VERDIEPINGSARTIKEL

Zorg ervoor dat uw achterban de nieuwsbrief ook daadwerkelijk leest

Een nieuwsbrief is erg geschikt om uw achterban in één klap te informeren over de wat uw OR bereikt heeft en wat er nog op het programma staat. Wat zet u in zo’n nieuwsbrief, hoe maakt u daar een leesbaar stuk van en hoe zorgt u ervoor dat uw achterban de brief ook daadwerkelijk leest? Tips voor een aantrekkelijke en duidelijke OR-nieuwsbrief.


13 november 2020 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Wanne van den Bijllaardt, opleidingsmanager bij OR Academy, tel.: (085) 043 22 68, e-mail: w.vandenbijllaardt@deacademy.nl, www.or-academy.nl


In OR Rendement 10-2020 las u op pagina 9, 10 en 11 over de verschillende communicatiemiddelen die uw OR zoal kan gebruiken. Dit artikel licht de nieuwsbrief uit. Het doel van uw nieuwsbrief is bepalend voor de opzet en inhoud. Er zijn verschillende opties.

Combinaties zijn ook mogelijk:

  • Informeren: de meeste nieuwsbrieven hebben tot doel om de achterban te informeren over de ontwikkelingen in het OR-werk. Het is dus een kort verslag van de huidige stand van zaken.
  • PR-middel: u wil uw OR op de kaart zetten, bijvoorbeeld door te vertellen wat uw OR bereikt heeft.
  • Alternatief voor de notulen: u wil uw achterban de notulen van het overleg met uw bestuurder sturen, maar die zijn voor de niet-aanwezigen bij het overleg vaak moeilijk te begrijpen. Deze nieuwsbrief is dan een uitwerking van de notulen.

Stel de lezer centraal

Nu kunt u nog zo’n mooie en goede nieuwsbrief maken, als uw achterban uw bericht niet of nauwelijks leest, is alle tijd en moeite voor niets. Hoe kunt u de lezer verleiden om uw nieuwsbrief wél te lezen? Door niet uw OR maar uw lezer centraal te stellen!

Ga er niet zonder meer vanuit dat wat uw OR interessant vindt om te vertellen ook interessant is voor de achterban. Spits een tekstblokje over bijvoorbeeld een overlegvergadering met uw bestuurder toe op de punten die de werknemers direct aangaan.

Schrijf dan bijvoorbeeld liever over het beleid rond vakantiedagen, dan over de meerjarenbegroting. Laat dus vooral onderwerpen aan bod komen die het persoonlijk belang van werknemers en de interesse van (een deel van) de achterban raken. Een doelgroepanalyse helpt u om hierin een goede inschatting te maken.

Doelgroepanalyse brengt lezer in beeld

  • Een doelgroepanalyse brengt uw lezer in beeld. Wat weten, willen, vinden, voelen of kunnen uw lezers en waarin verschillen ze van uw OR?
  • Wat weten ze al van het onderwerp?
  • Welke informatie willen ze: hoofdlijnen, achtergronden, feiten en meningen en hoe willen ze aangesproken worden? (toonzetting).
  • Wat vinden ze van het onderwerp? Zijn ze geïnteresseerd, onverschillig, afkeurend, positief? Hoe zien ze uw OR, bent u een ‘autoriteit’ of moet u zich nog waarmaken?
  • Hebben ze vooroordelen (voelen)?
  • Wat voor teksten kunnen ze aan: lang of kort, ingewikkeld of eenvoudig, abstract of praktisch?

Taalgebruik

Naast wát u vertelt, is het ook de manier waaróp u uw boodschap brengt van groot belang. Sommige OR-nieuwsbrieven lijken op een soort beleidsnotitie. Het taalgebruik is heel officieel en afstandelijk. Denk aan formuleringen zoals: ‘Middels een schrijven van diverse personeelsleden’, ‘De gedane investeringen werden…’ of ‘Inmiddels zijn de betreffende werknemers formeel in kennis gesteld’. Dit taalgebruik nodigt niet uit tot lezen.

Maak de nieuwsbrief dus liever wat persoonlijker. Zet bijvoorbeeld uitspraken van OR-leden in de tekst of in de kop. Dat trekt de aandacht en kan herkenbaar zijn voor de lezers.

Ook het delen van ervaringen van OR-leden maakt de nieuwsbrief persoonlijker. Laat een OR-lid een blog maken of neem een interview met een nieuw OR-lid over wat hij van de OR verwacht op in de nieuwsbrief.

