Als een werknemer disfunctioneert, moet de leidinggevende niet te lang wachten met dossieropbouw. Veel leidinggevenden beginnen pas met het vastleggen van het disfunctioneren als ze al afscheid willen nemen van de werknemer. Hierdoor is het dossier soms te ‘dun’ om de kantonrechter te overtuigen van het disfunctioneren.
Functioneert een werknemer niet naar behoren, dan moet de leidinggevende hierover tijdig in gesprek met hem gaan. Dat het niet lekker loopt, kan bijvoorbeeld liggen aan de verantwoordelijkheden, taken of samenwerking met collega’s. Ook de thuissituatie van de werknemer kan - als dat nodig is - besproken worden. Hoe eerder de leidinggevende weet wat het probleem is, hoe eerder hij ook maatregelen kunt treffen. Een werknemer moet een redelijke termijn krijgen om zichzelf te verbeteren. De leidinggevende kan bijvoorbeeld afspreken dat de werknemer bepaalde taken tijdelijk aan een collega overdraagt, of dat hij een cursus timemanagement (e-learning) volgt als hij moeite heeft met het halen van deadlines (artikel).
De leidinggevende moet naar aanleiding van functionerings- en beoordelingsgesprekken (e-learning) heldere aandachtspunten opstellen en schriftelijke afspraken maken over het verbetertraject. Blijft de werknemer disfunctioneren, dan kan hij hem een officiële waarschuwing geven of ingrijpendere maatregelen treffen. De HR-afdeling kan duidelijke richtlijnen voor de opbouw van personeelsdossiers verschaffen.