VERDIEPINGSARTIKEL

Weet welke regels er gelden rond het instellen van OR -commissies

Tijdelijke, vaste en onderdeelcommissies zijn commissies van de OR als ze door middel van schriftelijke besluiten van die OR zijn ingesteld. Hiervoor heeft de raad wel toestemming van de bestuurder nodig. Dit is bepaald in artikel 15 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Commissies bieden uw OR veel ondersteuning, maar welke zijn interessant voor uw OR?


17 september 2019 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement online.


Wilt uw OR een officiële commissie instellen, dan moet u een zogenoemd instellingsbesluit opstellen (artikel 15, lid 1 WOR) en dit voorleggen aan de bestuurder. Dit instellingsbesluit beschrijft:

  • de samenstelling van de commissie, waarbij onder meer keuzes moeten worden gemaakt over het aantal leden dat die zal tellen;
  • de taken van de commissie;
  • de werkwijze van de commissie, waarbij onder meer aandacht moet worden besteed aan het kiezen van de voorzitter en de secretaris en het bij elkaar roepen van de commissie;
  • de bevoegdheden van de commissie, met daarbij de indicatie of de raad ervoor kiest om bepaalde bevoegdheden over te dragen aan de commissie, en zo ja, welke. Denk hierbij onder meer aan het zelfstandig adviseren over een bepaald onderwerp of het geven of weigeren van instemming. Een commissie heeft niet vanzelf beslissingsbevoegdheid. Er zijn verschillende soorten commissies met een andere duur en samenstelling:
  • Tijdelijke commissie: beperkte duur, één of meer OR-leden, kan geen overdracht van bevoegdheden krijgen.
  • Vaste commissie: onbeperkte duur, meerderheid OR-leden, kan overdracht van OR-bevoegdheden krijgen.
  • Onderdeelcommissie (OC): onbeperkte duur, werknemers uit het onderdeel, kan overdracht van bevoegdheden krijgen.

De uitzondering bij de overdracht van bevoegdheden voor de vaste en onderdeelcommissie is dat alleen de OR een rechtsgeding kan aanspannen. Een tijdelijke commissie is een voorbereidingscommissie die uw OR voor een bepaalde periode ondersteunt en adviseert met betrekking tot een reorganisatie bijvoorbeeld.

Onenigheid met bestuurder over commissie instellen

Is de bestuurder het niet eens met uw besluit om een commissie in te stellen (bijvoorbeeld omdat het te veel werktijd kost), dan kan hij bezwaar maken en de commissie tegenhouden. Als u de commissies op de juiste manier heeft ingesteld, kan de bestuurder niet zonder overleg besluiten om iets te veranderen. Wel kunnen de omstandigheden zijn gewijzigd, waardoor uw werkwijze of het aantal commissies niet meer redelijk is. Dan kunt u eventueel in overleg de commissies aanpassen.

Bindend

Komt u er met de bestuurder niet uit, dan kan de bestuurder de bedrijfscommissie of de kantonrechter om een bindende uitspraak vragen. Uw OR heeft deze mogelijkheid ook.

Vast

Besef dat een intern groepje OR-leden dat steeds een vast onderwerp voorbereidt geen commissie is; het is beter om dit een werkgroep te noemen. Het gaat hier namelijk om interne OR-leden en een instellingsbesluit is dan niet nodig. Een commissie geeft uw OR dus de mogelijkheid om niet-OR-leden bij het werk te betrekken. Een vaste commissie heeft een meerderheid aan OR-leden, maar kan dus ook deskundige werknemers uit de eigen organisatie hebben. Een aantal populaire vaste commissies zijn:

  • VGWM-commisie/arbocommissie;
  • financieel-economische commissie;
  • arbeidsvoorwaardencommissie.

Op de infographic op pagina 11 vindt u de meest voorkomende OR-commissies. Uw OR heeft nogal wat te vertellen over een aantal belangrijke arbozaken. Sommige arbo-onderwerpen zijn ingewikkeld (denk aan re-integratie en veiligheid) en vergen flinke voorbereiding. Twijfelt u aan de kennis binnen uw OR, overweeg dan om een arbocommissie of een commissie voor Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu (de VGWM-commissie) in te stellen. Die kan zich specialiseren in alle kwesties die gaan over arbeidsomstandigheden. Het grote voordeel is dat niet de hele OR zich in dit aandachtsgebied hoeft te verdiepen. Omdat de Arbocommissie niet alleen hoeft te bestaan uit OR-leden, kunt u ook denken aan de arbocoördinator, de veiligheidskundige of de preventiemedewerker of een andere werknemer die verantwoordelijk is voor arbozaken (vaak een HR-manager). Ook een (mondige) werknemer met een sleutelfunctie op de werkvloer, zoals een teamleider of voorman, kan veel betekenen voor de arbocommissie. De OR kiest zelf uit welke leden de andere helft van de commissie gaat bestaan.

