VERDIEPINGSARTIKEL

Apparatuur opschonen en klaarmaken voor nieuwe gebruiker

Door het vertrek van een collega is er een laptop over. Die wil uw organisatie natuurlijk doorgeven, verkopen, inruilen of weggeven. Wat de bestemming ook is: de volgende gebruiker moet met een schone lei kunnen beginnen.

Daarnaast wilt u niet dat er gevoelige gegevens op het apparaat blijven staan. Wat te doen om de laptop klaar te maken voor de volgende gebruiker?


7 juli 2021 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Mocht er in uw organisatie een IT-afdeling zijn, dan is het waarschijnlijk dat de oude laptop door de IT-ers wordt opgeschoond. Bent u er zelf voor verantwoordelijk? Dan moet u, vóórdat u aan het opschonen begint, nadenken over de volgende zaken:

  • Aan de hardware is meestal niet veel veranderd sinds de laptop uit de doos kwam. Soms is de mechanische harde schijf verwisseld voor een SSD, is de accu vernieuwd (omdat die aan het eind van zijn levenscyclus was), en is er intern geheugen bijgeprikt. Meestal zijn dit dus aanpassingen om de prestaties van de laptop te verbeteren. Conclusie: houden zo.
  • Het besturingssysteem is als het goed is steeds gepatcht en geüpdated. Soms is het zelfs geüpgraded naar een nieuwe versie, bijvoorbeeld van Windows 7 naar Windows 10. Terugzetten naar de fabriekswaarden van de oorspronkelijke besturingssoftware is vaak wel mogelijk, maar niet altijd verstandig. Het kan namelijk ook weer oude kwetsbaarheden of problemen geven. De sporen wissen is dan beter.
  • In de loop van de tijd zijn op de laptop allerlei programma’s gedownload, geïnstalleerd en gebruikt. Wat moet wel of juist niet verwijderd worden voor de nieuwe gebruiker?
  • Op de laptop staan ook documenten, presentaties, chats en e-mails van de oude gebruiker. Wat moet er met al deze data gebeuren?

Wie is de nieuwe gebruiker?

Het maakt uit of u de laptop aan een collega doorgeeft die er weer zakelijk op gaat werken, of dat u het apparaat verkoopt of weggeeft aan iemand buiten uw organisatie. In het eerste geval is het waarschijnlijk dat de meeste programmatuur en misschien zelfs wel bepaalde gegevens gewoon op de laptop kunnen blijven staan; de nieuwe gebruiker kan daar dan mee verder werken.

Een duik in de krochten van de software

Gebruik van de laptop laat op diverse plaatsen sporen na. Denk aan de browsergeschiedenis, cookies in het bladerprogramma en zoektermen in zoekmachines. Die sporen kunnen behoorlijk verstopt zijn in de krochten van de software. Soms zijn ze er zonder dat u het weet, zoals bij systeemherstelpunten, logboeken of automatische back-up-, inlog- en updateprocedures. Het is verstandig om ook dergelijke sporen te wissen, zelfs als u de laptop doorgeeft aan een collega.

Cachegeheugen
Tot de sporencollectie behoort ook de inhoud van het cachegeheugen. Dat zijn immers fragmenten van documenten of webpagina’s die eerder bekeken zijn, en die de computer gebruikt om de inhoud bij nogmaals inzien sneller weer te geven.

Laptop opschonen en gebruiksklaar maken

Kijk wel of dat mag vanuit de licentievoorwaarden van de software. Voor het besturingssysteem zal dat geen probleem zijn, omdat die licentie meestal gekoppeld is aan het apparaat, en niet aan de gebruiker. Voor de kantoorsoftware en andere programma’s kan dat anders liggen.

Die software kan wél gekoppeld zijn aan gebruikers in uw organisatie, soms zelfs met naam en toenaam. Als u de laptop gaat verkopen, inruilen of weggeven, zal de software waarvoor gebruikerslicenties vereist zijn, moeten worden verwijderd. Ook alle persoonlijke en zakelijke (cruciale of gevoelige) gegevens moeten er dan van afgehaald zijn.

