VERDIEPINGSARTIKEL

Artikel 31 b WOR: Wat wilt u weten over de werknemers die u vertegenwoordigt?

Uw OR is gekozen door en uit de werknemers met kiesrechten en heeft volgens de wet (artikel 2, lid 1 WOR) een dubbele opdracht: overleggen met de ondernemer en de werknemers vertegenwoordigen. Om dat goed te kunnen doen, moet de bestuurder u namens de ondernemer tijdig voorzien van allerlei informatie. De informatie over de werknemers en het gevoerde en te voeren sociaal beleid neemt daarin een bijzondere plaats in.


13 augustus 2019 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Ondernemingsraden besteden veel aandacht aan hun aan informatierechten op financieel-economisch gebied. Maar kennis van de sociale bedrijfsinformatie is minstens zo belangrijk. Ook daarvoor biedt de Wet op de ondernemingsraden (WOR) voldoende houvast. Toch blijkt in de praktijk vaak dat er nog wel wat ontbreekt aan de verplichte informatievoorziening.

Sociale bedrijfsinformatie

Artikel 31b, lid 1 WOR verplicht uw bestuurder u eens per jaar schriftelijk te informeren over hoeveel arbeidskrachten er in uw organisatie werken, opgesplitst in verschillende groepen. Ook over het voor die werknemers gevoerde sociaal beleid.

Daarbij moet hij met name aandacht besteden aan de onderwerpen genoemd in artikel 27 (instemmingsrecht), artikel 28 (stimulerende taken van de OR) en artikel 29 (sociale fondsen).

Artikel 31b WOR legt dezelfde verplichtingen op als het gaat om de verwachtingen voor het komende jaar. Dus ook daar zowel kwantitatieve gegevens (aantallen werk-nemers) als kwalitatieve (sociaal beleid).

Opvallend is wel dat uw bestuurder deze informatie over de toekomst ook mondeling aan uw OR mag geven. Zolang dit in een overlegvergadering gebeurt, hoeft dat geen probleem te zijn; daar wordt toch een schriftelijk verslag van opgesteld.

Informatie over het arbobeleid

Een bijzondere soort van sociale informatie vormt het gevoerde en te voeren arbobeleid en het daaraan verwante ziekteverzuim en re-integratiebeleid. Voor elke OR vormt dit het belangrijkste onderdeel van het sociale beleid omdat het direct alle werknemers raakt. Toch wordt de informatie hierover vaak buiten de overige sociale informatie en de bespreking daarvan gehouden of hooguit in algemene termen aangeduid.

 

Frequentie

De frequentie van informeren ligt doorgaans hoger dan eens per jaar en er zijn andere spelers bij betrokken zoals de preventiemedewerker, de arboarts en de arbodienst. De bepalingen van de Arbowet spelen hierbij een belangrijke rol.

 

Uw OR moet periodiek geïnformeerd worden over het ziekteverzuim, re-integratie en (de uitvoering van) het arboplan. Misschien beschikt u over een VGW-commissie die namens de OR deze informatie krijgt en verwerkt en erover overlegt met de andere betrokkenen of u doet dat met de gehele raad.

 

In beide gevallen verdient het de voorkeur om hierover afzonderlijke afspraken te maken en alleen de hoofdlijnen terug te laten komen in het overleg over het gevoerde en te voeren sociaal beleid. Zorg er in ieder geval voor dat u regelmatig, liefst maandelijks, geïnformeerd wordt over de ziekteverzuimcijfers.

Bespreken tijdens de overlegvergadering

De wetgever geeft daarbij nog aan dat al deze informatie met name zinvol is voor bespreking in de overlegvergadering over de algemene gang van zaken. Dat ligt ook voor de hand omdat u juist in die halfjaarlijkse vergaderingen samen met uw bestuurder bekijkt hoe uw organisatie het de afgelopen periode heeft gedaan en wat er de komende tijd staat te gebeuren. Ontwikkelingen in het personeelsbestand en het sociaal beleid zijn belangrijke aspecten. Zeker voor uw OR! 

Pas wel op dat deze halfjaarlijkse vergadering niet voornamelijk over het verleden gaat. De toekomst is immers veel interessanter.

Wat zijn de plannen? Nog meer flexwerkers of juist meer arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd? Welke prioriteiten zijn er wat betreft het te voeren sociaal beleid binnen uw organisatie?

Sociaal jaarverslag en sociaal jaarplan

Feitelijk verplicht artikel 31b WOR de bestuurder dus tot het opstellen van en het met uw OR bespreken van een sociaal jaarverslag en een sociaal jaarplan. Daarmee kan uw OR toetsen wat er terecht is gekomen van eerdere toezeggingen, maar ook of nieuwe afspraken hun plaats hebben gekregen in het nog te voeren beleid. Denk aan arbeidsvoorwaarden, arbeidsomstandigheden en alle andere onderwerpen die in artikel 27 en 28 WOR en in uw organisatie aan de orde (zouden moeten) zijn.

