OR-leden moeten het werk voor de OR onder werktijd kunnen doen. Het combineren van het OR-werk met de reguliere functie is in de praktijk echter vaak een hele uitdaging. Timemanagement kan helpen de tijd efficiënter in te delen en in minder tijd meer te doen.
De bestuurder moet leden van de ondernemingsraad (OR) of van een OR-commissie in de gelegenheid stellen om het werk voor de OR onder werktijd te doen (artikel 18 van de Wet op de ondernemingsraden, WOR). Dat is vaak makkelijker gezegd dan gedaan. OR- en commissieleden hebben hiervoor slechts een beperkt aantal uren per jaar en het OR-werk is soms lastig te plannen. Niet alleen omdat zij rekening moeten houden met verschillende agenda’s, ook omdat de OR moet inspelen op actuele ontwikkelingen. Denk aan het plotselinge thuiswerkadvies vanwege de coronacrisis, de overgang naar hybride werken of het nieuwe pensioenstelsel. Timemanagement maakt het mogelijk om de tijd optimaal te benutten en efficiënter te werken.
Een goede planning, organisatie en discipline spelen een doorslaggevende rol bij timemanagement. Met een goede taakverdeling kan de OR veel (vergader)tijd besparen. De OR-leden moeten daarom goede afspraken maken over wie waarvoor verantwoordelijk is. Voor onderwerpen die meer tijd vergen, kan de OR een werkgroep of commissie instellen. Een werkgroep bestaat uit OR-leden die zich met een bepaald onderwerp bezighouden, zoals het opstellen van het OR-jaarverslag (tool), het contact met de achterban (infographic) of het thuiswerkbeleid. Een OR-commissie kan bestaan uit OR-leden en niet-leden (artikel 15 WOR). Met een commissie kan de OR dus extra mankracht én expertise in huis halen.
Ook een goede samenwerking is van belang om efficiënt(er) te kunnen werken. Dit geldt zowel binnen de OR als voor de partijen waarmee de OR samenwerkt, zoals de bestuurder, HR-manager, arbodeskundige, achterban of vakbonden. Als een OR-lid een kort lijntje en een goede verstandhouding met hen heeft, zal hij meer bereiken dan als hij vanuit het niets een beroep doet op een collega of andere partij.
Goed timemanagement gaat verder dan een goede planning, taakverdeling en samenwerking. Ook bijvoorbeeld prioriteiten stellen en af en toe ‘nee’ durven zeggen horen in dit rijtje thuis. Het OR themadossier ‘Grip krijgen op uw kostbare tijd’ legt uit hoe timemanagement toegepast kan worden in organisaties om efficiënter en doelgerichter te werken. Aan de hand van praktische voorbeelden wordt de theorie van timemanagement duidelijk uitgelegd. Het themadossier is toegespitst op de OR-praktijk, maar is een handig naslagwerk voor iedere werknemer die in minder uren meer wil doen. Het themadossier is binnenkort verkrijgbaar via rendementshop.nl.