VERDIEPINGSARTIKEL

Artikel 23 WOR: Het overleg tussen OR en bestuurder

De overlegvergadering is op de eerste plaats een overleg tussen twee vertegen­woordigers. De bestuurder vertegenwoordigt de ondernemer en de OR de werknemers. Samenwerking is noodzakelijk om de verschillende belangen goed te behartigen. Het overlegrecht is de centrale bevoegdheid van uw OR als het gaat om het uitoefenen van de medezeggenschap. Daar stuurt ook de Wet op de ondernemings­raden (WOR) duidelijk op aan.


9 mei 2019 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Kijkt u het zelf maar na: u mag pas antwoorden op een gevraagd advies of een verzoek om instemming nadat u over de aanvraag ten minste één keer overlegd heeft met uw bestuurder (artikel 25, lid 4 en artikel 27, lid 2 WOR). Als u gebruikmaakt van uw schriftelijk initiatiefrecht, mag uw bestuurder daarover pas beslissen nadat hij er met uw OR over heeft gesproken (artikel 23, lid 3 WOR).

Alle zaken die de onderneming betreffen

Er komt veel meer in het overleg aan de orde dan alleen lopende advies-, instemmings- of initiatiefzaken. Artikel 23, lid 2 WOR bepaalt dat u álle zaken de onderneming betreffend in het overleg kunt bespreken. Dat geldt ook voor uw bestuurder.

Alleen voor overheids­ondernemingen en organisaties van de rechterlijke macht geldt het politiek of rechterlijk primaat waarmee politieke of rechterlijke besluiten van het overleg worden uitgezonderd. Dat geldt ook voor overige organisaties die publiekrechtelijke taken uitvoeren.

Maar de uitzondering geldt niet voor de personele gevolgen van deze besluiten. Als uw OR zich zorgen maakt over een ontwikkeling of bepaalde wensen heeft, kan de raad dus de overlegvergadering gebruiken om hierover met de bestuurder van gedachten te wisselen. Uw bestuurder kan dat niet afdoen met de mededeling dat hij het daar niet over wil hebben. Ook de uitspraak ‘Dat hoort niet bij de taak van de OR’ is een dooddoener.

Binnen de grenzen van artikel 25, lid 2 WOR bepaalt uw OR zélf wat u tot uw taak rekent.

De overlegpartner

Als een organisatie meerdere bestuurders heeft, moeten zij met elkaar uitmaken wie het overleg met de OR voert. De bestuurder kan zich in geval verhindering laten vervangen door een medebestuurder, een toezichthouder (lid van de RvC of RvT) of een andere in de onderneming werkzame persoon, mits deze daartoe is bevoegd.

Het is overigens wel de bedoeling van de wetgever dat zo veel mogelijk dezelfde persoon als bestuurder optreedt. Dat geeft de samenwerking meer kans dan een steeds wisselende gesprekspartner.

Beide partijen kunnen zich voor één of meer agendapunten laten bijstaan door deskundigen. Het hoofd P&O is om die reden in veel ondernemingen een vaste gesprekspartner in het overleg met de OR.

Wat wilt u bespreken?

De overlegvergadering is dus de plek waar alle onderwerpen die één of beide overlegpartijen daarvoor van voldoende belang achten, besproken worden. Daarbij wisselen zij hun visies, informatie, meningen en argumenten uit. Pas dan is er werkelijk sprake van overleg.

Dat is niet het geval als één partij, gewoonlijk de OR, zich beperkt tot het stellen van vooraf bedachte vragen die de bestuurder uitgebreid beantwoordt en waarop de OR dan weer reageert. De overlegvergadering wordt daarmee een soort spreekuur van de bestuurder en naar de mening van de OR kan hij slechts gissen.

Helaas is dit in de praktijk vaak wel de situatie!

Voorkom dit door tijdens uw voorbereiding per agendapunt te bepalen wat de OR wil bereiken en hoe u dat in de vergadering gaat aanpakken.

Gelijkwaardige verhouding

In de WOR staan veel regels met als doel de verhouding tussen de 2 vertegenwoordigers – OR en bestuurder – zo gelijkwaardig mogelijk te maken. Dat is ook nodig omdat de OR-leden buiten de vergadering ondergeschikt zijn aan de bestuurder die dan als directeur optreedt.

Maar de OR moet er ook zelf voor zorgen dat de raad zich als een gelijkwaardige en waardevolle gesprekspartner van de bestuurder opstelt. Ook dat lukt niet door voornamelijk vragen te stellen; daar zult u vooral een eigen mening voor moeten inbrengen. Liefst onderbouwd met goede argumenten. 


Echt moeilijk is dat niet want een OR beschikt over kennis en informatie waar de bestuurder veel minder toegang toe heeft: de mening van uw collega’s op de werkvloer. Dat is uw deskundigheid!

