VERDIEPINGSARTIKEL

Bekijk kritisch of uw OR-reglement nog wel de juiste keuzes bevat

Het OR-reglement waarover uw OR beschikt is ooit begonnen als een zogenaamd voorlopig reglement op basis waarvan de eerste OR-verkiezingen zijn georganiseerd. Mogelijk hebben uw voorgangers daarin in het (verre) verleden wijzigingen aangebracht of wilt uw OR dat nu zelf doen. Alle reden om eens kritisch te kijken of de keuzes die ooit zijn gemaakt, nog steeds de beste voor uw OR, achterban en organisatie zijn.


11 december 2020 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Elke OR heeft een reglement en organiseert op basis daarvan om de twee, drie of vier jaar algemene verkiezingen. Houdt u zich niet aan de bepalingen van uw eigen reglement, dan zet u de rechtsgeldigheid van de nieuwe OR op het spel. Het reglement is dus dwingend. U kunt het echter wel op elk moment aanpassen aan de eisen van deze tijd. Als u maar binnen de grenzen van de wet blijft, met name de Wet op de ondernemingsraden (WOR). De wijzigingen in het verkiezingsdeel gaan pas in bij de eerstvolgende verkiezingen.

Huishoudelijk reglement

Voor het overgrote deel is het OR-reglement een verkiezingsreglement. Daarna volgen nog enkele artikelen van meer huishoudelijke aard. Deze bevatten hoofdlijnen over het functioneren van uw OR. In het algemeen geldt voor het huishoudelijk reglement dat hoe minder u regelt, des te prettiger het werkt. U kunt maar beter niet in details treden.

Maar sommige zaken moet u wel regelen, zoals de functie van voorzitter (gekozen uit de OR), die van secretaris (uit de OR of van buiten), hoe vaak uw OR moet vergaderen en hoeveel leden daarvoor nodig zijn, de wijze van besluitvorming (meerderheid van stemmen) en dat er voor een bepaalde datum een jaarverslag over het vorige jaar moet worden uitgebracht (zie het kader hieronder).

Een belangrijke bepaling is ook hoe het reglement gewijzigd kan worden. De wet eist dat u een reglementswijziging eerst bespreekt met de bestuurder zodat hij eventueel bezwaar kan maken. Vervolgens is het gebruikelijk dat de wijziging met een versterkte meerderheid door de OR moet worden vastgesteld, bijvoorbeeld tweederde van het aantal leden en tweederde van hun stemmen.

Zetels en kiesgroepen

Uw reglement moet het aantal zetels van de OR concreet bepalen. Een formulering zoals ‘minimaal…’ volstaat dus niet. Als uw bestuurder daarmee instemt, mag u afwijken van het aantal dat artikel 6 WOR noemt. Het aantal zetels is daar gekoppeld aan het aantal werknemers. Als in uw organisatie werknemers langere tijd voor hun werk elders verblijven, kan het lonen om in uw reglement ook plaatsvervangende leden op te nemen. Ook daarvoor moet uw bestuurder toestemming geven.

Een belangrijke keuze is nog of u met of zonder kiesgroepen wil werken. Een kiesgroep is een onderdeel van de organisatie dat reglementair één of meer OR-zetels mag vullen. U bevordert daarmee de representativiteit van uw OR maar vergroot ook de kans op moeilijk vervulbare vacatures.

Een voor kiesgroep A gereserveerde zetel mag namelijk niet vanuit bijvoorbeeld kiesgroep B worden bezet. Ook niet als onderdeel A te weinig kandidaten stelt en B te veel.

Zittingsduur en herkiesbaarheid

Volgens artikel 12 WOR kunt u in uw OR-reglement kiezen voor een zittingsduur van twee, drie of vier jaar. Na die periode treden alle OR-leden tegelijkertijd af. Dat geldt ook voor de OR-leden die tussentijds toetraden, tenzij de zittingsperiode vier jaar is. Dan mag u namelijk ook kiezen voor een regeling waarin om de twee jaar de helft van de OR-leden aftreedt. De zittingstermijn van de leden blijft daarmee vier jaar, maar door het rooster van aftreden kan er wellicht meer continuïteit in de OR blijven.

