Ook digitale memo moet kort en duidelijk zijn
Door de digitalisering verdwijnen bepaalde fysieke vormen van schriftelijke communicatie. Want, zeg eens eerlijk, wie print er nog wel eens een memo en deelt die vervolgens uit? Toch is er nog een rol voor de memo.
Een memo sturen gebeurt nog steeds, maar niet veel medewerkers zullen hem nog uitprinten en fysiek verspreiden in de organisatie. In plaats daarvan worden zaken die per memo kunnen worden meegedeeld steeds vaker in een e-mail verwerkt en verstuurd. Een digitale memo dus. Want hoewel hij niet meer wordt uitgeprint, blijft er wel een rol voor de memo bestaan in bedrijven: namelijk kort en bondig informatie geven. Daarom is het belangrijk dat u een memo goed opstelt; de ontvanger moet snel zien waar het overgaat.
Snel de boodschap brengen
De lezer moet snel uw boodschap kunnen zien en begrijpen. Houd de tekst dus kort en formuleer kernachtig. Zo is uw memo snel te scannen:
- De boodschap staat centraal, houd de inleiding dus kort.
- Beantwoord in uw memo de vijf W’s: Wat, wanneer, waar, wie en waarom?
- Moet de lezer iets doen, geef dan een duidelijk call-to-action.
- Maak de memo overzichtelijk op, gebruik tussenkoppen, bullets voor opsommingen of kaders.
- Dateer de memo en geef aan van wie de informatie afkomstig is.