Rapporteren is een essentieel communicatiemiddel binnen organisaties en draait om verslag uitbrengen van bevindingen. Er zijn zeven verschillende hoofddoelen van rapportages te onderscheiden.
De overdracht van informatie is dagelijkse kost in elke organisatie. Informeren (1) is dan ook het meest voorkomende hoofddoel van rapporteren. De zender beschikt over informatie die hij wil delen met één of meer ontvangers. Deze ontvangers kunnen werknemers, maar ook externen zijn.
Instrueren (2) is ook informeren, maar hier komt de overdracht van bepaalde vaardigheden aan een doelgroep bij. Denk bijvoorbeeld aan een instructie voor werknemers over het updaten van de bedrijfssoftware (tool).
Motiveren (3) komt in vele vormen en is gericht op het stimuleren van activiteiten of gedrag. De hoop is dat er bij de ontvanger een gepassioneerd vlammetje gaat branden in zijn hart of bevlogen zaadje wordt geplant in zijn brein. Zo kan een leidinggevende een werknemer in een functioneringsgesprek bijvoorbeeld stimuleren om er een schepje bovenop te doen.
De kunst van het overtuigen (4) is een vak apart. Bij deze wijze van rapporteren draait het om de overdracht van een standpunt of visie. Er wordt gebruikgemaakt van argumenten. Bij mondelinge rapportage moet men erop voorbereid zijn dat de gesprekspartner reageert met tegenargumenten. Een goede voorbereiding is dus essentieel, evenals het voorkomen van foute argumentatie.
Het afleggen van verantwoording is een cruciale opdracht voor elke belanghebbende in een organisatie. Van de stagiair tot en met de directeur: iedereen in het organogram (artikel) moet zijn inzet binnen de organisatie op een of andere manier verantwoorden (5). De verantwoording naar buiten komt meestal tot uitdrukking in de (al dan niet financiële) verslaggeving aan uitvragende partijen, maar ook in de manier waarop een organisatie zich naar de buitenwereld profileert.
Op het snijvlak van informeren, motiveren en overtuigen ligt ook beïnvloeden (6). Met dit doel voor ogen wil men een bepaald gevoel of bepaald gedrag bij een individu of groep teweegbrengen. De directeur doet bijvoorbeeld in een speech een emotioneel beroep op de loyaliteit van werknemers, of een werknemer zet een trouwe klant in het zonnetje tijdens een relatiedag. In reclames (tool) wordt ook veel gebruikgemaakt van beïnvloedingstechnieken.
Borgen (7) tot slot gaat over het vastleggen en inbedden van zaken in een organisatie. Dit speelt met name in veranderprocessen, waarbij aanpassingen in de manier van werken, de bedrijfsprocessen of de organisatiestructuur moeten gaan beklijven.