De ondernemingsraad (OR) is wettelijk verplicht om de interne afspraken vast te leggen in een OR-reglement. Er is slechts één handtekening nodig voor ondertekening van het OR-reglement. De voorzitter zal tekenen namens de hele OR. Een handtekening van de bestuurder is niet nodig voor het wijzigen van het OR-reglement.
Het OR-reglement beschrijft de verkiezingen en de werkwijze van de OR en is alleen van de OR. Dit betekent dat er voor het maken of wijzigen van het reglement geen goedkeuring van de bestuurder nodig is. Er is dus maar één handtekening nodig namens de hele OR en dat is die van de voorzitter. Daarnaast zet de voorzitter de datum van de OR-vergadering waarin het reglement rechtsgeldig is vastgesteld op het OR-reglement. Meestal is dat met een besluit waarvoor twee derde van de stemmen is uitgebracht.
Heeft de bestuurder dan helemaal geen rol bij maken of wijzigen van het OR-reglement? Op basis van artikel 8, lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) heeft de bestuurder het recht om zijn mening te geven op de geplande wijzigingen in het reglement. De OR hoeft daar in principe niets mee te doen, behalve als de bestuurder zaken tegenkomt die in strijd zijn met de wet. Mocht de OR het prettig vinden dat de bestuurder het OR-reglement wél ondertekent, dan kan hij ‘tekenen voor gezien’. Het is dan duidelijk dat zijn ondertekening niet noodzakelijk was.
De bestuurder speelt wel een rol bij het opstellen van een voorlopig OR-reglement (artikel 48 WOR). Hij moet een voorlopig reglement opstellen voor het instellen van de eerste OR. Op basis hiervan moet de bestuurder de eerste OR-verkiezingen organiseren. Hoe die verkiezingen gaan verlopen, staat in het voorlopig OR-reglement. De bestuurder mag dit voorlopig reglement zelf opstellen, hij mag hiervoor ook een voorbereidingscommissie oprichten. Is de OR gekozen, dan vervalt de verantwoordelijkheid van de bestuurder. De OR kan vanaf dan zelf het reglement aanpassen naar een definitief reglement.
Het opstellen van het OR-reglement is erg belangrijk. Aan het goed functioneren van een OR liggen namelijk duidelijke interne afspraken ten grondslag. Deze afspraken moet de OR vastleggen in een OR-reglement (artikel 8, lid 1 WOR). In dat reglement legt de OR bijvoorbeeld vast wat de samenstelling en zittingsduur is van de OR, de te nemen voorbereidingen op de OR-verkiezingen, de manier van stemmen bij de verkiezingen, de voorziening in tussentijdse vacatures, bezwaarregelingen, de werkwijze en het OR-secretariaat , de manier waarop de OR van zijn vergaderingen verslag doet en wanneer de OR het OR-jaarverslag verspreidt. Alles uiteraard binnen de kaders van Wet op de ondernemingsraden.