VERDIEPINGSARTIKEL

Artikel 8 en 48 WOR: Het reglement verbindt de WOR met uw ondernemingsraad

Als het goed is, bestaat er geen OR zonder eigen reglement. De Wet op de ondernemingsraden (WOR) eist namelijk dat de verkiezing van een OR plaatsvindt op basis van een OR-reglement. Het eerste reglement wordt door of namens de ondernemer opgesteld. Eenmaal gekozen is de OR zelf verantwoordelijk voor zijn reglement. Natuurlijk moet u zich daarbij aan de wet houden. Zorg er dus voor dat u weet wat de wet bepaalt over het OR-reglement.


13 februari 2020 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Artikel 8 WOR bevat de belangrijkste bepalingen over het OR-reglement. Verspreid over een aantal andere artikelen ziet u wat u in het reglement moet regelen als het gaat over de samenstelling (artikel 6 en 9 WOR), de verkiezingen (artikel 10 WOR) en de zittingstermijn (artikel 12 WOR).

Artikel 14 WOR bestaat uit een opsomming van onderwerpen die gaan over uw werkwijze. Kort gezegd komt het erop neer dat het OR-reglement bestaat uit een verkiezingsdeel en een huishoudelijk deel. De huishoudelijke bepalingen gaan over de werkwijze van de OR. Het zogenaamde ‘voorlopig reglement’ neemt bovendien een bijzondere positie in.

OR als enige bevoegd en verantwoordelijk

Uw OR is zelf verantwoordelijk voor uw reglement. U kunt het op elk moment wijzigen en u mag deze bevoegdheid niet overdragen. Omgekeerd kan een ander, zoals de bestuurder, de HR-afdeling of een koepelondernemingsraad dus ook geen veranderingen aanbrengen in uw reglement.

Wel bepaalt artikel 8 WOR dat u de bestuurder de kans moet geven om zijn mening te vormen en te uiten over een door uw OR voorgenomen wijziging. U heeft echter geen goedkeuring nodig.

Keuzes bij opstellen of wijzigen OR-reglement


Bij het opstellen of wijzigen van het OR-reglement, moet u keuzes maken:

 

Samenstelling en zittingsduur

  • aantal zetels;
  • eventueel plaatsvervangende leden;
  • eventueel kiesgroepen;
  • de zittingstermijn (bij vier jaar: wel of geen rooster van aftreden);
  • herkiesbaarheid beperken of niet.

 Verkiezingen

  • eventueel van de WOR afwijkende eisen aan actief en passief kiesrecht;
  • termijnen rond de kandidaatstelling;
  • personen- of lijstenstelsel;
  • bij personenstelsel: aantal uit te brengen stemmen; bij lijstenstelsel: wijze toekenning restzetels;
  • optie elektronische verkiezingen;
  • eventuele beperking voor tussentijdse verkiezingen.

 Werkwijze

  • moment vergaderingen OR;
  • vereist aantal aanwezigen voor vergadering, besluitvorming en stemming en aantal stemmen reglementswijziging;
  • datum publicatie jaarverslag en periode waarop verslag betrekking heeft.

Afspraak

Ook is het gebruikelijk dat het OR-reglement een bepaling bevat die voor het aanpassen van het reglement een versterkte meerderheid van OR-stemmen vereist. Meestal moet twee derde van het aantal leden in de vergadering aanwezig zijn en moeten zij het wijzigingsvoorstel met twee derde meerderheid aannemen.

De wet maakt onderscheid tussen zaken die u in uw reglement moet en die u mag regelen. U mag aller­lei afspraken vastleggen in uw reglement zolang u daarmee maar niet in strijd met (de geest van) de wet (met name de WOR) handelt. Ook mag u geen bepalingen opnemen die anderen binden, zoals uw bestuurder.

Veel raden hebben met hun bestuurder afspraken gemaakt over bijvoorbeeld de urenvrijstelling, de gang van zaken rond de overlegvergaderingen of extra bevoegdheden voor de OR. Dat is prima, maar die afspraken mag u niet vastleggen in het reglement.

Die afspraken kunt u het beste opnemen in een bijlage van uw reglement, want ze zijn wel belangrijk. Het is ook helemaal niet nodig om alle werkafspraken die u met elkaar maakt te formaliseren in reglements­bepalingen. Het reglement wordt er onoverzichtelijk door en u maakt het uzelf en uw opvolgers nodeloos lastig om die afspraken eventueel te veranderen of schrappen.

Modelreglement SER

Een modelreglement vindt u op de site van de Sociaal-Economische Raad (SER), als u op ser.nl zoekt op ‘voorbeeldreglement’. Ondernemingsraden bij de overheid kunnen het best gebruikmaken van het modelreglement van de ROP (raad voor het overheidspersoneelsbeleid) op bedrijfscommissieoverheid.nl, tabblad ‘voorbeeldreglement’.

