Hoe lang mogen we gegevens van sollicitanten bewaren?

1 maart 2021

In onze organisatie heerst krapte op de arbeidsmarkt. Voor bepaalde vacatures zijn maar moeilijk mensen te vinden. We willen daarom de gegevens van sollicitanten bewaren, zodat we ze kunnen benaderen als we weer vacatures hebben. Hoe lang mogen we de gegevens van sollicitaten bewaren?

Het is niet de bedoeling dat u sollicitatiegegevens – zoals de sollicitatiebrief, het cv, testresultaten en referenties – zomaar bewaart en hier niet meer naar omkijkt zolang u ze niet nodig heeft. De privacywetgeving verbiedt dit.

Gerechtvaardigd doel volgens de AVG

Sinds 2018 heeft u te maken met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), die strenge eisen stelt aan de verwerking van persoonsgegevens, waaronder gegevens van sollicitanten. Het is in principe verboden om persoonsgegevens langer te bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor u ze verwerkt. U moet vaststellen tot wanneer er een ‘gerechtvaardigd doel’ is om over de informatie te beschikken. Is er geen doel meer, dan moet u de persoonsgegevens vernietigen.

Voorgaande regel zou niet opgaan als in de wet een concrete bewaartermijn (tool) voor sollicitatiegegevens zou zijn opgenomen, maar die wettelijke bewaartermijn bestaat niet.

Toestemming van de sollicitant

Het kan lastig zijn om te bepalen hoelang uw organisatie informatie over een sollicitant echt nodig heeft. U kunt hiervoor de richtlijnen volgen van de Sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling. Deze richtlijnen worden ook geaccepteerd door de Autoriteit Persoonsgegevens:

U bewaart gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk. Als algemene regel kunt u aanhouden dat u binnen vier weken na een afwijzing van een sollicitant zijn gegevens terugzendt of vernietigt. U bewaart en bewerkt alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het sollicitatiedoel, en omschrijft dat doel duidelijk.

Als u gegevens langer wilt archiveren, doet u dit in eerste instantie voor een periode van maximaal een jaar. U heeft hiervoor de expliciete toestemming van de kandidaat nodig en vraagt voor eventuele verdere verlenging jaarlijks nogmaals expliciet om toestemming. U archiveert geen gegevens over ras/etniciteit, geloof, gezondheid, politieke opvattingen, vakbondslidmaatschap of seksuele geaardheid.

Reminder

Veel HR-afdelingen werken met een professioneel HR-systeem, waarvan u mag verwachten dat het een correcte omgang met persoonsgegevens goed geregeld heeft. Maar het kan geen kwaad om dit steekproefsgewijs na te gaan en regelmatig te controleren of het systeem daadwerkelijk persoonsgegevens opruimt of niet langer zichtbaar maakt. Mogelijk vraagt het standaard om een actieve handeling van de gebruiker van het systeem.