VERDIEPINGSARTIKEL

Artikel 23a t/m c WOR: De regels voor de overlegvergadering volgens de letter van de wet

Uw belangrijkste bevoegdheid is het overlegrecht met de ondernemer. U kunt alles aan de orde stellen wat de onderneming betreft en waarover u met de bestuurder en de toezichthouder van gedachten wilt wisselen. U hoeft dus niet te wachten op een advies- of instemmingsaanvraag, maar kunt op elk moment zelf een thema aan de orde stellen. Welke wettelijke regels gelden voor het overleg tussen OR en ondernemer?


9 juni 2019 6 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Dit artikel gaat over de artikelen 23a t/m c WOR. Deze gaan over de regels die gelden voor de overlegvergadering van OR en bestuurder.

Rechtsgeldig vergaderen

Op grond van artikel 23a, lid 1 WOR gelden alle vergaderbepalingen uit het OR-reglement ook voor de overlegvergadering. Dat werkt met name door in het minimumaantal deelnemende OR-leden.

De meeste reglementen eisen dat ten minste de meerderheid van de reglementaire leden aanwezig is om rechtsgeldig te kunnen vergaderen. Dat geldt dan ook voor de overleg­vergadering.

Dat kan problemen geven als de OR meerdere vacatures heeft. Overweeg dan uw reglement aan te passen, zodat niet het aantal zetels, maar het werkelijke aantal OR-leden bepalend is. Het betekent ook dat als u tijdens de overlegvergadering een OR-besluit neemt, dat moet gebeuren met meerderheid van stemmen.

Nu is het de vraag of dat wel verstandig is. De meeste raden geven er de voorkeur aan besluiten in eigen kring te nemen, waar meer tijd en rust is om te beoordelen hoe de OR zich moet opstellen. Dat kan dan in de eerstvolgende OR-vergadering of tijdens een schorsing van de overlegvergadering.

Roulerende voorzitters

Artikel 23a WOR bepaalt ook dat elk OR-lid tijdens de overlegvergadering het woord mag voeren. Zo voorkomt de wet dat een minderheid in de OR het zwijgen kan worden opgelegd.

Het betekent ook dat als een delegatie van de OR met de bestuurder overlegt, dat niet zonder meer een volwaardige overlegvergadering is. De bestuurder en de OR-voorzitter leiden om en om de overlegvergaderingen, tenzij ze met elkaar andere afspraken maken.

Er zijn ondernemingen waarin standaard de OR-voorzitter het overleg voorzit, maar ook het omgekeerde komt voor.

Partijen kunnen zelfs kiezen voor een externe, onafhankelijke voorzitter. Dat kan van pas komen in situaties waarin de gemoederen hoog oplopen.

De rol van de secretaris

De secretaris van de OR is in principe ook de secretaris van de overlegvergadering en als zodanig verantwoordelijk voor agenda en verslag. Ook hiervan mag worden afgeweken (artikel 23a, lid 3 WOR). Tenzij het daarbij gaat om een ambtelijk secretaris, is het niet aan te bevelen dat de OR-secretaris deze verantwoordelijkheid uit handen geeft. De OR verliest dan te veel grip op de overlegvergaderingen.

Wel is het altijd van belang dat een notulist onder zijn leiding het overleg verslaat. De OR-secretaris kan dan volwaardig deelnemen aan het overleg zonder zijn verantwoordelijkheid over te dragen. Agendapunten moeten worden ingediend bij de secretaris. Deze draagt ook zorg voor een tijdige verspreiding van agenda en overlegverslag in de organisatie.

In de praktijk wordt de agenda van het overleg meestal vastgesteld in een agendaoverleg tussen bestuurder en voorzitter en OR-secretaris. Wat ten aanzien van agenda en verslag tijdig is, bepalen de overlegpartijen samen.

Omdat het verslag vaak eerst moet worden goedgekeurd voordat het mag worden verspreid, kan de verspreiding vele weken, soms maanden duren.

Om dat te voorkomen, kunnen partijen besluiten tot een kort verslag dat alleen de hoofdpunten behandelt en zo snel mogelijk na de vergadering wordt verspreid.

Twee verslagen

Als er zaken aan de orde zijn geweest die onder geheimhouding vallen, leidt dat altijd tot 2 verslagen. Een volledig verslag voor de deelnemers en een beperkt verslag voor alle overige werknemers.

Faciliteiten voor de overlegvergadering

De gebruikelijke middelen gelden ook voor de overlegvergaderingen, zoals gebruik mogen maken van vergadergelegenheid, doorbetaalde tijd, vergoeding van eventuele reiskosten en overige kosten.

