VERDIEPINGSARTIKEL

OR kan meer werk verzetten met OR-commissies

Volgens artikel 15 WOR mag uw OR collega’s die geen OR-lid zijn betrekken bij het OR-werk. Niet door ze af en toe te raadplegen – dat mag namelijk altijd – maar door ze op te nemen in een OR-commissie. Aan zo’n commissie kunt u voorbereidingsopdrachten geven of zelfs taken volledig delegeren. Als uw OR dit slim aanpakt, slaat u twee vliegen in één klap: u haalt extra expertise in huis en u breidt uw werkcapaciteit flink uit.


2 oktober 2020 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Veel ondernemingsraden zijn gewend om bepaalde taken toe te wijzen aan één of enkele leden. Zo hebben de voorzitter en secretaris op grond van hun functie vaak speciale taken binnen de OR. Daarnaast werken veel ondernemingsraden met werkgroepen. Zo’n werkgroep bestaat uit twee of meer leden die specifieke agendapunten voorbereiden of bepaalde OR-werkzaamheden voor hun rekening nemen, zoals het schrijven van nieuwsbrieven of de coördinatie van het OR-jaarverslag.

Als u de taken binnen uw OR verdeelt, kan uw OR meer doen in minder tijd. U kunt zelfs nog meer werk verzetten als uw OR ook niet-OR-leden inzet. In speciale commissies kunnen zij uw OR op verschillende manieren ondersteunen. De WOR geeft u in artikel 15 daarvoor 3 mogelijkheden.

Voorbereidingscommissie

Op de eerste plaats kunt u een voorbereidingscommissie instellen. Deze commissie ondersteunt en adviseert uw OR bij een bepaald onderwerp. Naast één of meer OR-leden benoemt uw OR in deze commissie ook andere werknemers, die vanwege hun kennis of kunde een waardevolle bijdrage kunnen leveren. U kunt geen bevoegdheden overdragen aan een voorbereidingscommissie; die blijven bij uw OR. Een voorbereidingscommissie wordt altijd voor een bepaalde periode ingesteld. Deze zittingsduur moet uw OR vastleggen in het instellingsbesluit, dat u voor de oprichting van elke commissie moet opstellen.

Vaste commissie

De tweede mogelijkheid is het instellen van een vaste commissie. Aan deze commissie mag uw OR voor onbepaalde tijd wél bevoegdheden overdragen. Daarom is het van belang dat een vaste commissie in meerderheid uit OR-leden bestaat. Een vaste commissie houdt zich bezig met een bepaald aandachtsveld van uw OR. Het bekendste voorbeeld is de commissie voor Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu (VGWM). De VGWM-commissie ondersteunt de OR op het gebied van arbo, ziekteverzuim, re-integratie en milieuzorg.

Maar uw OR kan ook een vaste commissie instellen voor andere aandachtsgebieden, bijvoorbeeld personeelszaken, strategisch organisatiebeleid of het diversiteitsbeleid in uw organisatie. Op dit moment is er een wetsvoorstel in de maak dat de werkwijze van vaste commissies zal vergemakkelijken.

Minister Koolmees wil artikel 15 WOR aanpassen

De Sociaal-Economische Raad (SER) heeft minister Koolmees van SZW geadviseerd om lid 2 van artikel 15 WOR aan te passen. Volgens dit lid moet een vaste commissie in meerderheid uit OR-leden bestaan. De SER vindt dat een OR hier in het instellingsbesluit van moet kunnen afwijken. Bestaat een vaste commissie hoofdzakelijk uit niet-OR-leden, dan moeten het advies- en instemmingsrecht bij de OR blijven. Zo blijft de tijdsbelasting voor OR-leden beperkt en kunnen meer werknemers deelnemen aan de medezeggenschap.

 

Wetsvoorstel

In zijn wetswijzigingsvoorstel neemt de minister dit SER-advies mee. Of de OR en commissies hier beter van worden, hangt af van hoe het wetsvoorstel eruit zal zien. Voor de leden van een vaste commissie is het een verarming als zij geen advies- en instemmingsrechten meer hebben. Ook wordt de OR dan minder ontlast.

Onderdeelcommissie

De derde en laatste optie die artikel 15 WOR biedt, is het instellen van een onderdeelcommissie (OC). Aan deze commissie kan uw OR de bevoegdheid overdragen om te overleggen met de hoogste leidinggevende van het betreffende onderdeel. Dan gaan automatisch alle OR-bevoegdheden mee, met uitzondering van de bevoegdheid om rechtsgedingen te voeren. De OC treedt dan op alsof zij een OR van dat organisatieonderdeel is en krijgt automatisch alle OR-bevoegdheden die daarbij horen.

