VERDIEPINGSARTIKEL

Taakverwachtingen van OR-voorzitter en (ambtelijk) secretaris

Bent u eenmaal gekozen tot OR-lid, dan krijgt u er mogelijk nog een taak bij als u daarvoor openstaat. Om de OR goed te laten functioneren, moeten er namelijk een OR-voorzitter en secretaris zijn. Uw OR beslist onderling wie deze rollen gaan vervullen, en daarnaast overlegt u over de mogelijkheden voor het aanstellen van een ambtelijk secretaris (AS). Maar wat houden deze functies eigenlijk in en welke taken moet u dan vervullen?

17 september 2019 6 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement online.

De rollen die u binnen de OR kunt bekleden zijn die van de (vice)voorzitter en de secretaris, samen vormen zij het dagelijks bestuur (DB). Over het DB heeft u al meer kunnen lezen in de vorige uitgave van OR Rendement. De Wet op de ondernemingsraden (WOR) eist dat de OR-voorzitter wordt benoemd door en uit de OR-leden en geeft hem als belangrijkste taak de vertegenwoordiging van de OR ‘in rechte’ (tijdens rechtszittingen). Ook moet de OR één of meerdere plaatsvervangende voorzitters kiezen. Over het aanstellen van een secretaris staat niets genoemd in de WOR, maar vanuit een praktisch oogpunt is een secretaris zeker een aanrader! Wel wordt er in de WOR in diverse artikelen (zoals artikel 20 en 23) verwezen naar het ‘secretariaat’ van de OR. In overleg met de bestuurder kan de OR ook een ambtelijk secretaris aanstellen. De AS is geen lid van de OR en houdt zich – in tegenstelling tot de secretaris – niet bezig met inhoudelijke discussies en besluitvorming van de OR. Qua exacte inrichting van deze rollen geeft de WOR niet heel veel duidelijkheid. Dus wat moet u ongeveer verwachten?

Wanneer vervangt uw OR de OR-voorzitter?

Zodra een OR-voorzitter uit dienst treedt, eindigt van rechtswege het OR-lidmaatschap en daarmee het OR-voorzitterschap. De voorzitter moet namelijk altijd één van de zittende OR-leden zijn (artikel 7 WOR). Als uw oud-voorzitter weer in dienst komt en OR-voorzitter wil worden, moet hij zich bij de eerstvolgende gelegenheid opnieuw kandidaat stellen. Vervolgens kan de OR hem tot voorzitter kiezen. Dit ligt anders als uw voorzitter niet uit dienst is geweest, maar bijvoorbeeld drie maanden onbetaald vakantie heeft genoten en vervolgens weer gaat werken. Hij blijft dan OR-lid, maar kan in de tussentijd wel zijn voorzittershamer kwijtraken. De vicevoorzitter vervangt hem zodra de gekozen voorzitter afwezig is. Als die afwezigheid van langere duur is, kan de OR een nieuwe voorzitter kiezen. Dat kan de plaatsvervanger zijn, maar het mag ook een ander OR-lid zijn.

Voorzitter

Wat betreft de overlegvergaderingen stelt de WOR dat het voorzitterschap tussen bestuurder en OR-voorzitter hoort af te wisselen. Hierover mag u ook afwijkende afspraken maken. Hoewel de OR in zijn reglement zijn werkwijze moet regelen, beperkt deze verplichting zich tot de onderwerpen die zijn opgesomd in artikel 14, lid 2 WOR (hoeveel leden er aanwezig moeten zijn om de vergadering door te laten gaan en hoe de vergaderverslagen worden bekendgemaakt onder andere). Hierin is de OR-voorzitter niet opgenomen. Wel staat het de OR vrij om in zijn reglement voorzitterstaken te noemen (artikel 14, lid 1 WOR). Toch gebeurt dit niet vaak. Dat is misschien maar goed ook, want een gedetailleerde taakomschrijving kan kandidaten voor het OR-voorzitterschap afschrikken. Een ander argument is dat de taken van de voorzitter vooral bepaald moeten worden door zijn kwaliteiten. Een voorzitter komt beter tot zijn recht als hij de ruimte krijgt om zelf zijn rol in te vullen. Bovendien is de voorzitter formeel gewoon OR-lid zoals alle andere leden. Zijn stem is niet meer waard, en al helemaal niet doorslaggevend. Als hij te ver gaat, kan hij door de leden onmiddellijk worden teruggefloten en zelfs door een nieuwe voorzitter worden vervangen. Wel zijn er natuurlijk een aantal taken waarvan het voor de hand ligt dat de voorzitter deze op zich neemt. Een overzicht hiervan vindt u in de infographic op pagina 11.

Twee secretarissen?

Heeft uw OR een ambtelijk secretaris, dan is het de vraag of de OR-secretaris nog nodig is. In principe kan de AS alle taken van de OR-secretaris uitvoeren, maar dit hangt af van de taakverdeling. Bij ziekte van de AS kan de OR-secretaris de taken eventueel overnemen. Verder is de OR-secretaris een goede sparringpartner voor de AS. Het is dus aan uw OR om te bepalen of u het nodig vindt om een OR-secretaris aan te wijzen als u al een goede AS heeft.

