Vanaf 1 november wordt het voor sollicitanten en werknemers eenvoudiger om diplomagegevens aan u te verstrekken. Vanaf die datum treedt namelijk het centrale landelijke diplomaregister in werking. Als werkgever heeft u geen toegang tot het register; de werknemer moet zijn diplomagegevens zelf opvragen met DigiD.
In tegenstelling tot het oorspronkelijke voorstel kunt u als werkgever niet eenmalig gemachtigd worden om het register te raadplegen. De werknemer of sollicitant is dus de enige die zijn diplomagegevens kan inzien, met uitzondering van een aantal instanties zoals UWV of onderwijsinstellingen die willen checken of een student de vereiste vooropleiding heeft. Als u als werkgever een diploma op echtheid wilt controleren, moet dat dus altijd via de werknemer gebeuren.
Wilt u tijdens een sollicitatieprocedure diplomagegevens ontvangen, dan kan de sollicitant vanaf 1 november zijn diplomagegevens als pdf-uittreksel opvragen bij DUO met behulp van zijn DigiD en sms-authenticatie. Overigens staan nog niet alle diplomajaren in het register. Op de website van DUO staat een overzicht van de onderwijssoorten en diplomajaren die vanaf 1 november in het register zijn opgenomen. De diplomagegevens die een werknemer of sollicitant bij u aanlevert, moeten zijn voorzien van een certificaat, dat garandeert dat het document van DUO afkomstig is.
Het diplomaregister is een beveiligde online applicatie waarin informatie over diploma’s, certificaten en getuigschriften staat. In het diplomaregister zijn diploma’s opgenomen van door de overheid gefinancierde onderwijsuitstellingen: het hoger onderwijs, het beroepsonderwijs, de volwasseneneducatie, het voortgezet onderwijs, en van Nederlands als tweede taal en de inburgering. De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) beheert het diplomaregister. In het register staan geen digitale versies van de papieren diploma’s, maar gegevens zoals: