VERDIEPINGSARTIKEL

Uw OR-archief zorgvuldig opbouwen en bijhouden

Wat heeft uw OR drie jaar geleden ook alweer met uw bestuurder afgesproken? Tot wanneer geldt die afspraak? De antwoorden op zulke vragen zijn – als het goed is – terug te vinden in uw OR-archief. Doorgaans is het de taak van de (ambtelijk) secretaris om dat archief op te bouwen én bij te houden. Vroeger was dat een papieren aangelegenheid, tegenwoordig gaat dat digitaal. Hoe richt u uw OR-archief goed in?


31 mei 2021 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Van oudsher was het OR-archief een kast met mappen, omdat alles op papier werd aangeleverd. Tegenwoordig heeft een digitaal archief de voorkeur. Het is eenvoudiger om bij te houden en plaats- en tijdsonafhankelijk door alle OR-leden te raadplegen.

Een voorwaarde daarbij is wel dat de OR-leden over voldoende digitale vaardigheden beschikken en dat de bestuurder een tablet of laptop ter beschikking stelt aan elk OR-lid om de OR-stukken te kunnen lezen en het archief te kunnen raadplegen. Het is niet aan te raden om het OR-archief zowel op papier en digitaal bij te houden. Dat is niet alleen veel en onnodig dubbel werk, maar het is ook foutgevoelig. Scan daarom eventuele papieren documenten en sla die als pdf-bestand in uw archief op.

Wijs een beheerder aan

Het is doorgaans de taak van de (ambtelijk) secretaris om het OR-archief op te bouwen en te onderhouden. Het is ook wel zo slim om slechts één kapitein op het schip te hebben. Wijs het beheer van het archief dus toe aan één OR-lid, bijvoorbeeld de OR-secretaris, en wijs één OR-lid aan dat deze taak overneemt als de secretaris daar geen gelegenheid voor heeft (bijvoorbeeld vanwege ziekte of langdurig verlof).

Ook het beheer van het e-mailaccount waarop de OR stukken ontvangt en verzendt valt onder die taak. Maak één e-mailadres aan waarop uw achterban en uw bestuurder uw OR kunnen bereiken, bijvoorbeeld: or@naamvanuworganisatie.nl.

Zorg voor een duidelijke structuur

Sla alle documenten die uw OR per e-mail ontvangt op, op bijvoorbeeld het netwerk van uw organisatie of in de cloud en hanteer daarbij een overzichtelijke mappenstructuur. Zo is er altijd één centrale plek waar OR-leden alle gewenste informatie kunnen terugvinden. Maak bijvoorbeeld de volgende mappen aan:

  • agenda’s OR;
  • agenda’s overlegvergaderingen;
  • notulen OR;
  • notulen overlegvergaderingen;
  • ondernemingsovereenkomsten;
  • OR- en overlegreglementen en faciliteitenregeling;
  • OR-jaarverslagen;
  • mappen per onderwerp of thema, bijvoorbeeld: adviesaanvragen, instemmingsverzoeken, arbo, financiën, sociaal beleid, personele regelingen, OR-verkiezingen, cao of de eigen arbeidsvoorwaardenregeling.

Hanteer eventueel (ongeveer)dezelfde mappenstructuur in uw mailbox. Zo kunt u ook de bijbehorende correspondentie over de stukken goed terugvinden. Maak uw mappenstructuur overigens niet te ‘diep’ door telkens submappen aan hoofdmappen toe te voegen, dan raakt u het overzicht kwijt.

Bepaal ook wie toegang heeft tot en wie welke bevoegdheden heeft voor het inzien en bewerken van zowel de OR-mailbox als het archief. Doe ditzelfde voor het maken van back-ups van het archief. Vraag vervolgens uw ICT-afdeling om dit te faciliteren.

Maak een overzicht

Het kan handig zijn om een overzicht te maken van de stukken die uw OR in het archief opslaat. Zo’n overzicht is in feite de digitale vervanging van de aloude brievenboeken, die dezelfde functie hadden. U kunt zo’n overzicht maken in een databaseprogramma, zoals Access of Apache OpenOffice Base, maar dat kan ook in Excel.

