Het is de eigen verantwoordelijkheid van organisaties om te controleren of ze het juiste aantal licenties voor hun software afnemen. Blijkt dat achteraf niet te kloppen, dan kunnen ze dit niet verhalen op de leverancier.
Bij het bestellen van licenties bij een softwareleverancier moeten organisaties zelf controleren of het wel om het juiste aantal gaat. Geven ze het verkeerde aantal medewerkers door, dan zullen ze zelf de kosten daarvan moeten dragen. Ook is er geen recht op coulance als licenties uiteindelijk niet gebruikt worden. Dat blijkt uit een uitspraak van de rechter in een zaak tussen de politie en Microsoft. De politie gaf in 2008 een veel te hoog aantal medewerkers door toen het licenties nodig had voor kantoorpakket Office. De factuur bedroeg € 2.961.029. Toen de fout aan het licht kwam, wilde de politie een deel van dit bedrag terug van Microsoft. Uiteindelijk belandde de zaak bij de rechter, en die stelde Microsoft in het gelijk. De politie heeft zelf de fout gemaakt. Bovendien heeft Microsoft in 2008 wel degelijk per mail geïnformeerd of het opgegeven aantal wel klopte, maar daar heeft de politie nooit op gereageerd.
De rechter had nog een paar overwegingen om tot de uitspraak te komen. De politie deed er erg lang over om de fout te ontdekken, niemand stelde intern vragen over het toch wel erg hoge bedrag en precies dezelfde fout was al eens eerder gemaakt. Toen had Microsoft uit coulance € 765.000 teruggestort, maar wel laten weten dat het dit geen tweede keer zou doen.