Een bijzonderheid is nog het gebruikmaken van deskundigen. Beide partijen mogen voor één of meer agendapunten deskundigen uitnodigen (artikel 23a, lid 6 WOR). Dat kunnen zowel deskundigen van binnen als buiten de organisatie zijn. Ze moeten dat de andere partij wel tijdig laten weten, zodat deze bezwaar kan maken omdat het niet nodig of gewenst zou zijn.

Komen partijen er met elkaar niet uit, dan kunnen zij, eventueel na bemiddeling door de bedrijfscommissie, de kantonrechter om een bindende uitspraak vragen. De bestuurder kan daarnaast nog bezwaar maken tegen de kosten van de deskundige die de OR wil uitnodigen. U moet hem daarover tevoren informeren.

De OR kan deze wettelijke bepaling ook gebruiken om de toezichthouder of een andere hoger geplaatste instantie uit te nodigen voor een bepaald agendapunt van het overleg. Kosten zullen daar in de regel niet mee gemoeid zijn. De bestuurder kan hiertegen wel op andere gronden bezwaar maken.

Overleg van een onderdeelcommissie

Artikel 23c WOR gaat over het overleg van een onderdeelcommissie (OC) met de onderdeelsleiding en is dus alleen van toepassing op de OC die in haar instellingbesluit van de OR de bevoegdheid heeft gekregen tot het voeren van dat overleg. Dat is overigens wel gebruikelijk.

In dat geval gelden voor dat overleg dezelfde wettelijke bepalingen als voor het overleg van een OR met zijn bestuurder. Alle bijpassende informatie-, advies- en instemmingsrechten gaan dan ook over aan de OC, op voorwaarde dat zij betrekking hebben op het eigen onderdeel.

De enige beperking is dat er in het overleg van de OC geen onderwerpen kunnen worden behandeld die ook aan de orde zijn in de overlegvergaderingen van de OR.

Dat betekent dus ook dat de OR kan besluiten een onderwerp dat weliswaar uitsluitend tot dat onderdeel behoort, zelf te behandelen.

Daarmee vervalt de mogelijkheid van de OC om hierover met de onderdeelsleiding te overleggen. Zo’n optreden zal, zeker als het vaker voorkomt, de OR niet in dank worden afgenomen en kan ten koste gaan van de motivatie van de OC-leden.

Het nut van de vergaderregels

Voor de relatie tussen OR en bestuurder zijn de wettelijke bepalingen over de onderlinge omgang geen luxe maar pure noodzaak. Ook al is de overlegvergadering de ontmoeting tussen 2 vertegenwoordigers (bestuurder vertegenwoordigt de ondernemer; de OR de werknemers); gelijkwaardigheid is er vaak ver te zoeken. Dat heeft vooral te maken met de mate waarin buiten de overlegvergaderingen de hiërarchische verhoudingen een rol spelen.

In hoeverre treedt de bestuurder dan als ‘baas’ op en de OR-leden als ‘ondergeschikten’?

Het valt zowel voor bestuurder als OR-leden niet mee om die rol naast zich neer te leggen tijdens het overleg.

Gelijkwaardig

Artikel 23a WOR heeft vooral tot doel de gelijkwaardigheid een kans te geven. Dat vindt u met name terug in:

  • beide partijen kunnen alle onderwerpen agenderen;
  • voorzitterschap rouleert;
  • OR-secretaris is verantwoordelijk voor agenda en verslag;
  • beide partijen maken afspraken over gang van zaken;
  • beide partijen kunnen deskundigen uitnodigen en elkaars deskundigen afkeuren.

Evalueer eens samen met uw bestuurder of u erin slaagt die gelijkwaardigheid voldoende vorm te geven, bijvoorbeeld tijdens de halfjaarlijkse overlegvergadering over de algemene gang van zaken.

Het overleg schorsen (artikel 23b WOR)

Tijdens het overleg kan het gebeuren dat OR of bestuurder, meestal de OR, behoefte krijgt aan onderling beraad, bijvoorbeeld om te kijken of de OR op dat moment tot een gezamenlijk standpunt kan komen. Dat kan een OR-besluit zijn of een OR-mening.

Natuurlijk kan zo’n onderwerp meegenomen worden naar de eerstvolgende OR-vergadering, maar dan duurt het tot de volgende overlegvergadering voordat de bespreking weer opgepakt kan worden. Dan is het prettig dat de wet bepaalt dat de voorzitter van het overleg kan bepalen dat het overleg voor korte tijd wordt geschorst.

Hij is daartoe verplicht als óf de bestuurder óf (de voorzitter van) de OR dat wenst.

Omdat de voorzitter ook niet alles kan zien, kan het helpen als de OR-leden met elkaar afspreken dat ieder lid dat meent dat schorsing gewenst is, dat onmiddellijk meldt bij de OR-voorzitter. Hij heeft dan de keus dit verzoek door te geven aan de vergadervoorzitter.