De ondernemingsraad (OR) vertegenwoordigt de werknemers in de organisatie. Om dit goed te kunnen doen, moet de OR de achterban informeren, de dialoog op gang brengen en input genereren. Een nieuwsbrief is hiervoor een geëigend middel. In een paar stappen zorgt de OR voor een aantrekkelijke nieuwsbrief.
De OR moet de achterban op de hoogte houden van zijn activiteiten. Zo moet de OR onder meer de vergaderdata en -agenda's en verslagen van vergaderingen publiceren (artikel 14 WOR), en werknemers informeren over zijn inzet en de al dan niet behaalde resultaten. De OR kan dit doen in de vorm van een nieuwsbrief. Om de nieuwsbrief aantrekkelijk en overzichtelijk te maken, volgt de OR de volgende drie stappen:
In stap 1 bepaalt de OR hoe vaak de nieuwsbrief verschijnt. De stelregel hiervoor is, dat het beter is om eens per kwartaal een sterke nieuwsbrief te maken dan elke maand een nieuwsbrief waar weinig nieuws in staat. De nieuwsbrief heeft een pakkende titel nodig die bij de OR past. De OR moet hiervoor bedenken wat de raad wil uitstralen. Ook moet de OR nadenken over een vaste opmaak met herkenbare kleuren en het gebruik van beeldmateriaal. De OR kan kiezen voor print of een nieuwsbrief via e-mail. Een combinatie kan natuurlijk ook. E-mail leent zich het beste voor nieuws tussendoor.
In de meeste gevallen zal de OR-secretaris of de ambtelijk secretaris de nieuwsbrief schrijven. Hierbij kunnen zij input vragen van gespecialiseerde OR-leden of de OR-commissies. De OR kan ook een commissie instellen voor de OR-communicatie, die de nieuwsbrief verzorgt. Verder is het een goed idee om de nieuwsbrief als vast agendapunt voor de vergadering te noteren. Zo besteedt de OR er structureel aandacht aan.
Om de nieuwsbrief structuur te geven, is het goed om per uitgave een plan op te stellen waarin staat welke onderwerpen aan bod komen. De onderwerpen moeten aansluiten op wat er speelt binnen de organisatie en waarom, wie erbij betrokken zijn en wie de gevolgen ervaart, en wanneer het resultaat van eventuele maatregelen te verwachten is.
Naast wát de OR vertelt, is ook de manier waaróp de OR zijn boodschap brengt van groot belang. Ingewikkelde en afstandelijke formuleringen nodigen niet uit tot lezen. Maak de nieuwsbrief liever wat persoonlijker. Zet bijvoorbeeld uitspraken of ervaringen van OR-leden in de tekst of in de kop. Dat trekt de aandacht en kan herkenbaar zijn voor de lezers, of zet eens een interview met een OR-lid in de nieuwsbrief. In het algemeen geldt: hoe vlotter, actiever en kernachtiger de nieuwsbrief is geschreven, hoe beter de achterban de nieuwsbrief zal lezen (artikel).
In de nieuwsbrief komt te staan welke resultaten de OR heeft behaald. De OR hoeft hier niet bescheiden in te zijn. Door de successen te delen, vergoot de OR tenslotte de betrokkenheid van de achterban. Daarnaast kan de OR de nieuwsbrief gebruiken om vooruit te blikken op wat er de komende periode staat te gebeuren en om de achterban om hun mening te vragen. Een goede nieuwsbrief bevat ook een colofon. Hierin vermeldt de OR de namen en functies van alle OR-leden en hoe zij te bereiken zijn. Dan voldoet de OR meteen aan de wettelijke verplichting van artikel 11, lid 2 WOR.