Een zakelijke e-mail met daarin een joekel van een spelfout is niet bevorderlijk voor het imago van uw organisatie. Maar ook foutloze e-mails kunnen de plank nog steeds flink misslaan. Denk maar aan een raar lettertype of een e-mail die pas drie weken later beantwoord wordt. Als uw organisatie professioneel wil overkomen, moeten er regels voor het versturen van zakelijke e-mail opgesteld worden.
E-mailcontact tussen organisaties en hun relaties laat namelijk behoorlijk te wensen over. Vaak geldt dat de e-mail die u als antwoord toegestuurd krijgt, aan alle kanten rammelt. Toch is het versturen van een foutloze en efficiënte e-mail geen hogere wiskunde. Uw organisatie zal alleen wel duidelijke afspraken moeten maken. Zo kunnen medewerkers zich houden aan de volgende aanwijzingen:
Het staat bovendien erg professioneel als de online communicatie aansluit op de huisstijl van uw organisatie. Alle medewerkers moeten daarom weten welk lettertype zij in e-mails moeten gebruiken. Standaardteksten voor een ontvangstbevestiging, een afwezigheidsmelding en de automatische handtekening doen ook wonderen. U weet dan zeker dat alle medewerkers op dezelfde manier communiceren. Dat verkleint de kans op fouten door slordigheid al behoorlijk.