Bij een fusie of overname kan de bestuurder ervoor kiezen om de arbeidsvoorwaarden te harmoniseren. Verschillende arbeidsvoorwaarden binnen één organisatie kunnen immers tot verwarring leiden, maar harmonisatie kent ook nadelen. Bij het wijzigen van de arbeidsvoorwaarden kan het instemmingsrecht van de OR van toepassing zijn.
Het instemmingsrecht van de OR geldt in het algemeen niet voor primaire arbeidsvoorwaarden, zoals loon en arbeidsduur. Secundaire arbeidsvoorwaarden kunnen er wel onder vallen. Artikel 27, lid 1 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) bepaalt bij welke regelingen het instemmingsrecht (tools) van toepassing is. Denk aan regelingen voor pensioen, winstdeling, arbeidstijden en belonings- en personeelsvolgsystemen. De OR speelt dus een rol bij harmoniseren arbeidsvoorwaarden.
Het harmoniseren van arbeidsvoorwaarden (stappenplan) kan voor- en nadelen hebben. Als de arbeidsvoorwaarden in goed overleg tussen bestuurder, HR, OR en de vakbond zijn geharmoniseerd, kan de organisatie daarvan veel praktisch voordeel hebben. De bestuurder hoeft dan geen rekening meer te houden met allerlei verschillende regelingen, elke werknemer weet waar hij aan toe is en de personeelsadministratie wordt een stuk minder ingewikkeld. Ook kan de harmonisering een mooie aanleiding zijn om het personeelsbeleid eens kritisch te bekijken en te verbeteren en actualiseren waar nodig.
Harmonisatie van arbeidsvoorwaarden kost wel veel tijd. Zo moeten de bestuurder en de afdeling personeelszaken eerst inventariseren welke regelingen er zijn, welke kunnen worden gewijzigd, op welke punten en wat daarvan de gevolgen zijn voor zowel de organisatie als voor de werknemers. Sommige voorwaarden kunnen niet zomaar worden veranderd, omdat ze onder een cao of wettelijke regeling vallen. Naast de instemming van de OR op veel punten, mag de bestuurder de wijzigingen niet doorvoeren zonder instemming van de individuele werknemers. De werknemers goed informeren, draagvlak creëren en onderhandelen kost ook de nodige tijd. En hoewel gelijke arbeidsvoorwaarden op de langere termijn de sfeer op de werkvloer verbeteren, zullen veel werknemers niet blij zijn als ze bepaalde rechten moeten inleveren. De bestuurder moet dus zorgen dat de veranderingen leiden tot een vergelijkbare situatie of hij moet werknemers compenseren, bijvoorbeeld met compensatie- of afkoopregelingen. Harmonisatie kan dus, zeker op de korte termijn, extra geld kosten.
In de praktijk is de werkwijze vaak dat eerst de fusie of overname gerealiseerd wordt en dat de werkgever de eerste periode nog twee verschillende sets arbeidsvoorwaarden hanteert. De toezegging van de bestuurder dat er "voor de werknemers niets verandert” helpt vaak om zowel de werknemers als de OR mee te krijgen in de fusie- of overnameplannen. In zo'n geval is het van belang dat de OR concrete afspraken maakt met de bestuurder over de termijn waarop hij de abreidsvoorwaarden wél gaat harmoniseren en hoe hij dit dan vorm gaat geven.