VERDIEPINGSARTIKEL
Veelgestelde vragen over kort- en langdurend zorgverlof
Als een werknemer de zorg voor een naaste op zich neemt, is hij tijdelijk minder uren inzetbaar voor uw organisatie. Dat heeft een hoop praktische implicaties: weet u bijvoorbeeld of u het percentage dat u zijn loon doorbetaalt, moet aanpassen? En mag de werknemer voor al zijn zorgbehoevende naasten verlof opnemen?
Een ziek kind, een hulpbehoevende ouder of een goede vriend die verzorging nodig heeft: het komt in de praktijk regelmatig voor. Wil een van uw werknemers voor zijn naaste zorgen, dan kan dat de nodige vragen opleveren.
Wanneer moeten we zorgverlof verlenen?
Als een werknemer de noodzakelijke verzorging van een naaste op zich neemt, moet u zorgverlof verlenen. Een naaste van de werknemer is in deze situatie:
- zijn echtgenoot, geregistreerde partner of degene met wie hij samenwoont;
- zijn kind;
- een kind van zijn echtgenoot, geregistreerde partner of degene met wie hij ongehuwd samenwoont;
- zijn pleegkind dat volgens de basisregistratie personen op hetzelfde adres woont en dat hij als pleegouder verzorgt;
- zijn bloedverwant in de eerste of tweede graad, zoals (groot)ouders of broers en zussen;
- degene met wie hij anderszins een sociale relatie heeft (zoals schoonouders of een vriend), voor zover de te verlenen verzorging rechtstreeks voortvloeit uit die relatie en redelijkerwijs door de werknemer moet worden verleend;
- degene die, zonder dat er sprake is van een arbeidsrelatie, deel uitmaakt van zijn huishouding.
Degene die de zorg ontvangt, hoeft niet per se ziek te zijn. Hij kan ook hulpbehoevend zijn, omdat bijvoorbeeld zelf wassen of aankleden niet (meer) lukt.
Wat is het verschil tussen kort- en langdurend zorgverlof?
Kortdurend zorgverlof is bedoeld voor de kortdurende verzorging van een naaste. Langdurend zorgverlof voor de langdurende verzorging. Praktisch gezien zit het belangrijkste verschil ‘m in de loondoorbetaling en de duur.
Hoelang mag het zorgverlof duren?
Het kortdurend zorgverlof duurt in elke periode van twaalf achtereenvolgende maanden maximaal twee keer de arbeidsduur per week. De periode van twaalf maanden gaat in op de eerste dag van het verlof. Dus als een werknemer 36 uur per week werkt, mag hij in 12 maanden tijd maximaal 2 × 36 = 72 uur kortdurend zorgverlof opnemen. Begint dat verlof op 1 september 2021, dan kande werknemer dus tot 1 september 2022 maximaal 72 uur opnemen.
Langdurend zorgverlof mag langer duren. Het duurt maximaal zes keer de arbeidsduur per week per periode van 12 maanden. Ook deze teller begint te lopen op de eerste dag van het verlof.
Moeten we het loon doorbetalen?
Tijdens het kortdurende zorgverlof heeft de werknemer volgens de wet recht op 70% van zijn loon, maar altijd ten minste op het voor hem geldende wettelijke minimumloon. U hoeft op grond van de wet geen (percentage van het) loon door te betalen over het deel van het loon van de werknemer dat boven het maximumdagloon uitkomt. Al kan een collectieve arbeidsovereenkomst (cao) anders bepalen. Tijdens langdurend zorgverlof heeft de werknemer volgens de wet geen recht op loondoorbetaling.
Hanteer voor beide verlofvormen de juiste codes in uw salarisadministratie
Mag onze organisatie kortdurend zorgverlof weigeren of om bewijs vragen?
Bij kortdurend zorgverlof moet de werknemer in principe vooraf aan uw organisatie melden (tool) dat hij verlof opneemt en waarom. Lukt dat niet, dan moet hij het verlof zo spoedig mogelijk melden. Hij moet daarbij aangeven hoeveel verlof hij opneemt, hoe hij de uren wil verdelen over de week of maand en hoelang hij verlof denkt nodig te hebben. Hij neemt bijvoorbeeld elke werkdag één uur op om een halfuur later te beginnen en een halfuur eerder weg te gaan en wil die regeling gedurende zes weken volhouden.
Bij zwaarwegend bedrijfsbelang is verlof te weigeren
U mag als werkgever vervolgens aangeven dat u een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang (V&A) heeft om het verlof te weigeren. Let op: het moet wel redelijk en billijk zijn dat het belang van de werknemer voor uw bedrijfsbelang wijkt. Doet u dat niet meteen, dan kunt u zich later ook niet meer op dit belang beroepen.
