Als HR-professional moet u over zeer uiteenlopende competenties beschikken. U bent een strategisch partner voor het management, een vraagbaak voor uw werknemers, een adviseur met betrekking tot juridische zaken en arbeidsvoorwaarden en een begeleider bij veranderingstrajecten. Om de kwaliteit en het niveau van het HR-vak te waarborgen, heeft de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP) een P&O beroeps- en gedragscode opgesteld. De code is een handig instrument als u wilt toetsen in hoeverre uw HR-afdeling aan de normen voldoet en welke punten nog ontwikkeling vereisen. Daarnaast kunnen uw werknemers uit de code afleiden wat zij van u kunnen verwachten.
1. Gedragscode voor de P&O professional
1.1. Competentie en niveau
1.2. Uitstraling en reputatie
1.3. Relatie van P&O professional met arbeidsorganisatie en stakeholders
1.4. Algemeen verbindende voorschriften
1.5. Naleving NVP Sollicitatiecode
1.6. Vertrouwelijkheid en loyaliteit
1.7. Einde van de samenwerking met de P&O professional
1.8. Klachten op grond van de gedragscode
2. Beroepscode
2.1. Ondernemings- en personeelsstrategie
2.2. Organisatieverandering en -cultuur
2.3. Overleg en arbeidsverhoudingen
2.4. P&O Internationaal
2.5. Personeelsplanning en -voorziening
2.6. Personeelsbeheer
2.7. Management Development en personeelsontwikkeling
2.8. Arbeidsvoorwaarden, prestatie- en gezondheidsmanagement en arbeidsrecht
In deze code wordt verstaan onder:
a. P&O: het vakgebied Personeel & Organisatie, ook wel aangeduid als Human Resources (HR). Waar in de code consequent sprake is van P&O, kan dienovereenkomstig ook HR gelezen worden.
b. De P&O professional: degene die op basis van een arbeidsovereenkomst of opdracht werkzaam is binnen het P&O vakgebied. De P&O professional is in deze code mannelijk vervoegd (hij).
c. De arbeidsorganisatie: de werkgever of opdrachtgever van een P&O professional, die instructies geeft op het P&O vakgebied ter uitoefening en instandhouding van alle P&O aangelegenheden binnen de arbeidsorganisatie. De arbeidsorganisatie is in deze code vrouwelijk vervoegd (zij).
d. Stakeholders: belanghebbenden bij een arbeidsorganisatie waaronder de volgende categorieën: aandeelhouders, (ex-)werknemers, ondernemingsraden en hiertoe behorende commissies, andere benoemde raden, klanten, leveranciers en omwonenden van de arbeidsorganisatie.
e. Klachteninstantie: de Klachteninstantie die door de NVP is ingesteld om klachten op grond van de P&O code in behandeling te nemen en hierover een advies te geven op een wijze zoals in deze P&O code is geregeld.
Voor u ligt de P&O code van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP) voor de P&O professional. Deze code is een samenhangend geheel van praktische en ethische principes, regels en opvattingen die de P&O professional moet hanteren om zijn werk goed te kunnen uitoefenen. De P&O code bestaat uit een gedragscode en een beroepscode.
Doel
De P&O professional heeft de verantwoordelijkheid om zijn of haar vak bekwaam en integer uit te oefenen. De P&O code beschrijft het gedrag dat daarbij hoort. De code omschrijft ook de werkgebieden die de professional dient te beheersen, om zijn of haar beroep naar behoren te kunnen (blijven) uitoefenen. De code kan gehanteerd worden als leidraad bij het toetsen van het eigen functioneren en het definiëren van ontwikkelingsmogelijkheden. Opleidingsinstituten kunnen de code gebruiken als kader bij de inrichting van hun lesprogramma’s. Ten slotte is de P&O code ook bestemd voor werkgevers, klanten, leveranciers en andere belanghebbenden, samengevat onder de naam stakeholders. Zij kunnen eruit afleiden wat de professionele kennis, vaardigheden en gedragstandaarden zijn die redelijkerwijs van effectieve P&O professionals verwacht mogen worden.
Doelgroep
Deze P&O code heeft als doelgroep de P&O professional van een MBO, HBO of WO niveau. Welk niveau waar precies vereist is, zal verschillen per aandachtsgebied.
Als gevolg van persoonlijke keuze of organisatorische behoefte zullen sommige P&O professionals gespecialiseerd zijn in één of meerdere onderwerpen, terwijl anderen betrokken zijn bij het brede P&O gebied. Ongeacht de specialisatie, wordt van P&O professionals verwacht dat zij enige kennis hebben van alle aspecten van P&O management.
