Moet de OR instemmen met een bewaartermijn van persoonsgegevens van tien jaar?

22 juli 2019

Onze OR is verzocht om instemming met verlenging van de bewaartermijn van opgelegde disciplinaire maatregelen in het personeelsdossier van één naar tien jaar. Is dat nog een redelijke termijn?

Achterliggend doel

Een organisatie moet aan de hand van het doel zelf bepalen wat een redelijke bewaartermijn voor gegevens is. Uw bestuurder moet uitleggen waarom eerst een bewaartermijn van één jaar volstond en waarom dit nu tien jaar moet zijn. Daarvoor zal hij duidelijkheid moeten geven over het achterliggend doel van de verlenging. Vervolgens is het aan uw OR om te bepalen of de ondernemingsraad het voldoende eens is met de argumentatie van de bestuurder om instemming te geven aan deze rigoureuze verlenging van de bewaartermijn. 

Schone lei voor werknemer

Er kleven natuurlijk nadelen aan een verlenging van de bewaartermijn voor de betrokken werknemers. Zo mag een misstap een werknemer niet tot in lengte van jaren blijven achtervolgen. De fout was immers niet zó ernstig dat de werknemer onmiddellijk ontslagen werd. De vraag is dan dus op welk moment een werknemer weer een schone lei krijgt. Misschien moet u dat laatste afhankelijk stellen van de ernst van de opgelegde sanctie voor de misstap die de werknemer beging. Een bewaartermijn van tien jaar is bijvoorbeeld wel erg lang als het gaat om een enkele misstap die is afgedaan met een aantekening in het personeelsdossier van de betreffende werknemer.

Einde dienstverband

In principe gaat de AVG er vanuit dat dit soort gegevens 2 jaar bewaard worden. De termijn kan langer zijn als de werkgever met de ex-werknemer in conflict is (geweest) of er een rechtszaak loopt.