Heeft de bestuurder een verzoek ontvangen om een OR in te stellen of stelt hij er één in op eigen initiatief in, dan is een voorlopig OR-reglement de volgende stap. Is dat reglement eenmaal opgesteld, dan is het zaak dit onder de aandacht te brengen.
Voordat een bestuurder een OR kan instellen, moet hij een voorlopig OR-reglement (tool) opstellen. Heeft de bestuurder of de voorbereidingscommissie eenmaal zo’n document opgesteld, dan moet de achterban hierover geïnformeerd worden. Iedere werknemer moet in de gelegenheid zijn om dit reglement te kunnen lezen.
Er zijn verschillende opties om het voorlopig OR-reglement onder de aandacht te brengen van de achterban. Zo kan de bestuurder het rondsturen per e-mail of post. Het voordeel hiervan is dat het iedereen persoonlijk bereikt en dat het direct in te zien is. Werknemers hoeven alleen maar de bijlage te lezen. Ook het intranet (tool) is een goede optie. Om het extra onder de aandacht te brengen en makkelijk vindbaar te maken is het een aanrader om het met een bericht op de openingspagina van het intranet aan te kondigen. Heeft niet iedere werknemer binnen de organisatie de beschikking over een PC, dan moet de bestuurder het reglement ter inzage neerleggen op plekken waar werknemers het makkelijk kunnen inzien.