Er staat u een behoorlijke lijst met acht stappen te wachten om de laptop op te schonen en gebruiksklaar te maken voor de volgende gebruiker.

Stap 1: back-up maken

Maak een back-up – of een complete drive-image – van gegevens die lokaal op de laptop zijn opgeslagen. Spit door de harde schijf, neem mappen door als Documenten, Afbeeldingen, Downloads, Video’s, et cetera.

Bekijk van alles wat u tegenkomt of u het wilt verwijderen of bewaren. U kunt een back-up maken op een externe harde schijf of flinke usb-stick, of nog handiger: alles bewaren in de cloud in OneDrive, DropBox, iCloud of Google Drive.

Stap 2: leegmaken

Maak de mappen en schijven met de eigen maaksels leeg. Mocht er een aparte sectie van de harde schijf gebruikt zijn voor alleen data, dus afgezonderd van de software, dan kunt u die ook formatteren. Kies daarvoor methoden als ‘overschrijven met nullen’ of ‘volledig wipen’.

Stap 3: sporen wissen

  • Verwijder uit de browser(s) alle geschiedenis, opgeslagen wachtwoorden, cookies, bladwijzers, en dergelijke. In Edge kan dat heel snel met de toetscombinatie [Ctrl]+[Shift]+[Delete] die u in het venster Browsegegevens wissen brengt (let op het Tijdsbereik). Van de browser(s) die u toch gaat verwijderen, is dat uiteraard niet nodig.
  • Ruim alle tijdelijke bestanden op. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld opties als Schijfopruiming (in de Eigenschappen van een harde schijf), of speciale schoonmaakprogramma’s als CCleaner of Eraser.
  • Verwijder eventuele snelkoppelingen (op het bureaublad) naar mappen, websites of programma’s.
  • Maak tot slot natuurlijk ook de Prullenbak leeg.

Stap 4: afmelden

Zorg dat de gebruiker afgemeld is bij alle (cloud)diensten, abonnementen en netwerken, en vooral bij het bedrijfsnetwerk. Tenzij de laptop naar een collega gaat natuurlijk, dan hoeft dat voor sommige zaken, zoals de koppeling met het bedrijfsnetwerk, natuurlijk niet.

Stap 5: software verwijderen

Verwijder alle programma’s (apps) via de instellingen van het besturingssysteem. Maak vóór deze stap eventueel een systeemherstelpunt aan, zodat u bij calamiteiten kunt terugkeren naar het moment dat alles nog naar behoren werkte.

De aan de gebruiker gebonden licenties voor bijvoorbeeld kantoorsoftware, beschermings- of beveiligingsprogramma’s en dergelijke moet u verwijderen, een gratis pdf-reader of multimediaplayer kunt u laten staan.

Stap 6: instellingen ontkoppelen

Ontkoppel alle bluetooth-apparatuur die niet met de laptop meegaat. Ook automatische verbindingen met routers, access-points of apparatuur voor (wifi)netwerken kunt u de laptop ‘laten vergeten’.

Er zullen ongetwijfeld nog andere instellingen en gebruikssporen in het besturingssysteem terug te vinden zijn.

Niet in de laatste plaats bijvoorbeeld de gebruikersnaam (met eventuele beveiliging, zoals een wachtwoord, vingerafdruk, gezichtsherkenning of veegpatroon). De gebruiker- en administratoraccounts die daarbij van toepassing zijn, zijn meestal wel aan te passen, of anders te verwijderen en opnieuw aan te maken.

Stap 7: fabrieksintellingen overwegen

Als dit al te omslachtig is, of misschien in uw specifieke geval zelfs onmogelijk, kan terugzetten naar de fabrieksinstellingen ook nog wel soelaas bieden. Dit is zeker te overwegen als de laptop aan een vreemde wordt verkocht.

Stap 8: systeem beveiligen

Als u tot nu toe gebruikgemaakt heeft van systeemherstelpunten, kunt u die het beste nu verwijderen. De nieuwe eigenaar kan dan in ieder geval niet terugkeren naar een vorige situatie en uw software (al dan niet illegaal) gebruiken.