Maak gebruik van uw initiatiefrecht

Onderdeel van uw overlegrecht is het doen van voorstellen binnen en buiten de overlegvergaderingen (artikel 25, lid 2 en 3 WOR). Voor zover het voorstellen betreft tijdens het overleg, spreekt dit recht eigenlijk voor zich. Het is niet goed mogelijk overleg te voeren zonder ook zelf ideeën te opperen en voorstellen te doen.

Bij schriftelijke voorstellen aan de bestuurder buiten de vergadering om gaat het om het schriftelijk initiatiefrecht. Uw OR moet zo’n voorstel schriftelijk toelichten. Uw bestuurder is verplicht hier met uw OR over te overleggen en daarna schriftelijk en beargumenteerd te laten weten of en in welke mate hij het OR-voorstel overneemt in zijn beslissing.

Helaas maken raden heel weinig gebruik van het schriftelijk initiatief­recht. Vaak adviseren zij pas als de bestuurder om advies vraagt. Dat is jammer, want het aantal gevallen waarin dat gebeurt, is beperkt.

Zie uw initiatiefrecht daarom liever als een uitgebreid recht om ongevraagd te adviseren over onderwerpen die uw OR en uw achterban belangrijk vinden.

Tactiek

Bij het schriftelijk initiatief­recht moet u goed doordacht te werk gaan. Werk uw voorstel niet verder uit dan wat past bij de opstelling van uw bestuurder op dat moment. Peil dus eerst hoe hij erover denkt.

 

Stel dat uit de overlegvergadering blijkt dat hij er positief tegenover staat, maar er nu weinig prioriteit aan geeft, dan kunt u uw schriftelijke voorstel het best beperken tot de hoofdlijnen en uw medewerking aanbieden voor verdere uitwerking.

 

Uw bestuurder is dan verplicht daar de volgende vergadering met u over te spreken en kenbaar te maken of hij het met die hoofdlijnen voldoende eens is. In het overleg kunt u die eventueel bijstellen. Zijn schriftelijke besluit op uw (aangepaste) initiatief zal dan vermoedelijk positief zijn en ruimte bieden voor uitwerking door uw OR.

Een bijzondere overlegvergadering: artikel 24

Een bijzondere overlegvergadering staat beschreven in artikel 24 WOR: de halfjaarlijkse vergadering over de algemene gang van zaken. Hierin wordt teruggekeken op de afgelopen periode en vooruit naar de toekomst.

Een delegatie van de toezichthouder is verplicht aan deze vergadering deel te nemen. Het is de vergadering waarin bestuurder en OR de waan van de dag even aan de kant zetten en met elkaar kijken naar de grote lijnen. Hoe gaat het met de organisatie en wat staat ons te wachten?

Het is ook de vergadering waarin de bestuurder mededelingen moet doen over de besluiten die hij in voorbereiding heeft en die te zijner tijd kunnen leiden tot een advies- of instemmingsaanvraag aan de OR.

Tegelijkertijd moet daarbij worden bepaald wat daarin de rol van de OR zal zijn. Denk aan het moment en de manier van uw betrokkenheid bij zo’n ontwikkeling.

Het is bij uitstek de kans om vroegtijdig betrokken te raken bij zaken die uw OR belangrijk vindt.

Uw vergaderplanning structureren

Artikel 23, lid 1 WOR bepaalt dat er een overlegvergadering plaats moet vinden binnen 2 weken nadat de OR of de bestuurder daarom hebben verzocht. Dat is in de meeste organisaties onhaalbaar omdat de OR-leden daarvoor moeten worden vrijgemaakt van hun reguliere werk.

Dat is dan ook de reden dat OR en bestuurder meestal kiezen voor een planning waarin de overlegvergaderingen een vaste regelmaat hebben, bijvoorbeeld de eerste maandagochtend van de maand of elke zesde donderdagmiddag.

Ooit schreeft de WOR van een frequentie van minimaal 6 vergaderingen per jaar voor maar nu laat de WOR dat open.

Vergaderschema

Voor de OR is een jaarschema van de overlegvergaderingen ook handig om de eigen vergaderingen in te plannen, bijvoorbeeld 2 weken voor en 2 weken na een overleg.

De eerste OR-vergadering is dan bedoeld voor de voorbereiding op het overleg met de bestuurder.

De OR-vergadering 2 weken na het overleg om de opbrengst van het overleg te verwerken en te bepalen wat de OR verder te doen staat rond een bepaald agendapunt.

Vóór elke overlegvergadering moeten bestuurder en OR de agenda bespreken en bepalen wat ze gaan bespreken binnen hoeveel tijd. Dit overleg wordt meestal gevoerd door de voorzitter en de secretaris.

Bij een planning van de eigen vergaderingen zoals hier beschreven, is het zaak dat de agenda van de komende overlegvergadering al bekend is vóór de voorbereidende OR-vergadering.