VERDIEPINGSARTIKEL

OR-jaarplan helpt om professionaliteit en betrouwbaarheid te vergroten

Wilt u daadwerkelijk invloed uitoefenen binnen uw organisatie, dan moet uw OR een professionele en betrouwbare partner zijn voor uw bestuurder én uw achterban. Een jaarplan helpt uw OR om de professionaliteit en betrouwbaarheid te vergroten. Met een jaarplan is het niet alleen voor de OR-leden duidelijk wat er van hen verwacht wordt. Ook voor uw bestuurder en achterban is het dan duidelijk waar de OR zich voor gaat in-zetten en hoe de OR haar doelen gaat realiseren.


1 november 2018 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement online en Nikki van Zunderd, trainer medezeggenschap bij TRAINIAC.


In een OR-jaarplan bepaalt uw OR waarop de OR zich het komende jaar gaat richten. Met een sterk jaarplan voorkomt u ook dat de bestuurder of de agenda van de bestuurder de werkwijze van uw OR (of PVT) bepaalt. Zo houdt uw OR dus zelf de regie in handen. Zo versterkt u uw positie en uw imago als serieuze (gespreks)partner. Om tot een goed jaarplan te komen, doorloopt u een aantal stappen.

Aanpak OR-jaarplan

Voordat u begint met het opstellen van het jaarplan, evalueert u de successen en verbeterpunten van uw OR-werk. Aan de hand van deze evaluatie kunt u het OR-jaarverslag opstellen en uw bestuurder en achterban informeren over de behaalde resultaten. Door concreet in kaart te brengen wat uw OR gedaan heeft, wat succesvol was en waar verbetering nodig is, kunt u beter bepalen waarop uw OR zich nog moet gaan richten en hoe u dat het beste kunt aanpakken. Een belangrijke vraag om mee te beginnen: wilt u een reactieve of proactieve OR zijn? Verwacht u dat er veel veranderingen plaats gaan vinden het komende jaar, door bijvoorbeeld een overname of reorganisatie, dan zal uw OR in eerste instantie mogelijk een iets afwachtendere houding aannemen. Verwacht u in rustiger vaarwater terecht te komen, dan is het komend jaar mogelijk een mooi moment voor een proactieve aanpak en kunt u het initiatiefrecht benutten (artikel 23 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR)).

Wilt u een reactieve of proactieve OR zijn?

Doelen OR-jaarplan

Op basis van de conclusies van de evaluatie en op basis van uw gekozen aanpak, bepaalt u uw doelen. Bepaal gezamenlijk wat u wilt bereiken en formuleer uw doelen positief. Geef dus aan wat de gewenste situatie is. Wilt u bijvoorbeeld niet meer te laat geïnformeerd worden bij adviesaanvragen, dan luidt de positief geformuleerde doelstelling: de OR stelt zich bij organisatiewijzigingen op als actieve sparringpartner voor de directie en neemt daarbij ook zelf initiatief om de nodige informatie te verkrijgen. Zorg er ook voor dat de doelen en het aantal doelen realistisch en haalbaar zijn. Veel en ambitieuze doelen zijn een mooi streven maar als het onmogelijk blijkt om ze te realiseren in de beperkte tijd die OR-leden tot hun beschikking hebben, zal dat vooral frustratie en demotivatie opleveren. Kies dan liever wat minder en minder ambitieuze doelen waarvan u aan het eind van het jaar wel kunt zeggen dat ze behaald zijn. Dat werkt niet alleen motiverend voor de OR-leden maar kweekt ook vertrouwen bij uw bestuurder én achterban.

OR-jaarplan realiseren

Weet u eenmaal wát uw OR gaat doen het komend jaar, dan is het tijd om te bepalen hóe uw OR dat gaat realiseren. Alle OR-leden moeten weten welke stappen de OR gaat nemen om de doelen te behalen en welke bijdrage zij daaraan kunnen leveren. Formuleer de te nemen stappen daarom zo concreet mogelijk. Het doel ‘De OR wordt een actieve sparringpartner’ is bijvoorbeeld nog heel absract. U kunt dit concreter maken door er bijvoorbeeld de volgende stappen aan toe te voegen:

  • Naast de reguliere overlegvergaderingen ook één keer per maand informele overleggen inplannen tussen het dagelijks bestuur en de bestuurder.
  • Elke vergadering vragen naar de organisatiewijzigingen of als er plannen gemaakt worden.
  • Veranderingen monitoren en maandelijks update vragen aan bestuurder.
  • Grondig inhoudelijke voorbereiding op agendapunten zodat OR daadwerkelijk een waardevolle gesprekspartner is.
  • Adviesaanvragen binnen één week retourneren aan de bestuurder voorzien van vragen of verzoek om informatie.
  • Advies constructief opstellen en tijdig aan bestuurder sturen.
  • Deskundige inschakelen bij complexe aangelegenheden.

Taken verdelen

Zijn de doelen en stappen concreet geformuleerd, dan kunt de taken verdelen. Kijk eerst naar wat de OR al in huis heeft en wat er nog nodig is om de doelen te realiseren. Heeft uw OR bijvoorbeeld meer kennis van bepaalde zaken nodig of kunt u daarvoor deskundigen inschakelen? Een taakverdeling voor het doel ‘een sparringpartner worden’ kan er als volgt uitzien:

  • overleg inplannen met directieassistente -> OR-secretaris;
  • agendapunt toevoegen: organisatiewijzigingen -> OR-secretaris;
  • maandelijks update vragen bij de bestuurder -> OR-voorzitter;
  • training over organisatiestructuren en verdieping adviesrecht -> commissie;
  • tijdig planning maken -> secretaris;
  • shortlist maken met experts en adviseurs voor verschillende vakgebieden -> commissie;
  • training effectief vergaderen -> hele ondernemingsraad.

Is het jaarplan eenmaal in kannen en kruiken, dan kan uw OR het presenteren aan uw bestuurder tijdens een overlegvergadering. Zet het op de agenda aan het einde van het jaar of in januari. Zo bent u er op tijd bij en is uw bestuurder op de hoogte van en betrokken bij de doelen van uw OR. Let bij het presenteren op de volgende zaken:

  • Maak het aantrekkelijk voor de bestuurder. Bestuurders geven vaak vooral om het resultaat. Houd het dus overzichtelijk en richt u vooral op de doelen. Hoe draagt de OR bij aan de organisatie en wat levert het op?
  • Zorg dat de noodzaak om de kosten te maken helder is en verklaar de kosten door ze te vergelijken met gemiddelde prijzen of de richtbedragen van de SER (OR-scholing).
  • Maak duidelijk hoe de bestuurder of bijvoorbeeld de afdeling HR kan bijdragen aan het realiseren van de doelen die de OR zich gesteld heeft.
  • Voorzie de bestuurder na afloop van een samenvatting van het jaarplan. Zo heeft hij een kort overzicht op basis waarvan hij vragen kan stellen.

Informeer ook uw achterban over uw plannen. Zo weet de achterban wat uw OR doet met aangedragen ideeën. Wees creatief in het delen van uw plannen. Presenteer het jaarplan bijvoorbeeld tijdens de nieuwjaarsborrel of organiseer een lunchbijeenkomst.