VERDIEPINGSARTIKEL

Bijzondere uitkeringen in de aangifte loonheffingen verwerken

Het verwerken van normaal loon in de aangifte loonheffingen is voor u vast en zeker gesneden koek. Maar er zijn ook minder vaak voorkomende loonbestanddelen die speciale aandacht behoeven. Hoe verwerkt u aanvullend geboorteverlof, een transitievergoeding of een opname uit de levensloopregeling in de aangifte loonheffingen?


25 juni 2021 10 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en is geschreven door Lotte van Rees, freelance specialist loonheffingen en oud-hoofdredacteur van Salaris Rendement


Voor een aantal vormen van loon die in de meeste organisaties voorkomen, moet u in de aangifte loonheffingen met een paar speciale aandachtspunten rekening houden. In dit verdiepingsartikel leest u achtereenvolgens wat de bijzonderheden zijn bij het verwerken van

  1. aanvullend geboorteverlof;
  2. een transitievergoeding en
  3. de opname van levensloopverlof.

1  Aanvullend geboorteverlof

Sinds 1 juli 2020 hebben werknemers recht op vijf weken aanvullend (onbetaald) geboorteverlof als hun partner is bevallen én zij hun week (betaald) geboorteverlof hebben benut. Tijdens aanvullend geboorteverlof betaalt UWV een uitkering van 70% van het (maximum)dagloon. 

Als uw werknemers gebruik willen maken van het aanvullend geboorteverlof, moet u dit voor hen aanvragen bij UWV. De uitkering waarop werknemers tijdens dit verlof recht hebben – geregeld in de Wet arbeid en zorg (WAZO) – kan rechtstreeks aan hen worden uitbetaald.

UWV zal de uitkering echter meestal aan uw onderneming betalen. U betaalt het loon dan (gedeeltelijk) door aan de werknemer.

Tijdelijk een lager loon door aanvullend geboorteverlof

Betaalt UWV de WAZO-uitkering aan de werknemer zelf uit, dan moet u in de aangifte loonheffingen de rubriek ‘Code incidentele inkomstenvermindering’ invullen met code G: aanvullend geboorteverlof. Hiermee geeft u aan dat de werknemer vanwege de opname van aanvullend geboorteverlof tijdelijk een lager loon ontvangt dan wat u met hem bent overeengekomen.

Betaalt UWV de WAZO-uitkering aan uw onderneming, waarop u die vervolgens aan de werknemer uitbetaalt, dan heeft u dit jaar nog de keuze uit twee verwerkingswijzen.

Aparte inkomstenverhouding

U kunt de doorbetaalde uitkering aangeven in dezelfde inkomstenverhouding (IKV) als het loon van de werknemer. U gebruikt voor de uitkering dan dus dezelfde ‘Code soort inkomstenverhouding’ (Inkomenscode) als voor het reguliere loon. U neemt voor deze IKV het gebruikelijke aantal verloonde uren op. Deze methode is per 2023 niet meer toegestaan.

U kunt de uitkering ook aangeven in een aparte inkomstenverhouding. In dat geval houdt u voor de uitkering Inkomenscode 31 aan: Uitkering in het kader van de Ziektewet (ZW) en vrijwillige verzekering Ziektewet. Afhankelijk van de situatie neemt u voor de IKV van het loon ‘0’ op of het werkelijk aantal verloonde uren, en voor de IKV van de uitkering dan het gebruikelijke, respectievelijke werkelijk aantal verloonde uren.

Deze tweede methode wordt vanaf 2023 de enige toegestane methode. Overigens is deze werkwijze nu wel al aan te raden, omdat UWV anders ten onrechte de uitkering meetelt in het jaarloon van de werknemer en uw organisatie hierdoor mogelijk (jeugd-)LIV misloopt.

Aanvulling op de WAZO-uitkering

Het kan zijn dat uw organisatie de werknemer een aanvulling op de WAZO-uitkering betaalt. U moet die aanvulling – bij uitbetaling tijdens het dienstverband – in de loonaangifte verwerken in de rubriek ‘Verstrekte aanvulling op uitkering werknemersverzekering’. U neemt haar op in de IKV van het reguliere loon.

Als u geen aanvulling betaalt, is er voor de werknemer sprake van gedeeltelijk betaald verlof. Dat is ook het geval als u de uitkering wel aanvult maar niet tot 100%.

Zijn de WAZO-uitkering en het eventuele loon inclusief de eventuele aanvulling samen lager dan het overeengekomen loon, dan vult u in de IKV van het reguliere loon de rubriek ‘Code incidentele inkomstenvermindering’ in, met code G. Als dit totaal 100% van het overeengekomen loon is, vult u deze rubriek niet in. Er is dan immers geen sprake van een tijdelijk lager loon.

