Vermijd negatieve woorden in e-mail

Een e-mailtje is zo verstuurd, maar u kunt er de plank flink mee mis slaan. Juist in een zakelijke e-mail is de toon en woordkeuze belangrijk. Neem dus de tijd om een e-mail op te stellen, ook als het om een kort bericht gaat. Door de juiste woorden te kiezen, geeft u de lezer een positief gevoel.

9 februari 2015 | Door redactie

E-mailen is lekker makkelijk en snel; een mailtje is immers zo geschreven en verstuurd. En daar schuilt nu juist het gevaar. Want heeft u wel voldoende stilgestaan bij de toon en woordkeuze van uw e-mail? Kort en bondig zijn is prima, maar bot en ongenuanceerd niet. Neem dus vooral de tijd om na te denken over uw tekst; u weet nooit hoe de ander uw e-mail ervaart. Het is een kwestie van de juiste woorden kiezen, en proberen u in de ander te verplaatsen, net zoals u dat in een gesprek zou doen. Hoe voorkomt u dat uw zakelijke boodschap verkeerd wordt opgevat?

Vermijd negatieve formuleringen

Zelfs als u een negatieve boodschap heeft, kunt u die beter positief formuleren. Dat gaat vanzelf als u woorden met een negatieve gevoelswaarde vermijdt. Dus woorden als ‘helaas’, ‘jammer genoeg’, ‘tot onze grote spijt’ laat u achterwege. Maar ook woorden als ‘niet’ ('niet genoeg', 'niet mogelijk', 'niet gebruikelijk', ‘niet voldoende’ et cetera), ‘nooit’, ‘onmogelijk’ en dergelijke, benadrukken vooral wat er allemaal niet kan. De lezer houdt hoe dan ook een negatief gevoel over aan uw boodschap. Als u benadrukt wat u wel kunt doen in plaats van wat er allemaal niet kan, laat u een positieve indruk achter. U maakt dan ook meer kans om iets van iemand gedaan te krijgen.