Macht

Bij ‘gewone’ teams is de voorzitter vaak de leidinggevende, die hiërarchisch boven het team is geplaatst. In de OR is iedereen gelijk; de voorzitter geeft leiding zonder macht. Hij moet specifieke vaardigheden ontwikkelen, zoals het creëren van draagvlak of het sluiten van een compromis. Het in goede banen leiden van de bespreking van een voorstel is lastig, laat staan de eventuele situatie waarin de OR het niet eens wordt over het besluit. Dan is het belangrijk dat de voorzitter ervoor zorgt dat er in elk geval een besluit wordt genomen. Zorg er ook voor dat u in de rol van voorzitter goed bent voorbereid. Per agendapunt moet duidelijk zijn wat het doel is, wat er uit moet komen (advies, opties, beste ideeën, drie speerpunten) en hoe de OR het punt bespreekt (voorstel door commissie, rondje, brainstorm). Deze vijf vergadervragen dragen bij aan een goede voorbereiding:

  • Wat is het doel van dit punt? Wanneer is het punt klaar?
  • Wat is de centrale vraag? Welke vragen bespreekt de OR achtereenvolgens?
  • Hoe bespreekt de OR dit punt? In een brainstorm, kleinere groepjes of misschien een groepsdiscussie?
  • Hoe verdeelt de raad de rollen? Wie is voorzitter, notulist, schrijver op flap, tijdbewaker, procesbewaker?
  • Hoe besluit de OR? Wat doet de OR als de raad het niet eens is?

Secretaris

Een OR kan beschikken over een ORsecretaris. Hij zit met de voorzitter en vicevoorzitter in het dagelijks bestuur en ondersteunt de OR. Die ondersteuning bestaat onder andere uit optreden als secretaris tijdens (overleg)vergaderingen, archiveren en bijhouden van documentatie en de agenda, de notulen en het verslag maken. Sommige raden hebben (ook) een ambtelijk secretaris. De taken van beide rollen zijn ongeveer hetzelfde (zie infographic op pagina 11): beide vervullen met name administratieve taken voor de OR. Toch zijn er een aantal belangrijke verschillen tussen de twee soorten secretarissen. Zo is de OR-secretaris gekozen door de OR uit de zittende OR-leden. Een ORsecretaris is dus ook OR-lid en beslist daarmee net zo goed mee over inhoudelijke zaken als de overige OR-leden.

Toestemming

Een AS heeft dezelfde taken als de secretaris maar bekleedt een aparte functie. Hij is géén OR-lid en heeft géén stemrecht bij (inhoudelijke) beslissingen van de OR. Bovendien moet uw OR toestemming hebben van de bestuurder om een AS aan te stellen. De AS gaat aan de slag op basis van een zzp- of arbeidsovereenkomst met de ondernemer. Hierdoor behoudt de ambtelijk secretaris ook zijn functie als er een nieuwe OR aantreedt. Ondanks dat de ambtelijk secretaris geen OR-lid is, geldt voor hem– net als voor de OR-leden – het volgende:

  • De AS moet zich houden aan de geheimhoudingsplicht (artikel 20, lid 2 WOR).
  • De AS geniet bescherming tegen benadeling (artikel 21 WOR).
  • De AS heeft recht op alle voorzieningen die de OR krijgt (artikel 17 WOR).

Ambtelijk

Voor het aanstellen van een AS moet de OR eerst overwegen of er behoefte is aan extra ondersteuning binnen de raad. De AS kan de OR secretarieel ondersteunen, maar beleidsvoorbereidende of adviserende ondersteuning is ook mogelijk. Sla eerst uw cao erop na, want soms is bepaald dat de OR recht heeft op ambtelijke ondersteuning van een aantal uren per OR-zetel per week (de Zorg-cao bijvoorbeeld). Staat er niets in de cao, dan kan uw OR overleggen met de bestuurder op basis van artikel 17 en 22 van de WOR. Gezien de kosten, moet u de bestuurder er wel van overtuigen dat uw OR de AS echt nodig heeft. Het is ook een idee om een urenbegroting aan uw bestuurder voor te leggen. Is hij akkoord, dan stelt u de functieomschrijving, het aantal uren en de sollicitatieprocedure op.

De Vereniging van Ambtelijk Secretarissen van Medezeggenschapsorganen (VASMO) kan uw OR helpen bij het vinden van een AS, maar u kunt ook intern of extern op zoek gaan naar kandidaten.

Verwachtingen van de AS realistisch houden

Om de samenwerking tussen de ambtelijk secretaris en de OR te optimaliseren, moeten uw verwachtingen realistisch zijn. Realiseer dat de belangrijkste functie van de AS de secretariële en administratieve taken zijn. Voor extra taken is vaak geen ruimte, omdat de AS maar voor een beperkt aantal uren is aangesteld. Dat betekent dat hij prioriteiten moet stellen en extra taken moet afwijzen als zijn kerntaken erdoor in de knel raken. Dat is soms lastig, omdat de OR en AS zelf vaak meer verwachten, zoals de organisatie van OR-verkiezingen of scholingsdagen voor de OR. Zorg dus dat u de verwachtingen goed bespreekt en met elkaar afstemt!