VERDIEPINGSARTIKEL

Bereik uw doel met een passende tekst

De spelling, leestekens en structuur zijn belangrijk voor een begrijpelijke tekst, maar dat is niet alles wat nodig is voor het overbrengen van uw boodschap. Om ervoor te zorgen dat de inhoud van uw teksten wordt begrepen, zijn er andere aandachtspunten. Zo is het zaak om taalgebruik, stijl en toon steeds af te stemmen op degene(n) voor wie u de tekst schrijft.


29 december 2020 9 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


U moet voor iedere tekst die u schrijft moet u heel wat zaken onderzoeken en diverse beslissingen nemen. Alleen dan krijgt u een tekst waarmee u uw doelgroep en doel bereikt.

Wat is het doel van de tekst?

Het eerste wat u moet vaststellen als u een tekst gaat schrijven, is het doel. Het maakt niet uit hoe lang of kort, ingewikkeld of eenvoudig de tekst is. Als u niet helder voor ogen heeft wat u met de tekst wilt bereiken, brengt u de boodschap nooit goed over.
Het doel vaststellen is niet altijd eenvoudig. U wilt bijvoorbeeld een e-mail de deur uitdoen om alle medewerkers te informeren over een aanstaande reorganisatie. U heeft deze mail samen met de directie zorgvuldig opgesteld. Maar wat wilt u bereiken? Wilt u informeren? Wilt u medewerkers ‘meekrijgen’ met de plannen? Of ze ergens toe uitnodigen? Het zijn vragen die de vorm en inhoud van de tekst bepalen.

Communicatieve functies

Een tekst kan diverse communicatieve functies vervullen. Een tekst kan ook meerdere functies tegelijk hebben. Zeker bij korte teksten is het echter praktisch als u één hoofdfunctie selecteert. Anders is de kans groot dat u geen enkel doel bereikt, omdat u moet schipperen tussen twee of meer functies. Veelgebruikte functies van teksten zijn:

  • signaleren;
  • agenderen;
  • informeren;
  • enthousiasmeren;
  • adviseren.

U kunt zich voorstellen dat een tekst die tot doel heeft te informeren, heel anders klinkt dan een tekst die moet enthousiasmeren. De zinsconstructie, lengte van zinnen, woordkeuze en aanspreekvorm zullen flink verschillen. Daarom is het belangrijk dat u het doel – en dus ook de communicatieve functie – van de tekst vaststelt voordat u begint met schrijven.

Wie is de doelgroep?

Naast de algemene richtlijnen die u kunt hanteren om tot een heldere, prettig leesbare tekst te komen, is het belangrijk dat uw tekst direct aansluit bij de doelgroep. Stuurt u een e-mail naar uw team, dan is de toon anders dan als u schrijft naar bijvoorbeeld een zakenrelatie.
Jongeren benadert u op een andere manier dan ouderen. Leken moet u meer uitleggen, terwijl u bij deskundigen best wat vaktermen kunt gebruiken. En terwijl behoudender lezers graag in nette volzinnen worden aangeschreven, spreken korte, kleurrijke en beeldende zinnen en kreten een hipper publiek aan.

Hoe maakt u uw tekst leesbaar?

Het is een open deur, maar wilt u dat mensen uw tekst lezen, dan moet deze leesbaar zijn. Toch houden veel schrijvers zich niet aan deze eenvoudige stelregel. Ze nemen te veel voor bekend aan, of ze zijn bang dat mensen hen niet serieus nemen en schrijven daardoor te ingewikkelde zinnen met veel lastige termen en moeilijke woorden.
Dat maakt een tekst ontoegankelijk én onaantrekkelijk voor de mensen die u wilt bereiken. Als u zich aan een aantal duidelijke regels houdt, worden teksten al snel een stuk prettiger leesbaar.