Denk aan het informatie-, overleg-, advies- en instemmingsrecht. Het overdragen van bevoegdheden heeft alleen zin als de leiding van het betreffende onderdeel voldoende zeggenschap heeft over dat onderdeel. De enige bevoegdheid die uw OR niet kan overdragen, is het recht om juridische procedures te voeren; die bevoegdheid blijft altijd uitsluitend bij uw OR.

De leden van de onderdeelcommissie zijn in de regel werkzaam in het betreffende onderdeel van de organisatie of instelling. Voor de onderlinge samenwerking tussen de OR en de onderdeelcommissie is het aan te raden dat ook ten minste één OR-lid in de OC zitting neemt. Dit is echter niet verplicht.

De keuze voor de commissieleden

Bij een voorbereidings- of vaste commissie zal uw OR de commissieleden zelf voordragen en benoemen. Bij een onderdeelcommissie ligt het voor de hand dat de leden gekozen worden uit en door de werknemers van de betreffende afdeling of vestiging. Ook al is het niet wettelijk verplicht, het is wel zo prettig als de OR-leden die zitting nemen in een OC ook werkzaam zijn bij het betreffende organisatieonderdeel. Net als de vaste commissie, wordt ook een OC voor onbepaalde tijd ingesteld. Als de OC eenmaal is ingesteld, kan uw OR deze commissie niet zonder meer opheffen. Dat kan alleen in overleg met de OC en uw bestuurder.

Loondoorbetaling tijdens commissiewerk

Commissieleden, of ze nu wel of geen OR-lid zijn, hebben recht op doorbetaling van de werktijd die ze besteden aan het commissiewerk en scholing van hun commissie. Dit staat in de artikelen 17 en 18 WOR. Uw bestuurder moet de tijd die zij besteden aan vergaderen, inclusief de bijbehorende voorbereidings- en reistijd, zonder meer (en zonder maximum!) doorbetalen.

Ieder commissielid mag daarnaast 60 uur per jaar besteden aan ander overleg. Ook heeft elk lid van een vaste of onderdeelcommissie recht op 3 scholingsdagen per jaar. Dat geldt ook voor OR-leden, die vanuit hun OR-lidmaatschap al recht hebben op 5 scholingsdagen per jaar. Zij mogen jaarlijks dus minimaal 8 scholingsdagen opnemen. De 60 uur voor overig overleg wordt overigens niet verdubbeld voor commissieleden die ook in de OR zitten.

Voorzieningen voor commissieleden

Commissies kunnen, net als de OR, gebruikmaken van alle faciliteiten van de organisatie en een beroep doen op de aanschaf van noodzakelijke voorzieningen, voor zover die niet al aanwezig zijn.

Ook zijn commissieleden beschermd tegen benadeling op grond van het commissiewerk, inclusief een ontslagbescherming.

Daar staat tegenover dat commissieleden, net als OR-leden, gehouden zijn aan de geheimhoudingsplicht en kunnen worden uitgesloten van het commissiewerk. Dat laatste kan alleen via een procedure bij de kantonrechter.

Instellingsbesluit samen met de bestuurder

Het instellen van een commissie gebeurt altijd in overleg met uw bestuurder. Voor uw bestuurder is het vooral van belang hoeveel extra werktijd (en dus kosten) de OR-commissie met zich meebrengt. Dat moet blijken uit het instellingsbesluit, dat uw OR voor elke commissie moet opstellen.

In het conceptinstellingsbesluit moet uw OR 4 zaken vastleggen: de taak, de samenstelling, debevoegdheden (bij de vaste en onderdeelcommissie) en bevoegdheden (bij de vaste en onderdeelcommissie) en werkwijze.

Aan de hand van uw omschrijving van de samenstelling (aantal leden) en werkwijze (voorbereiding, vergaderfrequentie, scholing, enzovoorts) kan uw bestuurder een inschatting maken wat de meerkosten van een OR-commissie zijn voor uw organisatie.

De bestuurder heeft bezwaar

Maakt uw bestuurder bezwaar tegen de instelling van een OR-commissie, dan kunt u de zaak voorleggen aan de kantonrechter. De rechter zal dan beoordelen of uw OR de gewenste commissie redelijkerwijs nodig heeft, en of uw belangen opwegen tegen de meerkosten die de commissie met zich meebrengt voor uw organisatie.