Toch hoeft u de werknemer niet op zijn blauwe ogen te geloven. U mag namelijk achteraf van hem verlangen dat hij aannemelijk maakt dat hij zijn werk niet heeft verricht in verband met de noodzakelijke verzorging van een naaste. Vraag bijvoorbeeld om een afspraakbevestiging van het ziekenhuis of een verklaring van een arts. Let op: daarin mogen natuurlijk geen medische gegevens over de naaste staan. Daar heeft u als werkgever immers niks mee te maken.
Verzoek om extra informatie leidt tot uitstel
Als een werknemer langdurend zorgverlof aanvraagt, maar daarbij niet alle benodigde informatie aanlevert, mag u hem vragen om extra informatie. Zolang de werknemer die informatie niet heeft aangeleverd, mag u de beslissing over zijn aanvraag opschorten.
Ook als u daardoor niet minstens een week vóór aanvang van het verlof een beslissing kunt nemen, mag u extra informatie vragen. Doe dit wel altijd schriftelijk, zodat u bij een eventueel conflict kunt aantonen dat u om informatie gevraagd heeft en dus op tijd was met uw schriftelijke reactie.
Ook kunt u - om de werknemer niet in een lastig parket te brengen - het verlof toekennen op voorwaarde dat de werknemer alsnog binnen een bepaalde termijn de gevraagde informatie aanlevert. Doet hij dat niet, dan spreekt u vooraf met hem af dat het dan vakantiedagen kost.
En hoe zit dat dan met langdurend zorgverlof weigeren?
De impact van langdurend zorgverlof is voor uw organisatie natuurlijk groter dan die van kortdurend zorgverlof. De werknemer moet het daarom ook eerder aangeven als hij deze verlofvorm wil benutten: twee weken voor de beoogde ingangsdatum. Dat moet hij schriftelijk doen onder vermelding van:
- de reden voor het verlof;
- de omvang van het verlof;
- de duur van het verlof;
- de spreiding van de verlofuren;
- de persoon die de zorg nodig heeft;
- het tijdstip waarop het moet ingaan.
U mag het verzoek om verlof alleen weigeren met een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang. Dat moet u dan schriftelijk aan de werknemer melden met daarbij welk belang het is. Dat belang moet zo zwaar wegen dat het belang van de werknemer naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken. Bovendien kunt u zich alleen op dit belang beroepen bij de aanvraag van de werknemer en dus niet later alsnog.
Let op: zodra u het schriftelijke verzoek van de werknemer binnenkrijgt, heeft u tot uiterlijk één week voor de beoogde ingangsdatum om de werknemer te laten weten of u zijn verzoek inwilligt. Doet u dat niet, dan staat het verlof vast conform het verzoek van de werknemer. Deze termijn wordt verlengd met het aantal dagen waarmee de werknemer de noodzakelijke informatie nog niet aan u heeft verstrekt.
Kortdurend zorgverlof én langdurend zorgverlof
De werknemer mag ervoor kiezen om het eerder opgenomen kortdurend zorgverlof als langdurend zorgverlof aan te laten merken, waardoor hij zijn recht op kortdurend zorgverlof behoudt. Het moment waarop de verlofvorm wijzigt in langdurend zorgverlof, beslist de werknemer in principe dan ook zelf.
Verduidelijk in ieder geval dat hij tijdens het langdurend zorgverlof geen recht op loon heeft, in tegenstelling tot het kortdurend zorgverlof (waarbij hij recht op 70% van zijn loon heeft, met het wettelijk minimumloon als minimum). Let op dat in een eventuele cao waaraan u gebonden bent, andere afspraken kunnen staan over het zorgverlof.
Als er geen cao is, mag de werkgever ook met de ondernemingsraad (OR) afspraken maken, waarin ten nadele van de werknemer wordt afgeweken van de wet. Is er ook geen OR? Dan mag de werkgever die afspraken maken met de personeelsvereniging (PV).
Bij afwijking van de wet ten nadele van de werknemer moet bij kortdurend zorgverlof de werknemer wel elke periode van 12 achtereenvolgende maanden recht houden op eenmaal de arbeidsduur per week. Bij langdurend zorgverlof op het wettelijke minimum aan vakantie-aanspraken.
Meer informatie over ondersteuning van werknemers die mantelzorgen vindt u in de toolbox Snel aan de slag met hulp aan werkende mantelzorgers.