Als het gaat om de cijfers, het aantal werknemers per groep, is het verleidelijk om te kijken naar de verdeling van de werknemers over de verschillende afdelingen.

Minstens zo interessant zijn echter aantallen per contractvorm. Vaste en tijdelijke arbeidskrachten, uitzendkrachten, payrollers, oproep- en invalkrachten. Denk ook aan de man-vrouwverhouding, leeftijdsopbouw, minderheden, werknemers met een beper- king en het personeelsverloop.

Inhoud

Artikel 31b, lid 3 WOR verplicht de bestuurder nog expliciet tot een jaarlijkse schrifte lijke opgave van het aantal ingeleende uit- zendkrachten en zijn verwachtingen over hoeveel het er volgend jaar zullen zijn. Met de overige bepalingen van artikel 31b WOR kan uw OR dit uitbreiden naar andere groepen werknemers.

Welke groepen werk nemers in de cijfers naar voren moeten komen, wordt dus vooral bepaald door uw eigen zorgen en verwachtingen en die van de bestuurder.

Er is geen vastgestelde inhoudsopgave voor een sociaal jaarverslag en dat is maar goed ook omdat elke organisatie weer anders is. Zie de inhoud van deze verslagen dus als een gezamenlijke verantwoordelijkheid waarbij uw OR moet aangeven welke informatie hij nodig heeft. Zo wordt het verslag elk jaar interessanter, omdat het steeds beter zal zijn toegespitst op de eigen organisatie.

Beleidsplan

Wat geldt voor de cijfers en voor het sociaal jaarverslag geldt in nog sterkere mate voor het sociaal jaarplan dat op grond van de wet ook verplicht is: het is maatwerk bij uitstek.

Het gaat erom dat uw bestuurder in overleg met uw OR prioriteiten bepaalt als het gaat om de te ontwikkelen onderdelen van het personeelsbeleid. Moet er meer aandacht zijn voor diversiteit, duurzame inzetbaarheid, aanpassing van de arbeidstijden, opleidingsbeleid of noemt u maar op, en hoe gaan we dat dan vorm geven?

Zo’n sociaal jaarplan hoeft geen lijvig boekwerk te zijn met vele pagina’s tekst. Integendeel, hoe korter hoe beter. Als er nog geen sociale jaarplannen ter sprake zijn gekomen – wat vaak voorkomt – begin dan eens samen met uw bestuurder met het opstellen van een top 5 van de prioriteiten op het gebied van het personeelsbeleid. Zorg ervoor dat die doelen geconcretiseerd worden en laat de uitwerking (hoe gaan we dat bereiken?) over aan toekomstige overlegvergaderingen.

Blijf wel consequent terugkomen op de gestelde doelen zodat ze niet van de radar verdwijnen!

Reikwijdte

Er kunnen natuurlijk meningsverschillen ontstaan tussen bestuurder en OR over de reikwijdte van het recht op sociale informatie. Leidend in die discussie moet zijn welke informatie uw OR redelijkerwijs nodig heeft om zijn taken uit te oefenen.

Uw OR maakt zelf uit wat u op enig moment als zijn taak ziet, maar u moet dat wel kunnen beargumenteren. Desnoods doet u een beroep op uw recht op mondelinge of schriftelijke initiatieven (artikel 23, lid 3 WOR) en zegt u dat de OR zo’n voorstel overweegt en dat u daarvoor meer informatie nodig heeft.

Het kan ook voorkomen dat uw bestuurder bepaalde personele informatie achter wil houden, omdat hij deze niet aan de grote klok wil hangen. In dat geval kunt u geheimhouding aanbieden.

Persoonlijke informatie van individuele werknemers is natuurlijk altijd geheim, maar die is voor uw OR ook niet relevant. Zolang de informatie is geanonimiseerd en niet te herleiden is tot individuele werknemers, is de privacy van uw achterban niet in het geding.

Bestuurder huurt externe deskundige in

Artikel 31c WOR verplicht uw bestuurder om uw OR zo spoedig mogelijk te informeren over zijn voornemen om een externe adviseur in te schakelen over een onderwerp dat valt onder uw instemmingsrecht (artikel 27 WOR). Deze bepaling stelt uw OR in staat tijdig te weten wat er gaat spelen en zich daarop voor te bereiden.

 

Zorg er dus voor dat u de inhoud van de opdracht leert kennen. Dat is belangrijker dan de kosten die ermee zijn gemoeid.

 

Er is een vergelijkbare wettelijke bepaling als het gaat om het inschakelen van een externe deskundige bij een onderwerp dat valt onder uw wettelijk adviesrecht (artikel 25 WOR). Daarover is uw bestuurder zelfs verplicht om vooraf uw advies in te winnen (artikel 25, lid 1n WOR). Een adviesaanvraag die geheel ten onrechte vaak wordt vergeten, ook door ondernemingsraden.