Gevoel is belangrijk bij leesbaarheid

Soms is een grammaticale constructie correct, maar kan hij toch niet goed ‘aanvoelen’. Denk aan de formulering: ‘een aantal collega’s is op reis’. Deze zin klopt, omdat de constructie ‘een aantal’ enkelvoud is, en hierbij dus een enkelvoudige werkwoordsvorm hoort. Maar voor het gevoel zou de zin ‘een aantal collega’s zijn op reis’ logischer zijn. Er is tegenwoordig een tendens om meer af te gaan op de leesbaarheid van teksten en niet koste wat kost de regels te volgen. Dit heeft ongetwijfeld te maken met de digitale ‘snelle’ wereld waarin wij opereren en het grote bereik van (sociale) media.
Voor u betekent dit dat u de leesbaarheid van een tekst vaker voorop kunt zetten. Zorg er uiteraard voor dat de ‘fouten’ niet zodanig zijn dat ze onprofessioneel overkomen.

Korte zinnen vergroten de leesbaarheid

Leesbaar schrijven betekent vaak eenvoudig schrijven. Dat betekent niet dat u op de hurken moet gaan zitten of het taalgebruik van Jip en Janneke moet overnemen. Het houdt vooral in dat u korte zinnen schrijft, met bij voorkeur niet meer dan één bijzin. Zijn zinnen te lang, dan kunt u twee dingen doen. Splits de zin in twee of meer zinnen op, of schrap overbodige woorden uit de zin. Overigens hoeft u niet alle langere zinnen te decimeren. Langere zinnen afwisselen met kortere leest het prettigst.

Drie ‘kniptips’ voor lange zinnen

Lange zinnen fabriceren is vaak meer regel dan uitzondering. Deze tips helpen u om uw zinnen op te knippen in meerdere korte zinnen:

  • Schrap de hulpwerkwoorden. Woorden als ‘worden’ en ‘zullen’ maken een zin onnodig lang en ook wat ambtelijk qua toon. Als u ze actief maakt, zijn zinnen meteen een stuk aantrekkelijker.
  • Schrap de lange uitdrukkingen. Denk aan ‘ten behoeve van’ (‘voor’) of ‘ten gevolge van’ (‘door’).
  • Schrap komma’s. In veel situaties kunt u de komma’s gewoon vervangen door een punt. De nieuwe zin beginnen met een hoofdletter en klaar bent u.
Beperk de lengte van de tekst

Niet alleen de lengte van zinnen, maar die van de hele tekst is van belang. Hoe langer de tekst, hoe kleiner de kans dat de lezer die volledig in zich opneemt. Daarom is het aan te raden de lengte van uw teksten te beperken. Gelukkig geldt hetzelfde als voor het inkorten van zinnen: de eerste versie van een tekst die u schrijft, kunt u bijna altijd gemakkelijk inkorten. Dat gaat ook niet ten koste van de inhoud. Het geeft u juist de kans om uw kernboodschap duidelijker naar voren te brengen, omdat deze niet wordt bedolven onder woorden die er minder toe doen.

Overbodige woorden

Bepaalde woorden, stijlvormen en zinsneden kunt u in bijna alle gevallen beter vermijden. Ze zijn overbodig, wollig of verwarrend – of allemaal tegelijk. Denk aan formuleringen als: ‘Dit is te wijten aan het feit dat…’ Met ‘omdat’ of ‘doordat’ drukt u precies hetzelfde uit. En wat denkt u van het klantvriendelijk klinkende ‘Wij verzoeken u vriendelijk om…’ Korter en duidelijker is het als u gewoon zegt: ‘Wilt u…’ Het omslachtige ‘Tot mijn spijt moet ik u mededelen dat ik niet…’ kunt u net zo goed vervangen door het begrijpelijke ‘Helaas kan ik niet…’

Hulpwerkwoorden kunt u vaak weglaten

Veel schrijvers gebruiken ook de hulpwerkwoorden ‘kunnen’ en ‘zullen’, als ze deze net zo goed kunnen weglaten. Met deze woorden houdt u een kleine slag om de arm – en maakt u de zinnen nodeloos lang. U kunt zeggen: ‘Wij zullen dit meewegen bij onze beslissing.’ Maar ‘Wij wegen dit mee bij onze beslissing’ is directer en beknopter.

