Volledig foutloos schrijven is lastig, want het Nederlands kent een hoop taalregels én uitzonderingen. Zo gaan taalgebruikers vaak de mist in bij het gebruik van hoofdletters in namen van instellingen en organisatieonderdelen. Denk aan ‘het Dagelijks Bestuur’; dat staat gewichtig, maar is niet correct.
De juiste schrijfwijze is ‘het dagelijks bestuur’, zonder hoofdletters dus. In principe worden alleen unieke instellingen met hoofdletters geschreven. Zo is de Hoge Raad bijvoorbeeld een unieke eigennaam, namelijk voor het hoogste gerechtsorgaan dat Nederland kent. Het ‘dagelijks bestuur’ is geen eigennaam, want het verwijst niet naar een unieke instelling, maar een generiek organisatieonderdeel: veel organisaties hebben een dagelijks bestuur. Om diezelfde reden krijgen allerlei andere niet-unieke instellingen en organisatieonderdelen ook geen hoofdletter. Zo is het ‘de raad van toezicht’, ‘de ondernemingsraad’, ‘de gemeente’ en ook ‘het college van burgemeester en wethouders’. Als deze instellingen gecombineerd worden met een eigennaam van een organisatie, blijft de regel nog steeds gelden. Het is dus ‘de raad van toezicht van Universiteit Leiden’ en ‘de gemeente Rotterdam’.
Natuurlijk kent het Nederlands ook weer meerdere uitzonderingen die voor miscommunicatie (tool) kunnen zorgen: als een taalgebruiker een bepaalde afdeling binnen de organisatie wil benoemen, krijgt deze soms een hoofdletter en soms niet. Een voorbeeld: 'De communicatieafdeling regelt de correspondentie' en 'De correspondentie wordt geregeld door onze afdeling Communicatie'. In het eerste geval wordt de naam generiek gebruikt (om de communicatieactiviteiten te benadrukken), in het tweede geval als eigennaam. Daarnaast moet een taalgebruiker bij afkortingen soms wél hoofdletters gebruiken. Zo wordt 'de ondernemingsraad' afgekort 'de OR' en 'het college van burgemeester en wethouders' 'het college van B&W'.