In kleine organisaties kunnen werknemers met een goed idee vaak gewoon bij de directeur binnenlopen. Hoe groter een organisatie wordt, hoe langer de lijntjes. Een ideeënbus kan dan uitkomst bieden.
Veel werknemers zitten boordevol ideeën over ‘hoe het anders kan of zou moeten’ in de organisatie. Zulke gedachten ontstaan bijvoorbeeld uit frustratie over bepaalde werkprocessen, of uit hart voor de zaak, omdat werknemers het beste met hun organisatie voorhebben. Nu is het altijd goed als werknemers ideeën mogen pitchen (artikel) bij hun leidinggevende, maar in de waan van de dag is hier niet altijd tijd en ruimte voor. Naarmate een organisatie groeit, gaan beslissingen ook over meerdere schijven. En hoe meer schijven, hoe groter de kans dat een idee op weg naar het topmanagement strandt.
Een organisatie kan dan ook overwegen om een ideeënbus te introduceren. Dit kan een fysiek soort brievenbus op de werkvloer zijn, maar een digitale postbus op bijvoorbeeld het intranet (tool) is vandaag de dag uiteraard ook een optie. Het kan zelfs lonen om twee ideeënbussen op te tuigen: één voor suggesties die de werkprocessen efficiënter maken (meer intern gericht) en één voor radicale innovaties die de organisatie vooruit kunnen helpen (meer extern gericht).
Het management moet wel áltijd een beargumenteerde reactie geven, ook als een idee te ver ‘outside the box’ is en daarmee onuitvoerbaar. Als er geen reactie komt, zal het een werknemer demotiveren om nogmaals een idee te opperen en het is nu juist een taak van de leidinggevende om te motiveren (e-learning). Leidinggevenden kunnen wel aan werknemers vragen om een goede suggestie altijd eerst met een collega te bespreken, vóórdat ze het idee indienen. Een collega met kennis van zaken kan zijn licht laten schijnen op het idee en waar nodig de kwaliteit van het voorstel verbeteren.