Ook deze reglementen laten keuzes over aan de OR. Daarnaast kunt u er – binnen de aangegeven grenzen – zelf bepalingen aan toevoegen. Al heeft de bestuurder het recht op commentaar en bent u verplicht daarover met hem te overleggen, uw OR stelt dus zelf de wijzigingen vast.

Mocht de bestuurder, één of meer werknemers of de vakbond (namens de werknemers) bezwaar hebben, dan kunnen zij de kantonrechter om een beslissing vragen. Doorgaans gaat het dan om de vraag of de betreffende wijziging in strijd is met de wet of een goede toepassing daarvan in de weg staat.

Algemeen verbindend reglement

Artikel 8, lid 2 en 3 WOR gaan over de mogelijkheid van een algemeen verbindend reglement. De SER of, voor de overheidssector, de minister van Binnenlandse Zaken, blijkt daartoe bevoegd te zijn. Omdat van deze mogelijkheid nog nooit gebruik is gemaakt en dat ook niet in de verwachting ligt, hoeft u hier geen aandacht aan te besteden.

Wat in ieder geval in uw reglement geregeld moet zijn is de omvang van de OR. Hoeveel zetels heeft de OR? Dat moet een exact aantal zijn dat in principe door het aantal vertegenwoordigde werknemers wordt bepaald, volgens de staffel van artikel 6 WOR.

Daar mag u van afwijken, maar alleen met toestemming van de bestuurder. Ook voor het eventueel werken met plaatsvervangende leden, heeft u zijn toestemming nodig. Als u zijn medewerking niet krijgt, kunt u daartegen niet bij de kantonrechter in beroep.

OR reglement en verkiezingen

Voor de OR-verkiezingen is het reglement van het grootste belang. Hier kunt u vinden hoe u de verkiezingen moet organiseren. Als later blijkt dat u daarvan bent afgeweken, zijn de verkiezingen ongeldig en zit u dus met een ongeldige OR die feitelijk ook geen rechtsgeldige besluiten kan nemen. Volg de instructies van uw reglement dus nauwgezet op! 

Volg de instructies van uw reglement dus nauwgezet op!

Natuurlijk kunt u op elk moment wijzigingen aanbrengen in die verkiezingsbepalingen, maar die gelden pas voor de eerstvolgende verkiezingsperiode. Tijdens het spel kunt u de regels niet wijzigen.

Voorbeeld

Stel, u wilt de zittingstermijn verhogen van 3 naar 4 jaar (artikel 12, lid 2 WOR), dan moet u dit voorleggen aan uw bestuurder. Hij wil daarover misschien eerst met u in gesprek. 

 

Daarna kunt u het besluit in een OR-vergadering brengen. Zijn er voldoende leden aanwezig (zoals bepaald in uw reglement), dan kunt u uw reglement wijzigen. Dat betekent dat de nieuwe OR een zittingsperiode van 4 jaar heeft. De zittende OR-leden (die de wijzigen dus doorvoeren) moeten na gewoon na 3 jaar aftreden.

OR reglement en werkwijze

Dat ligt anders bij wijzigingen op het gebied van de werkwijze van de OR. Die treden wel direct in werking. Eén punt daarvan verdient uw bijzondere aandacht: het aantal leden dat vereist is voor het rechtsgeldig vergaderen (quorum).

Voorbeeld

De modelreglementen bevatten daarover de bepaling ‘Een vergadering kan slechts plaatsvinden indien de meerderheid van de leden van de OR aanwezig is.’ Daarbij wordt uitgegaan van het reglementaire aantal leden. Dat kan al snel een probleem geven. Stel uw OR telt 7 leden, dan zijn er 4 leden nodig voor een rechtsgeldige vergadering. Als er 2 vacatures zijn en er zijn 2 leden afwezig wegens ziekte of vakantie, mag de OR dus geen besluiten nemen. 

 

Dit kunt u voorkomen door ‘zittende’ in te voegen vóór ‘leden’. Pas wel op dat de besluitvorming voldoende democratisch blijft. Neemt u een besluit met minder dan 3 leden, dan is dat twijfelachtig.

Het voorlopig reglement

Artikel 48 WOR bepaalt dat er een OR-reglement moet zijn voordat de eerste OR wordt ingesteld. Hetzelfde geldt voor een koepel­ondernemingsraad (centrale OR of een groeps-OR). De bestuurder is hiervoor verantwoordelijk. Omdat er dan nog geen OR is, heet dit een voorlopig reglement. De OR moet dit reglement na de verkiezingen eventueel wijzigen en definitief maken.

Het is verstandig dat de bestuurder zich bij het opstellen van dat reglement laat bijstaan door een groepje werknemers, de voorbereidingsgroep. Zij hoeven zich niet kandidaat te stellen, maar dat kan natuurlijk wel.

Het concept van het voorlopig reglement moet voor commentaar naar de vakbonden die leden hebben in uw organisatie. Het is aan de bestuurder om te bepalen wat hij met het commentaar doet, eventueel na advies van de voorbereidingsgroep. Daarna kan hij het reglement vaststellen en de OR-verkiezingen uitschrijven of dit overdragen aan de voorbereidingsgroep.