In Excel kunt u bijvoorbeeld een werkblad aanmaken met verschillende tabbladen. U kunt eventueel volstaan met twee tabbladen: één voor ingekomen en één voor uitgaande stukken en daar alles in onderbrengen. Of u maakt een tabblad per soort document, zoals adviesaanvragen, instemmingsverzoeken agenda’s en notulen van de verschillende (commissie)vergaderingen.

Neem in ieder geval per document de volgende informatie op: afzender of geadresseerde, inhoud, datum ontvangst of verzending, behandeld door, datum afhandeling, dossiernummer, verwijderdatum. Door dit soort informatie aan uw overzicht toe te voegen, kunt u er ook op sorteren. Dat maakt het een stuk makkelijker om de documenten terug te vinden. Eventueel kunt u van bijvoorbeeld de naam of het dossiernummer ook een hyperlink maken. U kunt dan het betreffende document direct vanuit overzicht openen.

Stel bewaartermijnen vast

In de Wet op de ondernemingsraden staan geen specifieke bewaartermijnen voor uw OR-stukken. Wel moet u bijvoorbeeld de stembiljetten tot drie maanden na de verkiezingen bewaren vanwege de bezwaarregeling. Houd ook rekening met een eventuele bewaarplicht vanuit de Belastingdienst, bijvoorbeeld voor de controle van de uitgaven van een eigen OR-budget.

Daarnaast moet u zich houden aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Verwerk en bewaar dus niet meer (persoons)gegevens dan strikt noodzakelijk voor het OR-werk. Loop één keer per jaar uw mails en opgeslagen bestanden na en schoon het op. U ziet in uw overzicht wanneer u welk document of bestand zou moeten verwijderen. Zo blijft uw OR-archief overzichtelijk en goed bruikbaar.

Indicatie voor bewaartermijnen OR-stukken

0 jaar

Alle stukken die uw OR ontvangt, maar die niet van belang zijn voor uw eigenlijke OR-werk, bijvoorbeeld uitnodigingen voor jubilea of pensionering van collega’s of symposia.

1 jaar

Alle stukken die voor korte tijd van belang zijn, zoals verlofoverzichten, overzichten van OR-uren en documentatie van congressen.

2 – 5 jaar

Adviesaanvragen en instemmingsverzoeken met de bijbehorende definitieve besluiten van uw bestuurder. In bijzondere gevallen kan deze correspondentie juridisch van betekenis zijn voor uw OR.

Zolang de regeling of het stuk van toepassing is

Alle regelingen waarmee uw OR heeft ingestemd, totdat er met een gewijzigde regeling is ingestemd of de regeling – met instemming van uw OR – is ingetrokken. Ook alle ondernemingsovereenkomsten (artikel 32 WOR) moet u bewaren zolang die van toepassing zijn. 

Permanent

Alle stukken die voor uw OR zelf van belang zijn, zoals OR-reglement, verkiezingsuitslagen, overzicht wie OR-lid zijn (geweest) met het aantal zittingstermijnen, OR- en OV-agenda’s en -notulen, OR-jaarverslagen, OR-beleidsplannen.

Zorg voor een zorgvuldige overdracht

Is het tijd voor een wisseling van de wacht, zorg dan ook voor een zorgvuldige overdracht van het OR-archief aan de nieuw gekozen OR. Dat gaat in de praktijk nogal eens mis. Heeft uw OR-secretaris bijvoorbeeld een aparte laptop voor zijn OR-werk, zorg dat deze laptop weer helemaal up-to-date is, maar laat het OR-archief bewaard en ongemoeid. Laat deze laptop dus niet zomaar opschonen, want dan is het OR-archief waarschijnlijk grondig en duurzaam verwijderd.

Maak bovendien een overdrachtsafspraak met de nieuwe OR-secretaris. Zo kan de voormalig secretaris zijn opvolger vertellen welke afspraken gelden, hoe het OR-archief is opgebouwd en hoe hij het moet bijhouden.