Puntig schrijven vereist oefening

Het is misschien een cliché, maar in veel gevallen gaat het wel op: korte teksten zijn vaak beter. Een echt goede tekstschrijver brengt vaak met een korte tekst de boodschap beter over dan een goedbedoelende amateur in een tekst van tweemaal die lengte. Puntig schrijven is echt een vaardigheid die u niet mag onderschatten.
Vaak komt u echter niet meteen tot een beknopte tekst. U bedenkt eerst wat u wilt schrijven en zet dit op papier. Vervolgens gaat u kritisch naar uw tekst kijken. Zijn de zinnen nodeloos lang? Gebruikt u lege of vage woorden? Zegt u bepaalde dingen twee keer? Vervalt u in clichés? Dat zijn allemaal mogelijkheden om te schrappen en uw tekst korter en puntiger te maken. Hoe vaker u dit oefent, hoe sneller het gaat. En u zult merken dat ook de eerste versies van uw teksten steeds beknopter worden. Zo schrijft u steeds vlotter puntige, aansprekende teksten.

Hoe laat u uw tekst opvallen?

Aantrekkelijk schrijven is niet alleen correct en beknopt schrijven. U wilt natuurlijk ook opvallen, de lezer ‘uw tekst in trekken’. U kunt dit op veel manieren doen. U kunt een opvallende of controversiële uitspraak doen in de kop of intro van de tekst. Of u kunt beginnen met een aansprekend voorbeeld, waarmee de lezer zich identificeert of dat hem raakt. U kunt ook kiezen voor woorden in de koppen die direct opvallen.

Zorg voor een ijzersterke titel

U moet de zaken die een lezer aantrekken niet verstoppen in de tekst. Zet ze vooraan of in opvallende tekstdelen, zoals koppen, streamers en de intro. En zorg voor een ijzersterke kop of titel. Dat is immers het eerste wat een lezer ziet. Aan de hand daarvan bepaalt hij of hij meer dan twee seconden van zijn tijd wil besteden aan uw tekst. 

Vormgeving belangrijk bij lezen van beeldscherm

Een tekst lezen van een beeldscherm werkt anders dan lezen op papier. Lezers scannen een tekst op trefwoorden, zien de kop en de tussenkopjes en besluiten op basis daarvan of ze doorgaan met lezen. Een belangrijk element hierbij is de vormgeving. Een aantal zaken kunt u hierbij in het oog houden:

  • Gebruik korte en bondige zinnen.
  • Zorg voor veel witruimte. Een lange lap tekst, vooral online, schrikt lezers af. Ze komen juist voor snelle informatie.
  • Maak lijstjes met bulletpoints.
  • Eindig met een heldere ‘call-to-action’ (kortweg CTA). Dit kan een linkje zijn waar lezers meer informatie kunnen vinden of een button om zich ergens voor aan te melden.

Hoe onderbouwt u uw boodschap?

Voor iedere tekst geldt: u moet uw boodschap goed onderbouwen. Bovendien moet u de argumenten die uw boodschap overtuigingskracht verlenen niet wegstoppen in de tekst, maar juist eruit lichten. Dat doet u door te zorgen voor een duidelijke structuur, waarin u de kernboodschap en de belangrijkste argumenten duidelijk aangeeft.

Door een goede structuur aan te brengen in uw tekst, leidt u de lezer door de tekst heen. Vestig zijn aandacht op de belangrijkste punten en zorg ervoor dat hij die in de juiste volgorde onder ogen krijgt. Het is altijd verstandig om de belangrijkste zaken in een tekst vooraan te zetten. Als u ze pas later noemt, vallen ze niet alleen minder op, maar loopt u ook het risico dat lezers al afhaken voordat ze de kernboodschap hebben begrepen.

Dat risico wordt groter naarmate de tekst langer is. En dan heeft u al die argumenten voor niets bedacht. Het is daarom vaak slim om de kernboodschap helemaal vooraan in de tekst te zetten. Benut vervolgens de structuur om de argumenten uit te lichten. U kunt bijvoorbeeld alle argumenten in het begin opsommen en daaronder uitwerken. Dat levert wel een vrij statische, zakelijke tekst op.