Tijd voor commissieleden

Ook commissieleden hebben recht op diverse faciliteiten om hun taken te kunnen uitvoeren. Artikel 17, lid 2 en lid 3 WOR bepalen dat zij zo veel mogelijk onder werktijd moeten kunnen vergaderen en dat deze tijd moet worden doorbetaald. Artikel 18 verplicht de werkgever om de commissieleden – in werktijd en met behoud van het normale loon – tijd te geven voor onderling beraad, overleg met andere personen en kennisneming van de arbeidsomstandigheden. Verder hebben commissieleden recht op drie dagen scholing per jaar en genieten ze ontslagbescherming.

Voorbereiden

Voor een financieel-economische commissie en een arbeidsvoorwaardencommissie gelden dezelfde overwegingen als bij een arbocommissie. De onderwerpen zijn alleen anders en de ene commissie heeft het soms drukker dan de andere. Vaste commissies kunnen taken overnemen van de OR en namens de OR met de bestuurder overleggen, maar een commissie heeft niet automatisch beslissingsbevoegdheid, zoals u eerder kon lezen. Ze kunnen in ieder geval besluiten voorbereiden en de discussie voeren in de overlegvergadering.

Onderdeelcommissie

Een onderdeelcommissie (OC) wordt al snel een soort van mini-OR voor de afdeling, vestiging of divisie waarvoor zij is ingesteld. Het gaat daar namelijk altijd om aangelegenheden van dat onderdeel. De OR heeft dan de keus om de onderdeelcommissie aan de OR te laten rapporteren of haar rechtstreeks zaken te laten afhandelen met de onderdeelsleiding. Dan moet er wel sprake zijn van een overdracht van bevoegdheden. Meestal kiezen de werknemers van het onderdeel de OC-leden uit hun midden. De OR kan ook zelf één of meer leden benoemen. Het is praktisch als ten minste één OClid afkomstig is uit de OR. Dit garandeert een betere communicatie en voorkomt dat een OC zich ‘loszingt’ van de OR.

Doorhakken

Het werken met vaste commissies is voor veel OR’en vaste prik. Maar het kan best een uitdaging zijn om ervoor te zorgen dat de commissies actief blijven en de gewenste kwaliteit leveren. Als u de commissies eenmaal op de rails heeft, is het belangrijk dat ze uw ondernemingsraad blijven informeren. Op die manier kan uw OR verantwoord knopen doorhaken. Heeft een commissie het veel drukker dan de andere, dan is het ook mogelijk om op projectbasis werk- of projectgroepen samen te stellen. Als er een onderwerp opkomt, bepaalt u ad hoc wie dit onderwerp gaan behandelen. Zodra het onderwerp is afgerond, stopt de werk- of projectgroep. Zo benut u beschikbare manuren optimaal!

Besluit

Commissies kunnen helpen om vernieuwing binnen de OR te realiseren. Werknemers raken via de commissie bekend met de OR en raken betroken bij de besluitvorming in de organisatie.

Dagelijks bestuur heeft rol bij aansturing commissies

Het kan voorkomen dat het binnen een bepaalde commissie niet lekker loopt, bijvoorbeeld door de combinatie van personen, de werkdruk of de motivatie. Dit kan voor schade zorgen en een OR-lid zal het probleem met (of zonder) de commissie moeten oplossen. Dat komt vaak bij het dagelijks bestuur (DB) terecht. Omdat binnen de OR formeel geen hiërarchie bestaat, is het soms lastig om OR-leden aan te spreken. Het is dus belangrijk dat het DB vooraf mandaat krijgt om dit te doen, zodat hij – als dat nodig is – kan sturen op wat de commissie op welk moment aan de raad gaat leveren. Lukt dat niet, dan kan het DB maatregelen nemen.