De regels die een organisatie hanteert voor onder meer de opmaak van brieven, brochures, presentaties en de website moeten worden vastgelegd in het huisstijlhandboek. Zo weten alle werknemers in de organisatie hoe zij communicatie-uitingen moeten vormgeven.
Alle informatie in het huisstijlhandboek moet zonder veel zoekwerk te vinden zijn. Werknemers moeten dus geen cursus hoeven volgen om het systeem of de huisstijl te gebruiken. Het handboek moet daarnaast flexibel zijn, zodat het gemakkelijk is aan te passen en bovendien gemakkelijk te beheren. Boven alles moeten de gebruikers van de huisstijl erop kunnen vertrouwen dat de informatie die het handboek bevat actueel en compleet is.
Afhankelijk van de (grootte van) de organisatie, de wensen en het budget kan een huisstijlhandboek beperkt van omvang zijn of juist heel groot. Vaste onderdelen zijn over het algemeen:
Veel organisaties hebben vandaag de dag een ‘web based’ huisstijlhandboek, te benaderen via internet of intranet (tool). Meestal kan dit alleen met toestemming, bijvoorbeeld met een wachtwoord of inlogcode. De mogelijkheden ten opzichte van een statisch huisstijlhandboek, bijvoorbeeld in pdf-vorm, zijn groot: