Er is geen wet die aangeeft welke onderdelen organisaties in een offerte moeten opnemen. Toch hebben veel organisaties een standaardopbouw ontwikkeld en vastgelegd in werkbeschrijvingen.
Er zijn een aantal onderdelen te benoemen die over het algemeen vaak in een offerte terugkomen:
De hoofdbrief is meestal volgens een bepaalde structuur opgebouwd. De brief begint met een persoonlijke aanhef, gevolgd door een inleiding, het vraagstuk waar het aanbod uit de offerte een oplossing voor biedt (bij een grote offerte), het concrete aanbod, de prijs, de algemene voorwaarden (of een verwijzing daarnaar) en een afsluiting waarmee de hoofdbrief eindigt. Deze termijn is in feite bedenktijd voor de klant. Vanuit het oogpunt van de financiën is het ook verstandig om deze geldigheidsduur aan de offerte te verbinden, want mogelijk kan de offerte over een aantal maanden niet meer worden waargemaakt. Bij het uitvoeren van opdrachten spelen namelijk ook variabele factoren een rol zoals: inkoopprijzen, indexatie van lonen (tool), rentestanden en gewijzigde planningen.