VERDIEPINGSARTIKEL

Vergadermomenten voor de ondernemingsraad (OR)

Het werk van de ondernemingsraad bestaat voor een flink deel uit overleggen. Onderling, met de bestuurder, maar ook andere partijen zijn belangrijke overlegpartners. Welke overleggen moet de ondernemingsraad voeren en welke spelregels gelden daarbij? In dit verdiepingsartikel schijnen we licht in de duisternis.


19 november 2020 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


De Wet op de ondernemingsraden (WOR) bevat voor zowel het onderlinge overleg, als voor het overleg met de bestuurder flink wat regels. Daarnaast bent u verplicht in uw reglement ook afspraken te maken over de overleggen, waar u zich aan moet houden.

Overleg met de OR


OR-vergadering

Uw OR moet geregeld vergaderen. Denk aan het formuleren van OR-standpunten, het geven van adviezen, reageren op instemmingsaanvragen en het nemen van een schriftelijk initiatief. Dit kunt u alleen doen in een officiële OR-vergadering.

In uw OR-reglement staat in welke gevallen uw OR bijeenkomt. De gebruikelijke reglementsbepaling is dat – als de voorzitter of minimaal twee OR-leden dat nodig vinden – binnen 14 dagen een vergadering moet plaatsvinden. In uw reglement moet ook staan hoe uw OR de OR-leden bijeenroept. In dringende gevallen kan de aankondiging van de vergadering toch korter van tevoren gedaan worden.

In het reglement moet ook staan hoeveel leden minimaal aanwezig moeten zijn bij de vergadering om de vergadering door te kunnen laten gaan. Ook is geregeld hoeveel leden er aanwezig moeten zijn om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. In de meeste reglementen staat dat ‘de meerderheid’ van de OR-leden aanwezig moet zijn.

Ook de opmaak en de bekendmaking van de agenda moet in het reglement zijn geregeld. Uitgezonderd spoedeisende situaties moet de agenda minimaal zeven dagen van tevoren aan de deelnemers kenbaar gemaakt worden: via het OR-reglement kan die termijn dus alleen verlengd worden.

Tot slot moeten het reglement ook regels bevatten voor de opmaak en de bekendmaking van de verslagen en het jaarverslag van de OR-vergaderingen. 

Videovergaderen

Als u in plaats van fysiek vergaderen kiest voor video­conferencing gelden dezelfde wettelijke en reglementaire regels.

OR-beraad

Hoeft u geen formele besluiten te nemen, dan kan uw OR ook overleggen buiten de OR-vergaderingen om. Dat gaat wel zo snel en kost ook het secretariaat minder tijd. In de WOR staat namelijk dat uw OR tijd mag besteden aan zogeheten onderling beraad. U voert dan overleg zonder formeel te vergaderen. U kunt hiervoor ook de OR opsplitsen in groepjes, die dan elk een onderwerp voor de OR-vergadering voorbereiden.

Overleg met de bestuurder


Overlegvergadering

Artikel 23, lid 1 WOR bepaalt dat er een overlegvergadering plaats moet vinden binnen twee weken nadat de OR of de bestuurder daarom hebben verzocht. 

Dat is in de meeste organisaties onhaalbaar, omdat de OR-leden daarvoor moeten worden vrijgemaakt van hun reguliere werk. Dat is dan ook de reden dat OR en bestuurder meestal kiezen voor een planning waardoor de overlegvergaderingen een vaste en voorpselbare regelmaat hebben.

Alle reglementsbepalingen die gelden voor uw OR-vergaderingen gelden ook voor de overlegvergadering met uw bestuurder. Omdat het gaat over een vergadering van OR met bestuurder, mag uw bestuurder ook agendapunten aandragen en beslist hij mee over het opstellen, goedkeuren en verspreiden van het vergaderverslag.

Uw bestuurder en uw OR-voorzitter zijn om beurten voorzitter van de overlegvergadering, tenzij u hierover met elkaar andere afspraken maakt.

In de overlegvergadering mogen alle OR-leden het woord voeren. Dat lijkt vanzelfsprekend, maar is het blijkbaar niet. Er zijn namelijk ondernemingsraden die – vaak in overleg met de bestuurder – besluiten om een delegatie van de OR af te vaardigen naar de overlegvergadering. Daarmee handelen zij echter in strijd met de wet.

Bijzonder overlegvergadering

Een bijzondere overlegvergadering staat beschreven in artikel 24 WOR: de tweejaarlijkse vergadering over de algemene gang van zaken. Hierin wordt teruggekeken op de afgelopen periode en vooruit naar de toekomst. Het is ook de vergadering waarin de bestuurder mededelingen moet doen over de besluiten die hij in voorbereiding heeft en die te zijner tijd kunnen leiden tot een advies- of instemmingsaanvraag aan de OR.

De toezichthouder en de artikel 24-vergadering

Als uw organisatie een NV, BV met beperkte aansprakelijkheid, een coöperatie of een onderlinge waarborgmaatschappij is, zijn bij de bijzondere overlegvergadering de commissarissen van de vennootschap, de coöperatie of de onderlinge waarborgmaatschappij, dan wel een of meer vertegenwoordigers uit hun midden aanwezig.

 

Wordt ten minste de helft van de aandelen van de vennootschap voor eigen rekening gehouden door een andere vennootschap, dan moeten die bestuurders aanwezig zijn, of een of meer door hen aangewezen vertegenwoordigers.

 

Als uw organisatie in stand wordt gehouden door een vereniging of een stichting, dan zijn de bestuursleden van die vereniging of die stichting, dan wel een of meer vertegenwoordigers aanwezig.

 

De ondernemingsraad kan overigens in specifieke situaties van deze afwezigheid afzien.

 

Uitzondering

Bij een organisatie van een ondernemer die ten minste vijf ondernemingen heeft, waarvoor een ondernemingsraad is ingesteld, bestaat niet de verplichting om een toezichthouder aan te laten schuiven bij een artikel 24-vergadering.

 

Ook voor een organisatie die deel uitmaakt van een groep verbonden ondernemers die samen ten minste vijf ondernemingsraden hebben ingesteld, geldt deze verplichting niet.

Overlegvergadering bij grote organisaties

In organisaties waarin 100 personen of meer werken, moeten minstens eenmaal per jaar in de overlegvergadering de arbeidsvoorwaardelijke regelingen en afspraken besproken worden. Het overleg gaat over de hoogte en inhoud van de deze regelingen en afspraken, per verschillende groep van werknemers.

Ook de ontwikkeling van de beloningsverhoudingen ten opzichte van het vorige jaar (per verschillende groep) zijn onderwerp van gesprek.

Bij het overleg over de beloningsverhoudingen gelden dezelfde regels voor de aanwezigheid van een toezichthouder als bij een bijzondere overlegvergadering.

Overleg met andere partijen

De OR voert regelmatig overleg met andere partijen. Bijvoorbeeld met een andere OR of COR, de HR-afdeling, een arboprofessional of commissies.

De ondernemingsraad kan een of meer deskundigen uitnodigen tot het bijwonen van een OR-vergadering met het oog op de behandeling van een bepaald onderwerp. De OR mag ook één of meer bestuurders uitnodigen of een toezichthouder (artikel 16 lid 1 WOR).

Daarnaast moet de ondernemingsraad jaarlijks overleggen met de bedrijfsarts. Dit is een verplicht onderdeel van het arbocontract.