Bereik
De P&O code is gericht op de Nederlandse situatie en gaat dan ook primair uit van het Nederlandse speelveld. Maar aangezien het P&O veld zich steeds verder uitbreidt naar een wereld die zich ook buiten Nederland afspeelt, is ook het internationaal P&O gebied een onderwerp in deze code.
Feedback
De P&O code heeft niet de pretentie uitputtend te zijn. Het is een levend document dat mee ontwikkelt met de opvattingen ontstaan in de P&O praktijk over een goed en integer handelende P&O professional. Indien u feedback wilt geven over deze code, kunt u mailen naar: communicatie@nvp-plaza.nl.
Dit onderdeel van de P&O code biedt het gedragskader voor de P&O professional, omvattende: competenties op peil houden, uitstraling en reputatie bewaken, belangen in balans houden, voorschriften en NVP Sollicitatiecode naleven, vertrouwelijkheid in acht nemen, loyaliteit betrachten en zich houden aan de geheimhoudingsplicht. Bij niet naleving van deze gedragsregels kunnen belanghebbenden een beroep doen op de klachtenregeling.
De P&O professional zorgt er voor dat hij competent handelt in de uitoefening van zijn P&O functie en/of zijn opdrachten voor de arbeidsorganisatie.
a. Hij zorgt er voor de kennis en bekwaamheden die voor de uitoefening van zijn functie noodzakelijk zijn, op peil te houden. Hij doet dit onder andere door middel van:
b. De P&O professional is bekend met:
De P&O professional bewaakt de reputatie van het P&O vakgebied, onthoudt zich van gedragingen die de reputatie van de P&O professional en het P&O vakgebied in de meest ruime zin, kunnen schaden. De P&O professional handelt bij de uitoefening van zijn functie altijd integer en naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid.
Bij vaststelling van de eisen van redelijkheid en billijkheid, moet rekening worden gehouden met algemeen erkende rechtsbeginselen, met de in het betreffende land van vestiging van de arbeidsorganisatie levende rechtsovertuigingen en met de maatschappelijke en persoonlijke belangen van alle betrokkenen.
a. De P&O professional zal altijd de belangen van de stakeholders als uitgangspunt nemen bij de uitvoering van zijn werkzaamheden.
b. In geval van een conflict in de belangen van de stakeholders onderling binnen de arbeidsorganisatie, vermijdt de P&O professional de indruk te wekken dat hij eenzijdig de belangen van een categorie van de stakeholders binnen de arbeidsorganisatie behartigt, maar zal ook geen onduidelijkheid geven over zijn formele positie als vertegenwoordiger van de arbeidsorganisatie. De P&O professional zal aan de stakeholders gevraagd en ongevraagd meedelen wat naar zijn professionele opvatting de beste oplossing van het conflict is voor de betrokken stakeholders en waarmee de belangen van de stakeholders optimaal zijn gediend.
c. De P&O professional zal binnen de grenzen van zijn functie, van zijn taken en van deze code zoveel mogelijk vertrouwelijk omgaan met alle informatie van de werknemer(s) en andere stakeholders. De P&O professional richt zijn kantoor of werkruimte zo in dat de genoemde vertrouwelijkheid verzekerd is.
d. De P&O professional zal geen (groepen van) werknemers bevoordelen boven andere (groepen van) werknemers binnen de arbeidsorganisatie, tenzij hieraan een legitiem besluit van de directie ten grondslag ligt.
De P&O professional bevordert de naleving door de arbeidsorganisatie van de verplichtingen die voortvloeien uit wet- en regelgevingen die gelden voor het land van vestiging van de arbeidsorganisatie. In geval de P&O professional constateert dat de arbeidsorganisatie of de werknemers van de arbeidsorganisatie niet handelen conform algemeen verbindende voorschriften, legt hij dit voor aan de directie van de arbeidsorganisatie. De P&O professional legt daarbij uit wat hij constateert en doet aan de directie van de arbeidsorganisatie suggesties voor opheffing van situaties die strijdig zijn met de betreffende voorschriften.