U kunt argumenten uitlichten door ieder argument een tussenkopje te geven. Of door het in één korte zin of een kernwoord samen te vatten en dit een andere kleur of lettergrootte te geven. Zo trekt het oog van de lezer daar vanzelf naartoe.

Meer is niet altijd beter

Er zijn eindeloos veel soorten onderbouwingen en argumenten te bedenken. Het is belangrijk dat u zich afvraagt welke bij uw doelgroep passen. Bedient u een zakelijke doelgroep, dan is het verstandig om met zakelijke, meetbare argumenten te komen. Is uw boodschap juist op plezier of genieten gericht, dan hoeft u niet met cijfers aan te komen. U wilt dan emoties opwekken, wat vaak beter gaat met voorbeelden of puur subjectieve beschrijvingen.

Als u meer argumenten gebruikt om uw boodschap te onderbouwen, is de onderbouwing vaak sterker. Natuurlijk moet de lengte van uw tekst hiertoe wel de mogelijkheid bieden. Als u in een tekst van enkele zinnen drie argumenten probeert te proppen, zal de tekst er vaak niet duidelijker van worden. In langere teksten werkt dat beter.

Gebruik ze wel op de juiste manier. Zet uw argumenten eens in een schema, waarbij u onderscheid maakt tussen hoofdargumenten en subargumenten. Zo weet u welke u beslist moet opnemen en welke optioneel zijn. Ook ziet u zo welke argumenten u het duidelijkst moet uitlichten.

Voorbeelden uit de praktijk of uw fantasie

U kunt er ook voor kiezen om uw kernboodschap te onderbouwen met voorbeelden. U kunt echte voorbeelden uit de praktijk gebruiken of verzonnen voorbeelden. Meestal overtuigen praktijkvoorbeelden de lezer eerder. Voorbeelden maken een tekst minder theoretisch. Met een enkel kort voorbeeld maakt u een situatie voor de lezer in één keer duidelijk. Als u dit moet omschrijven, gebruikt u al snel meer woorden, terwijl de boodschap minder duidelijk overkomt.

Wat heeft u aan feedback?

Zelfs een ervaren tekstschrijver heeft er baat bij om zijn teksten te laten lezen door anderen. Vraag dus gerust iemand anders even naar uw tekst te kijken; iemand met een frisse blik ziet altijd weer dingen die u niet meer opvallen. U kunt ervoor kiezen om uw tekst voor te leggen aan collega’s of een van uw medewerkers. Zij weten wat het doel van uw tekst is en welke boodschap u wilt overbrengen. Zij kunnen dus goed inschatten of uw tekst doet wat hij moet doen. Ze geven u nieuwe ideeën voor uw tekst en wijzen u op stijlfouten die u vaker maakt. Zo weet u waarop u bij het schrijven van de volgende tekst moet letten.

Er zijn diverse soorten feedback mogelijk. U kunt in ieder geval de volgende drie onderscheiden:

  • spelling en grammatica;
  • stijl en toon;
  • inhoud.

Meestal is het handig om één of hooguit twee van die soorten feedback te vragen aan één persoon. Als een reviewer op te veel zaken tegelijk gaat letten, kan die feedback verwarrend worden. Bovendien kunt u dan de echte deskundigen vragen om feedback: degene met inhoudelijke expertise vraagt u om inhoudelijke feedback, de perfectionist om feedback op uw spelling.

Schrijven is schaven

Als u feedback heeft gekregen op uw tekst, moet u daarmee weer aan de slag. U hoeft natuurlijk niet alle op- en aanmerkingen klakkeloos over te nemen. En meelezers kunnen ook verschillen in hun oordeel. Overleg eerst even met degene die de feedback heeft gegeven en leg uit waarom u bepaalde zaken op die manier heeft opgeschreven. Als u de tekst aan de juiste persoon heeft voorgelegd, krijgt u zeker ook zinnige feedback. Dan is het verstandig om de tekst toch aan te passen. Dat kan een demotiverend gevoel geven: wéér sleutelen aan die tekst waar u al zo veel uren in heeft zitten. Maar schrijven is schaven, en daar wordt uw tekst echt beter van!



Meer informatie vindt u in de toolbox Zo voorkomt u missers in uw schriftelijke communicatie.