Veelvoorkomende praktijkmissers

Na acceptatie van uw loonaangifte door de Belastingdienst, kan UWV bij latere controles bepaalde fouten ontdekken. Deze fouten hebben dus niet tot weigering van de aangifte geleid, maar u ontvangt wel een brief van de fiscus met een overzicht van de geconstateerde fouten. In de praktijk gaat bijvoorbeeld dit mis:

  • De rubriek ‘Verstrekte aanvulling op uitkering werknemersverzekering’ is onterecht ingevuld, bijvoorbeeld omdat de werknemer niet meer in dienst is.
  • Code G is niet ingevuld in de rubriek ‘Code incidentele inkomensvermindering’, terwijl de werknemer minder loon ontvangt doordat hij aanvullend geboorteverlof heeft opgenomen.
  • De rubriek ‘Code incidentele inkomensvermindering’ is ingevuld, terwijl de werknemer tijdens het aanvullend geboorteverlof (in totaal) 100% van zijn loon ontvangt.

2  Transitievergoeding

De kans is groot dat uw onderneming een werknemer bij het einde van de dienstbetrekking een transitievergoeding moet betalen. Er is dan sprake van belast loon voor de loonbelasting/volksverzekeringen en Zorgverzekeringswet (ZVW). De transitievergoeding is loon uit vroegere dienstbetrekking – ook als u deze vóór het einde van de dienstbetrekking uitbetaalt – en is daarom geen loon voor de werknemersverzekeringen. U moet de transitievergoeding belasten volgens de groene loonbelastingtabel, en wel die voor bijzondere beloningen, omdat het een incidentele beloning betreft. Dat geldt óók als u de vergoeding in termijnen uitbetaalt.

Een eventuele aanspraak op een transitievergoeding is overigens geen loon: dit is een vrijgestelde aanspraak.

Verwerken in een nieuwe inkomstenverhouding

Voor wat betreft de loonaangifte geldt dat u de transitievergoeding moet verwerken in een nieuwe inkomstenverhouding (IKV). Dat komt doordat u loon van de werknemer dat wordt belast volgens de witte loonbelastingtabel en gelijktijdig of opvolgend ontvangen loon dat wordt belast volgens de groene tabel, in een kalenderjaar niet in dezelfde IKV mag verwerken. Bij de reguliere IKV moet u de code ‘reden ontslag’ invullen.

Zowel in de situatie dat u de transitievergoeding tegelijk met het laatste reguliere salaris van de werknemer uitbetaalt, als in de situatie dat u de transitievergoeding in een later aangiftetijdvak van het kalenderjaar uitbetaalt, moet u de vergoeding in een nieuwe IKV aangeven.

Hoe betaalt u de transitievergoeding aan de werknemer uit?

U gebruikt voor de transitievergoeding Code soort inkomstenverhouding (Inkomenscode) 62: Ontslagvergoeding/transitievergoeding. De begin- en einddatum van de inkomstenverhouding hangt af van hoe u de transitievergoeding aan de werknemer uitbetaalt:

  • in één keer: de begin- en einddatum van de inkomstenverhouding is het genietingsmoment;
  • in termijnen: de begindatum is het genietingsmoment van de eerste termijn en de einddatum is het genietingsmoment van de laatste termijn.

Drie componenten

U gebruikt in de loonaangifte voor de transitievergoeding Code loonbelastingtabel 020, zijnde de samenstelling van de volgende drie componenten:

  • soort tabel: 0 (tabel zonder herleidingsregels, de werknemer is zowel belasting- als premieplichtig);
  • kleur tabel: 2 (groene tabel);
  • soort loontijdvak: 0 (bijzondere beloning).

Omdat de transitievergoeding loon voor de Zorgverzekeringswet (ZVW) is, gebruikt u in de loonaangifte Code verzekeringssituatie Zvw (Code Zorgverzekeringswet) K: Wel verzekeringsplichtig, normaal tarief werkgeversheffing. En omdat over de transitievergoeding geen premies werknemersverzekeringen zijn verschuldigd, vult u geen Code aard arbeidsverhouding in en vermeldt u in de rubriek Loon SV € 0.

Voor het einde van de dienstbetrekking uitbetalen

Verder geldt dat als u de transitievergoeding voor het einde van de dienstbetrekking uitbetaalt, u in de aangifte loonheffingen de Indicatie verzekerd WAO/IAV/WGA, de Indicatie verzekerd WW en de Indicatie verzekerd ZW op ‘Ja’ moet zetten. Bij uitbetaling van de vergoeding na het einde van de dienstbetrekking zet u deze drie indicaties op ‘Nee’.

Mogelijkheid tot betaling in termijnen

De transitievergoeding kan flink oplopen: tot maximaal € 84.000 bruto in 2021 of het brutojaarloon van de werknemer als dat hoger is. Uitbetaling ervan in één keer kan uw organisatie in (meer) financiële problemen brengen (of ervoor zorgen dat de werknemer in een hogere belastingschijf terechtkomt).