Sommige ondernemingsraden kiezen ervoor om de herkiesbaarheid van OR-leden reglementair aan banden te leggen, bijvoorbeeld niet meer dan twee volle periodes. Dit is een optie, maar dit moet u dan wel vastleggen in uw OR-reglement.

Verkorten diensttijdvereisten volgens de SER

De SER heeft in juli 2019 de minister Koolmees van Sociale Zaken en Werkgelegenheid desgevraagd geadviseerd de diensttijdtermijnen voor het passief en actief kiesrecht voor de OR te verkorten. Hiermee hoopt de SER de betrokkenheid van jongere werknemers en flexwerkers bij het OR-werk te bevorderen.

 

De minister heeft deze aanbeveling overgenomen en zal de termijnen voor zowel het actief als het passief kiesrecht terugbrengen naar drie maanden. Het kan nog wel even duren voordat deze wetswijziging is doorgevoerd. Daarom is het goed om te weten dat u ook onder de huidige WOR de termijnen mag bekorten. U vergroot daarmee ook het aantal potentiële kandidaten voor uw OR.

Personen- en lijstenstelsel

Naast de keuze voor de toepassing van kiesgroepen, moet u in uw OR-reglement kiezen voor het verkiezingsstelsel:

  • Personenstelsel: De kiezer brengt zijn stem uit rechtstreeks op een kandidaat. Indien van toepassing, binnen de kiesgroep. De kiezer mag hier in principe net zoveel stemmen uitbrengen als er zetels te verdelen zijn. Het reglement bepaalt het aantal mits dat voor iedereen gelijk is.
  • Lijstenstelsel: De kiezer brengt zijn stem primair uit op één bepaalde lijst (een programma) en daarbinnen op één bepaalde kandidaat.

Feitelijk vereist het lijstenstelsel programma’s waarmee de kandidaten op een lijst kunnen laten zien waarvoor zij zich in de OR willen gaan inzetten. Als het lijstenstelsel wordt gebruikt, is dat meestal omdat er een sterke invloed is vanuit vakbonden die zich graag onder hun eigen naam aan de kiezer presenteren. In het voorbeeldreglement van de Sociaal-economische raad (SER) zijn deze stelsels verder uitgewerkt.

Kiesrecht

Artikel 6 WOR stelt ook eisen aan de periode dat een werknemer in dienst moet zijn om kiesrechten te krijgen. De wettelijke regeling is zes maanden voor het actief kiesrecht (het recht om te stemmen) en twaalf voor het passief kiesrecht (het recht om gekozen te worden). Wie niet gekozen mag worden, kan zich dus ook niet kandidaat stellen.

In het reglement mag uw OR van deze termijnen afwijken. Natuurlijk kunt u nog veel meer in uw reglement vastleggen. Daarbij moet u wel oppassen dat dit niet in strijd is met de WOR of andere wetten. Zo is het verboden om kleine deeltijders of tijdelijke contractanten uit te sluiten van hun kiesrecht. In het algemeen geldt: hoe minder u regelt, des te gemakkelijker kunt u uw werkwijze aanpassen als daar behoefte aan is.

Verplichte onderwerpen in uw OR-reglement

Artikel 14 WOR somt de onderwerpen op die u in het huishoudelijk deel van uw OR-reglement moet vastleggen:

  • In welke gevallen vergadert uw OR?
  • Hoe en wanneer worden de OR-leden voor een vergadering opgeroepen?
  • Hoeveel OR-leden moeten ter vergadering aanwezig zijn om rechtsgeldig te kunnen beslissen?
  • Hoe wordt er in de vergadering gestemd (mondeling, schriftelijk, geheim en eventueel per machtiging)?
  • Hoe regelt u het secretariaat van uw OR (secretaris, ambtelijk secretaris)?
  • Hoe en wanneer worden de vergaderagenda’s, de vergaderverslagen en het jaarverslag van de OR bekendgemaakt aan uw bestuurder en uw achterban?