VERDIEPINGSARTIKEL
Diverse middelen om uw achterban relatief eenvoudig te bereiken
Om uw OR-werk goed te kunnen doen, is het noodzakelijk om goed contact met uw achterban te houden. Hoe beter uw achterban weet wat u doet, waarom en op welke manier, hoe beter werknemers uw OR weten te vinden. Er zijn diverse middelen om uw achterban relatief eenvoudig met één bericht te bereiken. Elk middel heeft zijn eigen voor- en nadelen. Welk middel u gebruikt, is afhankelijk van het doel en de situatie.
Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online
Voor werknemers is het soms een raadsel wat de OR doet en met welk doel. Hoe beter uw OR uw achterban informeert over de ontwikkelingen binnen de organisatie en welke rol uw OR daarin speelt, hoe beter werknemers het nut en de noodzaak van uw OR inzien. Zo vergroot u de betrokkenheid en verlaagt u de drempel voor werknemers om uw OR te raadplegen of te informeren.
Goed contact met uw achterban, zorgt ervoor dat u goed weet wat er speelt op de werkvloer, welke behoeften werknemers hebben en op welke manier uw bestuurder daar in de praktijk het beste aan tegemoet kan komen.
Bepaal het beste communicatiemiddel
De meest gebruikte communicatiemiddelen (infographic) om een grote groep ontvangers in één keer te bereiken zijn: een bericht of nieuwsbrief via e-mail of intranet, social media of een (digitale) bijeenkomst. Ieder middel heeft zijn eigen voor- en nadelen. De keuze is afhankelijk van een aantal factoren:
- organisatiegrootte: in een kleine organisatie kunnen OR-leden proberen zo veel mogelijk persoonlijk contact te onderhouden met alle werknemers over hun medezeggenschapswerk, in grote organisaties is dat niet te doen; dan kan de OR bijvoorbeeld bijeenkomsten organiseren voor teams of afdelingen en op die manier contact leggen met kleinere groepen werknemers.
- werklocatie: als veel werknemers vooral op externe locaties werken of onderweg zijn naar klanten, heeft het weinig nut om mededelingen op het prikbord in de kantine te hangen; een persoonlijke e-mail is dan effectiever, ook een OR-inloopspreekuur kan een goed alternatief zijn.
- bedrijfscultuur en achtergrond van werknemers: de manier waarop uw OR communiceert moet aansluiten op wat uw achterban gewend is; zijn werknemers bijvoorbeeld actief op intranet en gewend om per e-mail met elkaar te communiceren, of zitten de meesten juist heel weinig achter de computer? Heerst er een overlegcultuur, of is daar juist weinig behoefte aan? Zijn werknemers gewend om veel te lezen? Antwoorden op dit soort vragen helpen u om te bepalen of u uw achterban bereikt door zaken op schrift te zetten of door de interactie op te zoeken.
Voorlopig legt de coronacrisis nog een aantal beperkingen op. Dat maakt persoonlijk contact met de achterban in ieder geval wat lastiger. Werken de meeste werknemers bijvoorbeeld vanuit huis, dan zult u een persoonlijk praatje bij de koffieautomaat misschien moeten omtoveren tot een telefonische afspraak of videobellen. Een informatiebijeenkomst moet u dan misschien digitaal organiseren.
Een e-mail is een handig middel om uw hele achterban met één bericht gelijktijdig op de hoogte te brengen. U stelt één keer een bericht op en verstuurt dat met één druk op de knop naar alle ontvangers (zie ook kader). De ontvanger heeft vervolgens zelf de keus of hij het bericht direct opent en leest of dat hij dit op een later moment doet als het beter uitkomt. Ook kan de ontvanger uw bericht bewaren en later nog eens nalezen.
Daarin schuilt direct ook een gevaar: mogelijk raakt uw e-mail overspoeld door de andere berichten in de overvolle inbox van de ontvanger en gaat uw boodschap verloren. Een ander aandachtspunt is dat u een e-mailbericht liefst beknopt houdt en het aantal onderwerpen beperkt. Een te uitgebreide e-mail zal uw ontvanger niet (goed) lezen. Heeft u echt veel te melden, houd de tekst in de e-mail zelf dan beknopt en verwijs naar bijlagen voor de verdere (achtergrond)informatie.
Een aantal tips voor een goede e-mail aan uw achterban
Werknemers ontvangen doorgaans de nodige e-mails. Hoe zorgt u ervoor dat uw bericht de aandacht trekt en de spamfilter omzeilt?
- Zorg voor een pakkende onderwerpregel die de aandacht van de lezer trekt.