Een nieuwsbrief persoonlijk maken zit overigens niet alleen in de schrijfstijl, maar ook in het gebruik van bijvoorbeeld de namen van de OR-leden. Sommige raden noemen hun OR-leden in de communicatie met hun achternaam. Het gebruik van de voornamen maakt een nieuwsbrief persoonlijker.

Gebruik voorkeursposities

Een manier om ervoor te zorgen dat in ieder geval de belangrijkste boodschap de lezers bereikt, is door slim gebruik te maken van de zogenaamde voorkeurposities. Bijna geen enkele lezer leest een nieuwsbrief namelijk van linksboven naar rechtsonder helemaal door.

Lezers scannen de informatie en kiezen dan wat ze lezen.

Lezers scannen de informatie en kiezen dan wat ze lezen. Daarbij heeft de lezer voorkeursplaatsen. Dat zijn bijvoorbeeld de naam van de nieuwsbrief, koppen, het intro dat vet is gedrukt is, foto’s, afbeeldingen, tabellen en figuren, onderschriften bij een foto of figuur, kaders en vaste rubrieken.

Zorg dus dat u op die plekken de belangrijke onderwerpen aansnijdt. Dit prikkelt de lezer om verder te lezen. Door steeds dezelfde opbouw te hanteren in de nieuwsbrief, wordt de indeling herkenbaar. Lezers weten daardoor wat ze mogen verwachten en kunnen de informatie snel vinden.

Maak goede koppen

De kop is een belangrijk element van uw nieuwsbrief. Een goede kop trekt de aandacht, vertelt de lezer waar het over gaat en nodigt uit tot lezen. Kies daarom aansprekende koppen zoals ‘De OR stemt in met een nieuw rooster’, ‘de directie neemt het voorstel van het kerstpakket van de OR over’ of ‘Verandering werkwijze bij invoer geeft onrust’.

Maak ook gebruik van tussenkoppen. Dat bevordert de leesbaarheid. Lezers vinden het prettig om even te ‘rusten’ bij een witregel en een tussenkop. Verder bieden subkoppen houvast en trekken ze de lezer naar de essentie van het artikel. Doe eventueel inspiratie op in kranten en tijdschriften.

Denk ook na over het tijdstip dat uw achterban uw nieuwsbrief ontvangt. Is dat aan het einde van de middag, dan zullen veel werknemers die nieuwsbrief niet lezen of pas de dag erna. De middagpauze is vaak een beter moment. Kies ook een dag dat veel werknemers aan het werk zijn en mijd populaire parttimedagen zoals woensdag en vrijdag.

Aankondiging

Uw nieuwsbrief promoten kan ook helpen om uw achterban de nieuwsbrief te laten lezen. Stuur bijvoorbeeld een e-mail of hang een poster op met een aankondiging dat de nieuwsbrief eraan komt.

Misschien kunt u al een paar onderwerpen noemen die aan bod komen om de nieuwsgierigheid op te wekken. Uw achterban zal dan sneller geneigd zijn de nieuwsbrief te lezen als ze deze eenmaal ontvangen. Stuur eventueel een herinnering als u denkt dat uw achterban de nieuwsbrief niet leest.

Zorg er ook voor dat uw achterban de OR-nieuwsbrieven weet te vinden op een centrale plek, bijvoorbeeld op het intranet of op het netwerk van uw organisatie. Zo kunnen ze de nieuwsbrieven altijd nog nalezen. Zo’n archief biedt u ook de optie om te verwijzen naar eerder verzonden nieuwsbrieven. Hierdoor gaat het OR-nieuws iets meer leven onder uw achterban.

Zes tips om het aantal lezers te vergroten

  • Wees reëel. Als een derde van de achterban uw nieuwsbrief heeft gezien, is dat al een mooi resultaat.
  • Tips om het aantal lezers te vergroten:
  • Stem onderwerpen af op de lezers. Vraag uw achterban naar ideeën.
  • Maak een vertaalslag. Wat heeft uw OR voor uw achterban bereikt? Wees niet bescheiden, maar deel uw successen.
  • Zet de onderwerpen die voor uw achterban belangrijk zijn bovenaan.
  • Maak de inhoud van de nieuwsbrief duidelijk en concreet.
  • Spreek de lezer direct aan: ‘Je begrijpt waarom dit zo belangrijk is?’.
  • Vermeld de gegevens van uw OR zodat lezers makkelijk contact kunnen opnemen voor vragen of om te reageren.