Voor het vaststellen van het OR-reglement gelden een aantal regels. Deze zijn vastgelegd in de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Naast verplichte onderdelen zijn er nog een aantal onderwerpen die de ondernemingsraad (OR) vrijwillig kan opnemen in het OR-reglement.
Medezeggenschap begint met een voorlopig OR-reglement. Hierin wordt onder andere vastgelegd hoe de OR-verkiezingen verlopen en vaak ook welke werkwijze de OR hanteert. Is de OR eenmaal geïnstalleerd, dan kan de raad het voorlopige reglement omzetten in een definitief reglement. De spelregels hiervoor staan in de Wet op de ondernemingsraden (WOR).
Artikel 8 WOR bevat de belangrijkste bepalingen over het OR-reglement. Daarnaast staat – verspreid over een aantal andere artikelen – wat de OR in het reglement moet regelen als het gaat over de samenstelling (artikel 6 en artikel 9 WOR), de verkiezingen (artikel 10 WOR) en de zittingstermijn (artikel 12 WOR). Artikel 14 WOR geeft een opsomming van onderwerpen die gaan over de werkwijze van de OR. Kort gezegd bestaat het OR-reglement dus uit een verkiezingsdeel en een huishoudelijk deel.
Ten aanzien van de OR-verkiezingen legt de OR in zijn reglement in ieder geval de volgende zaken vast:
De huishoudelijke bepalingen gaan over de werkwijze van de OR. Zo moet de OR in zijn reglement onder meer opnemen:
Naast bovengenoemde verplichte onderwerpen kan de OR ook nog een aantal niet-verplichte onderwerpen opnemen in het OR-reglement. De OR mag allerlei afspraken vastleggen in het reglement zolang het maar niet in strijd is met (de geest van) de wet (met name de WOR). Denk bijvoorbeeld aan:
Als de OR in het OR-reglement niets regelt over deze onderwerpen, gelden de wettelijke bepalingen in de artikelen 6, 9 en 12 WOR.
De OR doet er goed aan zijn verdere werkafspraken niet reglementair vast te leggen. Het wijzigen van het reglement is immers veel omslachtiger dan het wijzigen van een afspraak die niet in het reglement staat.