 

Een oplossing kan zijn om de vergoeding in termijnen uit te betalen (over de jaargrens heen), waarbij u dan wel wettelijke rente bent verschuldigd. Gespreide betaling is toegestaan over maximaal zes maanden, gerekend vanaf een maand na einde contract. Maak hierover goede afspraken en stem het ook af met uw belastinginspecteur.

3  Opname levensloopverlof

Op 1 november 2021 eindigt het overgangsrecht van de levensloopregeling en komt het levenslopen definitief ten einde. Werknemers hebben dus niet alleen nog slechts enkele maanden om te levensloopsparen, maar ook om levensloopsaldo op te nemen. 

Sinds 2012 kunnen alleen nog die werknemers in de levensloopregeling sparen die op 31 december 2011 een levensloopsaldo hadden van minstens € 3.000. Deze overgangsregeling die geldt bij het officiële einde van de levensloopregeling, loopt over iets meer dan een halfjaar af.

Welke code soort IKV moet u gebruiken?

Eventuele openstaande levenslooptegoeden vallen per 1 november vrij en moeten door de betreffende spaarinstelling worden afgewikkeld. Maar tot die datum kunt u dus nog te maken krijgen met werknemers die levenslooptegoed opnemen.

Welke Code soort inkomstenverhouding (Inkomenscode) u in de loonaangifte moet gebruiken voor dit tijdens het dienstverband opgenomen levenslooptegoed, verschilt:

  • Dezelfde code als voor het loon, in de situatie dat een werknemer die op 1 januari 2021 jonger dan 61 jaar was deels met levensloopverlof gaat en deels blijft werken.
  • Dezelfde code als voor het loon van vóór het verlof, in de situatie dat een werknemer die op 1 januari 2021 jonger dan 61 jaar was, voltijds levensloopverlof neemt.
  • Code 54, in de situatie dat het gaat om een werknemer die op 1 januari 2021 61 jaar of ouder was.

Nieuw nummer inkomstenverhouding

Let op dat het opgenomen levenslooptegoed voor de werknemer in de laatste situatie – die met een leeftijd van minstens 61 jaar op 1 januari 2021 – als loon uit vroegere dienstbetrekking geldt in plaats van uit tegenwoordige dienstbetrekking. Dat betekent dat u hiervoor in de loonaangifte een nieuw nummer inkomstenverhouding moet gebruiken.

Zolang de dienstbetrekking bestaat, dient de bestaande inkomstenverhouding namelijk voor het (tegenwoordige) arbeidsloon. Dat houdt in dat u het loon uit vroegere dienstbetrekking niet in diezelfde inkomstenverhouding mag verwerken.

Dit geldt niet alleen als de werknemer naast levensloopverlof deels blijft werken maar ook als hij voltijds verlof heeft. In dat laatste geval gebruikt u voor de bestaande inkomstenverhouding de Code incidentele inkomstenvermindering O: Onbetaald verlof.

Opname van levenslooptegoed

Bij de opname van levenslooptegoed via uw organisatie kan de werknemer voor elk gespaard kalenderjaar tot en met 2011 dat nog niet is benut € 223 (bedrag 2021) aan levensloopverlofkorting te gelde laten maken, tot maximaal het opnamebedrag. U vermeldt deze korting in de rubriek Toegepast bedrag levensloopverlofkorting.

Bij de vrijval van openstaand levensloopsaldo vanwege het einde van de overgangsregeling op 1 november past de spaarinstelling géén levensloopverlofkorting toe. Wijs uw werknemers daarop. Voor u betekent dit dat u bij de laatste twee maand- of vierwekenaangiften van dit jaar in de genoemde rubriek sowieso € 0 moet invullen.

Aantal verloonde uren toepasen

Als werknemers levenslooptegoed opnemen voor onbetaald verlof, moet u het aantal verloonde uren aanpassen:

  • Bij voltijds onbetaald verlof vult u 0 verloonde uren in.
  • Bij deeltijd onbetaald verlof moet u het aantal verloonde uren in de verlofperiode berekenen naar rato van de tijd die de werknemer wel heeft gewerkt.

Ook laatste spaarmogelijkheid

Als een werknemer dit jaar nog spaart in de levensloopregeling, moet u het betreffende bedrag in het tijdvak van sparen in de loonaangifte opnemen in de rubriek Gespaarde bedrag levensloopregeling. Hier vermeldt u het gespaarde bedrag inclusief een eventuele werkgeversbijdrage. In principe moet u in deze rubriek een positief bedrag invullen, maar als u een te hoog gespaard bedrag moet corrigeren, mag u deze correctie als een negatief bedrag invullen.

Let op dat deze rubriek de laatste twee maand- of vierwekenaangiften van dit jaar € 0 moet bevatten. Door het einde van de overgangsregeling is levensloopsparen immers per 1 november niet langer mogelijk.