Zo krijgt u wél antwoord op uw e-mails

Werknemers krijgen op een dag een berg aan e-mails binnen. Sommige e-mails worden direct beantwoord en afgehandeld, anderen belanden op de stapel ‘nog af te handelen’ en een deel verdwijnt zo goed als ongelezen in de prullenbak. Om te voorkomen dat uw e-mails tot een van deze laatste twee categorieën behoren, zijn er een paar tips die u op elk bericht kunt toepassen.

Tips voor het opstellen van e-mailberichten

Zorg dat u antwoord krijgt op uw e-mails door onderstaande tips mee te nemen bij het opstellen van uw e-mailberichten:

• Houd uw verhaal zo kort mogelijk (maximaal 100 woorden). Aanvullende (achtergrond)informatie kunt u opnemen in een bijlage, in de vorm van links of u geeft de ontvanger een mondelinge toelichting.
• Formuleer uw tekst zo eenvoudig mogelijk met korte zinnen en vermijd moeilijke woorden of jargon. Hoe leesbaarder uw tekst (artikel), hoe groter de kans dat uw boodschap daadwerkelijk overkomt en de lezer doet wat u vraagt. Let ook op een correcte spelling (artikel).
• Begin uw e-mail met wat u wilt bereiken (‘Graag uw reactie op het volgende …’). Geef in uw e-mail ook aan voor welke datum u een reactie wilt. 
• Formuleer een duidelijke onderwerpregel die aangeeft waar het over gaat en wat u wilt (‘Graag uw reactie op bijgaande documenten over …’).
• Heeft u geen reactie gehad, stuur dan een reminder. Vraag of de ontvanger al kans heeft gezien uw eerdere e-mail te lezen en stuur uw eerder verzonden bericht mee. Zo kunt u de reminder heel kort houden en volstaan met de verwijzing. Pas eventueel ook de onderwerpregel aan (‘Reminder op eerdere mail’).