De OR-nieuwsbrief in drie stappen

De ondernemingsraad (OR) vertegenwoordigt de werknemers in de organisatie. Om de achterban te informeren, een dialoog op gang te brengen en input te genereren, verzorgt een slimme OR een aantrekkelijke nieuwsbrief. Hieronder een drie-stappenplan.

29 maart 2019 | Door redactie

De OR moet de agenda en verslagen van vergaderingen publiceren (artikel 14, lid 2f, 2g en 2h van de Wet op de ondernemingsraden (WOR)). De OR kan dit doen in een nieuwsbrief. Om een heldere, overzichtelijke OR-nieuwsbrief op te stellen, volgt de OR drie stappen:

Stap 1: De OR bepaalt de vorm

In stap 1 bepaalt de OR hoe vaak de nieuwsbrief verschijnt. De stelregel hiervoor is, dat het beter is om eens per kwartaal een sterke nieuwsbrief te maken dan vier keer in één maand een nieuwsbrief en vervolgens een halfjaar niets.
De nieuwsbrief heeft een pakkende titel nodig die bij de OR past. De OR moet hiervoor bedenken wat de raad wil uitstralen. Ook moet de OR nadenken over een vaste opmaak met herkenbare kleuren en het gebruik van beeldmateriaal. De OR kan kiezen voor print of een nieuwsbrief via e-mail. Een combinatie kan natuurlijk ook. E-mail leent zich gemakkelijker voor nieuws tussendoor.

Stap 2: De OR stelt een schrijfplan op

In de meeste gevallen zal de OR-secretaris of de ambtelijk secretaris de nieuwsbrief schrijven. Hierbij kunnen zij input vragen van de gespecialiseerde OR-leden of de OR-commissies. De OR kan ook een communicatiecommissie instellen die de nieuwsbrief verzorgt. Verder is het een goed idee om de nieuwsbrief als vast laatste punt op de agenda van een vergadering te zetten. Zo besteedt de OR er structureel aandacht aan.
Om de nieuwsbrief structuur te geven, is het goed om per uitgave een plan op te stellen waarin staat welke onderwerpen aan bod komen. De onderwerpen moeten aansluiten op wat er speelt binnen de organisatie en waarom, wie erbij betrokken zijn en wie de gevolgen ervaart, en wanneer het resultaat van eventuele maatregelen te verwachten is.

Stap 3: De OR bepaalt zijn schrijfstijl

In de nieuwsbrief komt te staan welke resultaten de OR heeft behaald. De OR mag hier gerust onbescheiden in zijn. Door de successen te delen vergoot de OR de betrokkenheid van de achterban. Wat schrijfstijl betreft: hoe vlotter, actiever en kernachtiger de nieuwsbrief is geschreven, hoe beter de achterban de nieuwsbrief zal lezen.

Vaste onderdelen van de nieuwsbrief

Een goede nieuwsbrief heeft een colofon. De OR vermeldt hierin de namen en functies van alle OR-leden en hoe zij te bereiken zijn. Dan voldoet de OR meteen aan de wettelijke verplichting van artikel 11, lid 2 van de Wet op de ondernemingsraden. Het colofon is direct ook een mooie plek om een vooruitblik te geven op wat er te gebeuren staat en om de achterban om hun mening te vragen.