De P&O professional zorgt er voor dat de arbeidsorganisatie bij in- en externe werving en bij selectieprocedures de NVP Sollicitatiecode (versie 2009) toepast.
a. Behalve in geval van uitdrukkelijk toestemming daarvoor, zal de P&O professional aan derden geen informatie over een (voormalig) werknemer van de arbeidsorganisatie verstrekken, tenzij wet- en regelgeving bepaalt dat de arbeidsorganisatie gehouden is over een (voormalig) werknemer wel informatie te verstrekken.
b. De P&O professional neemt geen opdrachten aan, behartigt geen belangen van derden en verricht geen (neven-) werkzaamheden voor derden die strijdig kunnen zijn met de opdracht of werkzaamheden voor de arbeidsorganisatie, tenzij met uitdrukkelijk toestemming van de arbeidsorganisatie.
De P&O professional zal bij en na het einde van de arbeidsrelatie of de opdracht met de arbeidsorganisatie:
a. alle informatie die hij van de arbeidsorganisatie en haar werknemers heeft geheim houden en hierover geen mededelingen doen, tenzij met voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de betrokkenen;
b. werknemer(s) van de arbeidsorganisatie nooit, in wat voor een situatie dan ook, in hun belang benadelen vanwege informatie die over betrokken werknemer(s) bekend is;
c. geen negatieve uitlatingen doen over de arbeidsorganisatie en de daaraan verbonden werknemer(s), waarvan hij weet of behoort te weten dat deze schadelijk (kunnen) zijn voor de arbeidsorganisatie en/of stakeholders.
Iedere belanghebbende kan een klacht bij de NVP indienen over de naleving van deze gedragscode.
Schriftelijke melding klachten
Een klacht wordt schriftelijk bij het secretariaat van de Klachteninstantie aangemeld, gericht aan het adres: Postbus 70, 3430 AB Nieuwegein of per e-mail: klacht@nvp-plaza.nl. De klager dient daarbij zijn volledige naam, post- en e-mailadres op te geven.
Behandeling van schriftelijke klachten
a. De Klachteninstantie toetst de klacht aan deze gedragscode.
b. De Klachteninstantie beoordeelt of de klacht ontvankelijk is. De klacht is nietontvankelijk indien:
c. De klager krijgt binnen een week, bij voorkeur per e-mail, schriftelijke bevestiging na ontvangst van de klacht. In deze bevestiging wordt de klager ook op de hoogte gesteld van de procedure van de klachtenbehandelingen en de duur daarvan.
d. Degene tegen wie de klacht is geuit wordt in de gelegenheid gesteld schriftelijk te reageren op de klacht.
e. De Klachteninstantie stelt binnen 4 weken na ontvangst van de klacht een oordeel op over de klacht. De termijn van 4 weken kan, indien nodig, eenmaal met dezelfde termijn worden verlengd.
f. De Klachteninstantie kan partijen uitnodigen voor een mondelinge toelichting.
g. Het oordeel van de Klachteninstantie zal schriftelijk per post of e-mail aan de klager en aan degene tegen wie de klacht is gericht worden verzonden.
h. Alle klachten en beoordelingen van klachten worden voor de duur van 3 jaar bewaard.
Sancties
Wanneer het oordeel van de Klachteninstantie luidt dat de klacht gegrond is, kan de Klachteninstantie de NVP adviseren jegens het lid of de leden van de NVP ten aanzien waarvan de gegronde klacht of klachten zich richt of richten, de volgende sancties op te leggen:
Dit onderdeel van de P&O code beschrijft het vakgebied van de P&O professional dat hij geheel of gedeeltelijk dient te beheersen: ondernemings- en personeelsstrategie, organisatieverandering en -cultuur, overleg en arbeidsverhoudingen, internationaal beleid, personeelsplanning, -voorziening en -beheer, management development en personeelsontwikkeling, arbeidsvoorwaarden, prestatie- en gezondheidsmanagement en arbeidsrecht.
Het ontwikkelen van een samenhangende visie op de organisatie met de daarbij benodigde P&O activiteiten.
Rol P&O
P&O draagt bij aan de organisatiestrategie, en ontwikkelt aansluitend een P&O strategie. P&O maakt een omgevings- en een interne analyse, welke richtinggevend is voor daarop volgende activiteiten.
Van de P&O professional wordt verwacht
Benodigde kennis en vaardigheden
Raakvlakken
Organisatieverandering en -cultuur richten zich op het veranderen van de structuur en cultuur van een organisatie als gevolg van wijzigende omstandigheden en ambities die ontstaan door onder meer concurrentie, ICT-ontwikkelingen en de innovatie van producten; doel is het verbeteren van de prestaties en ervoor te zorgen dat de cultuur van de organisatie voldoende aangesloten blijft op de markt waarin de organisatie opereert.
