstand ontstaan. Het einde van het jaar is een goed moment om even orde op zaken te stellen en te controleren of alles compleet is.
Is er bijvoorbeeld één centrale plek waar OR-leden alle gewenste informatie kunnen terugvinden? Tegenwoordig zal dat overwegend digitaal zijn, zoals een aparte afgeschermde map op het netwerk van de organisatie. Het is in elk geval niet aan te raden om het OR-archief zowel op papier als digitaal bij te houden. Dat is niet alleen veel en onnodig dubbel werk, het is ook foutgevoelig. Daarnaast is het van belang dat de informatie overzichtelijk is opgeslagen, bijvoorbeeld in aparte mappen zoals:
Daarnaast zal de OR ook de nodige e-mails ontvangen. Door in het e-mailprogramma dezelfde (mappen)structuur aan te houden, is de bijbehorende correspondentie makkelijker terug te vinden. De OR moet wel ook rekening houden met de voorschriften vanuit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en documentatie niet langer bewaren dan noodzakelijk.