OR heeft het recht om commissaris voor te dragen

Vennootschappen die onder de zogeheten structuurregeling vallen, hebben een Raad van Commissarissen (RvC). De OR in deze organisaties heeft voor een derde van het aantal commissarissen het recht om een aanbeveling te doen. De Raad van Commissarissen moet het profiel van alle commissarissen aan de OR voorleggen in de overlegvergadering met de OR, voordat het profiel wordt vastgesteld of gewijzigd. Door een commissaris voor te dragen, kan de OR invloed uitoefenen op de strategische ontwikkelingen van de organisatie.
Een vennootschap valt onder de structuurregeling (artikel 153, lid 2 en artikel 263, lid 2 van het Burgerlijk Wetboek, Boek 2) als de organisatie drie jaar lang:

• een eigen vermogen heeft ten minste 16 miljoen euro;
• verplicht is een OR in te stellen;
• ten minste 100 werknemers in dienst heeft.

Stappenplan OR leidt tot voordracht commissaris

Vakorganisatie FNV heeft een stappenplan voor de OR opgesteld om een commissaris aan te bevelen. Als voorbereiding hierop moet de OR uitzoeken of de raad inderdaad recht op voordracht heeft. Dit recht bestaat als de organisatie onder de structuurregeling valt of als dit is vastgelegd in een ondernemingsovereenkomst of de statuten van de organisatie. Is dit inderdaad het geval, dan kan OR onderstaand stappenplan volgen:

• Stap 1: De OR zet het onderwerp op de agenda van een overlegvergadering. Een geschikt moment hiervoor is als een commissaris aftreedt. Bij grote bv’s of nv’s moet de RvC de OR informeren over het rooster van aftreden. Vraag bij een vacature naar het profiel. De OR kan hier ook een voorstel voor doen. Laat de bestuurder, RvC en Raad van Toezicht (RvT) weten dat de OR een voordracht wil doen.
• Stap 2: De OR stemt onderling het traject en de aanpak af. Stel vast wat de OR belangrijk vindt en betrek hier eventueel een adviseur bij. Communiceer over de aanpak met achterban, bestuurder en RvC.
• Stap 3: De OR gaat op zoek naar potentiële kandidaten. De OR kan hiervoor advertenties plaatsen en ook het eigen netwerk benaderen. Ook kan de OR zoeken in het Nationaal Register Commissarissen en Toezichthouders.
• Stap 4: De OR maakt een eerste keuze en benadert de kandidaten. Bereid de gesprekken goed voor, stuur de kandidaten de nodige informatie over de organisatie toe.
• Stap 5: De OR gaat gesprekken aan met de beste kandidaten. Voer de gesprekken op basis van de aandachtspunten van de OR. Ga na wat de wederzijdse verwachtingen zijn.
• Stap 6: De OR neemt de beslissing en doet de voordracht. Op basis van de gesprekken maakt de OR een keuze. Laat dit aan de kandidaat weten en ga na of deze nog steeds interesse heeft. Stel vervolgens de bestuurder en de toezichthouder op de hoogte.
• Stap 7: De OR maakt afspraken met de nieuwe commissaris over samenwerking nadat de RvC de voordracht hebben geaccepteerd. Stuur de commissaris in overleg met de bestuurder informatie toe.

De Ondernemingskamer beslist of bezwaren RvC gegrond zijn

De RvC kan alleen bezwaar maken tegen een voordracht van de OR voor een commissaris als de aanbevolen persoon ongeschikt zou zijn. Ook kan de RvC bezwaar maken omdat de RvC door aantreden van de aanbevolen persoon niet naar behoren zou zijn samengesteld. Als de RvC bezwaar heeft tegen de voorgedragen persoon, moet de raad hierover in overleg met de OR. Komen zij niet tot overeenstemming, dan moet de RvC dit melden bij de Ondernemingskamer (OK). De OK beslist of de bezwaren van de RvC gegrond of niet. Als de OK de aanbevolen persoon afwijst, kan de OR een nieuwe voordracht doen.