Rol P&O
P&O begeleidt organisatieveranderingen en helpt deze mede te implementeren, ontwerpt organisatiestructuren en speelt een aanjagende rol bij de gewenste bedrijfscultuur.
Van de P&O professional wordt verwacht
Benodigde kennis & vaardigheden
Raakvlakken
De werking van zeggenschap, medezeggenschap en vertegenwoordigend overleg in een organisatie.
Rol van P&O
P&O draagt zorg voor een optimale werking van zeggenschap, medezeggenschap en vertegenwoordigend overleg. P&O initieert en faciliteert de sociale innovatie.
Van de P&O professional wordt verwacht
Benodigde kennis & vaardigheden
Raakvlakken
Arbeidsvoorwaarden, waaronder beloning.
Een onderneming die in meer dan één land actief is ervaart de internationale dimensie en moet hiermee in haar P&O beleid rekening houden; het in arbeid organisatorisch verband samenwerken van mensen is ondergeschikt aan wetten, regels, normen en gebruiken, die afhankelijk zijn van het land en de cultuur in dat land.
Rol P&O
P&O adviseert en ondersteunt de organisatie in wat er van de organisatie wordt verwacht in het kader van wet- en regelgeving en lokale gebruiken in het ontvangende land en draagt zorg voor de juiste begeleiding van uitgaande medewerkers (expats) en inkomende medewerkers (inpats).
Van de P&O professional wordt verwacht
Benodigde kennis & vaardigheden
Raakvlakken
Alle andere onderwerpen in deze code genoemd.
Van personeelsplanning en -voorzieningbeleid is sprake indien door koppeling van de organisatiestrategie het aantrekken van voldoende aantallen gekwalificeerd personeel op het juiste moment georganiseerd wordt.
Rol P&O
Op basis van de organisatiestrategie en haar kennis van het personeelsbestand, geeft P&O periodiek inschattingen van de behoefte aan voldoende (gekwalificeerd) personeel en vertaalt dit in een gerichte werving en selectie.
Van de P&O professional wordt verwacht
Benodigde kennis & vaardigheden
Raakvlakken
Arbeidsrecht en arbeidsvoorwaarden.
De organisatie van personeels-administratieve handelingen ten behoeve van repeteerbare transactieactiviteiten, administratie, registratie en procesmatige activiteiten met betrekking tot in-, door- en uitstroom. Het doel is dat personele gegevens worden geregistreerd en toegankelijk gemaakt voor onder meer management en medewerkers.
Rol P&O
Het organiseren en (laten) beheren van een dusdanig systeem, dat het systeem ondersteunend is aan de besturingswijze van de organisatie (bijvoorbeeld met behulp van variabele beloning). Een dergelijk systeem kan zowel binnen de eigen organisatie zijn opgezet als ook via een payrollconstructie worden ingehuurd.
Van de P&O professional wordt verwacht
Benodigde kennis & vaardigheden
Raakvlakken
Het afstemmen van de behoeften en mogelijkheden van de organisatie en de wensen en mogelijkheden van de medewerkers met als doel het kwantitatief en kwalitatief waarborgen van de juiste bezetting van zowel management als specialistische functies en het bieden van ontwikkelingsmogelijkheden aan medewerkers.
Rol P&O
P&O draagt zorg voor continuïteit op sleutelposities (door middel van scenarioplanning), vertaalt de doelstellingen van de organisatie in (toekomstige) benodigde vaardigheden, competenties, opleiding en werkervaring en vertaalt die weer verder in een aanpak van ‘binden en boeien’ voor huidige en toekomstige talentvolle medewerkers, managers en professionals.
Van de P&O professional wordt verwacht
Benodigde kennis & vaardigheden
Raakvlakken
Arbeidsvoorwaarden is het geheel van afspraken, primair en secundair, waarmee de werkgever de werknemer tot de voor de organisatie meest gewenste prestaties hoopt te brengen. Arbeidsrecht is het geheel van regels dat van toepassing is op de relatie tussen werkgever en medewerker.
Rol P&O
P&O handelt, adviseert en informeert op dit terrein richting directie, management en medewerkers met het doel om het beste uit mensen te halen. Het bevorderen van gezondheid en veiligheid is hiervan onderdeel.
Van de P&O professional wordt verwacht
Benodigde kennis & vaardigheden
Raakvlakken