De ondernemingsraad (OR) speelt een belangrijke rol in organisaties. Het is essentieel voor ondernemingsraden om na te denken over de communicatie die de OR de deur uit doet. Bedenk of het om interne of externe communicatie gaat, maar wees vervolgens creatief en gebruik een folder voor interne communicatie, of treed naar buiten met een persbericht.
Meestal is het de organisatie die een persbericht de deur uit doet, maar ook de OR kan een persbericht inzetten. Dit kan zijn om de noodklok te luiden, of om aandacht te genereren voor bijzondere inspanningen van de OR. Zorg dat het bericht nieuwswaarde heeft, pakkend is en geen woord te veel bevat. Bij een persbericht staat het belangrijkste altijd aan het begin van de tekst en het minst belangrijke aan het eind. Het is verder verstandig om de afdeling communicatie of persvoorlichting te vragen om hulp bij het opstellen van het persbericht. Wil de OR regelmatig kortere informatie naar buiten brengen, dan kan de raad ook voor korte berichtgeving via social media kiezen en voor interne communicatie blijft de e-mailnieuwsbrief een handig medium.
Voor interne communicatie is een folder een geschikt en verrassend middel. Hiermee presenteert de OR op een gemakkelijke, overzichtelijke manier informatie over bijvoorbeeld het werk dat de OR-leden doen. Een folder moet vooral handzaam en praktisch zijn. Het is geen medium voor diepgaande informatie, hoewel het wel een bewaarfunctie heeft. Een folder begint altijd met een korte introductie waarin staat waarom hij is geschreven en welke informatie de lezer erin kan vinden. Houd de informatie bondig en werk met subkoppen, zodat de lezer de tekst eenvoudig kan scannen. Gebruik ook opsommingen en eventueel relevante afbeeldingen. Vergeet niet om ter afsluiting praktische zaken op te nemen, zoals een websiteadres voor meer informatie en contactgegevens.
Een whitepaper is een kennisdocument waarin de lezer advies krijgt. Een wat ongebruikelijk medium voor de OR, maar het geeft de raad een kans om zichzelf als expert te profileren en te laten zien inhoudelijk inzicht te hebben in een onderwerp dat de achterban (of andere ondernemingsraden) als iets ingewikkelds beschouwen: denk aan het houden van OR-verkiezingen. Een whitepaper is een uitgebreide tekst met veel ruimte voor verdieping, vaak ook met beeldelementen. Een gemiddeld whitepaper telt al gauw acht tot twaalf pagina’s. Maak het onderwerp echter niet te breed door het van tevoren goed in te kaderen. Ook hier bevorderen tussenkoppen, opsommingen, illustraties, tabellen en grafieken de leesbaarheid.