- Vermeld duidelijk wie de afzender van de e-mail is (uw OR) en vermeld de contactgegevens van uw OR.
- Houd de lay-out overzichtelijk; de ontvanger ziet uw e-mail als eerst in zijn relatief kleine previewscherm.
- Gebruik een formele lay-out en stijl zodat uw e-mail een betrouwbare indruk maakt. Zo verkleint u de kans dat uw bericht als spam gezien wordt.
- Gebruik geen bijlage van een reclamebericht als dat niet nodig is. Spammers stoppen nogal eens virussen in de bijlage, die stuurt u dan dus door.
- Zorg dat de eerste regels tekst pakkend zijn en duidelijk maken waar het over gaat. Dat trekt de aandacht en is ook zichtbaar in de preview of op een klein scherm.
- Kies een leesbaar lettertype, zoals Arial, Calibri of Verdana.
- Trek eventueel de aandacht met een afbeelding, een filmpje, een geluidsfragment of een animatie.
Nieuwsbrief
Waar u zich bij een e-mail liefst beperkt tot één onderwerp, kunt u in een e-mailnieuwsbrief iets meer onderwerpen aansnijden. Bij een e-mailnieuwsbrief heeft u iets meer mogelijkheden qua opmaak, hierdoor kunt u het toch aantrekkelijk laten ogen en overzichtelijk houden. Maak er bijvoorbeeld een pdf van met een aantal tekstblokken, afgewisseld met een paar bijpassende afbeeldingen. Verder gelden voor een nieuwsbrief dezelfde tips als voor een e-mail (zie kader). Om een heldere, overzichtelijke OR-nieuwsbrief op te stellen, volgt u drie stappen:
- Stap 1: Bepaal de vorm.
U bepaalt hoe vaak de nieuwsbrief verschijnt. Het is beter om eens per kwartaal een sterke nieuwsbrief te maken dan vier keer per maand en dan een halfjaar niets. De nieuwsbrief heeft een pakkende titel nodig die past bij wat uw OR wil uitstralen. Denk ook na over een vaste opmaak met herkenbare kleuren en het beeldmateriaal.
- Stap 2: Stel een schrijfplan op.
Vaak zal de OR-secretaris of de ambtelijk secretaris de nieuwsbrief schrijven. Hierbij kunnen zij input vragen van de gespecialiseerde OR-leden of de OR-commissies. Uw OR kan ook een communicatiecommissie instellen die de nieuwsbrief verzorgt. Verder is het een goed idee om de nieuwsbrief als vast laatste punt op de agenda van een vergadering te zetten. Zo besteedt u er structureel aandacht aan. Plan welke onderwerpen aan bod komen in welke uitgave. Zorg dat die onderwerpen aansluiten op wat er speelt, vertel waarom het van belang is, wie erbij betrokken zijn, wat de OR probeert te bereiken en wanneer uw achterban eventuele maatregelen of resultaten mag verwachten.
- Stap 3: Bepaal uw schrijfstijl.
Wat schrijfstijl betreft: hoe vlotter, actiever en kernachtiger de nieuwsbrief is geschreven, hoe beter de achterban de nieuwsbrief zal lezen.
Een goede nieuwsbrief heeft vaste onderdelen, zoals een colofon. Hierin vermeldt u de namen en functies van de OR-leden en hoe zij te bereiken zijn. Zo voldoet u meteen aan de wettelijke verplichting van artikel 11, lid 2 WOR.
Wees hierin niet bescheiden.
In de nieuwsbrief kunt u ook een vooruitblik geven op wat er te gebeuren staat en uw achterban om zijn mening vragen. Deel ook uw resultaten en successen. Wees hierin niet bescheiden. Neemt u de agenda en verslagen van vergaderingen mee in uw nieuwsbrief, dan voldoet u ook aan uw verplichting uit artikel 14, lid 2f, 2g en 2h WOR.
Statistiek
Slechts een klein deel van de mensen die een nieuwsbrief ontvangen, opent deze ook: gemiddeld zo’n 30% en dan slechts 51 seconden. Evalueer daarom regelmatig de verzending en ontvangst van nieuwsbrieven.
Raadpleeg hiervoor eventueel de statistieken van de software voor nieuwsbrieven. Hoe vaak wordt de nieuwsbrief opengeklikt? Welke berichten zijn veel gelezen en welke minder of helemaal niet? Op basis daarvan kunt u de nieuwsbrief anders opstellen, de frequentie wijzigen of het moment van verzenden veranderen.
Bijeenkomst
Vanwege de coronamaatregelen is een bijeenkomst misschien alleen digitaal mogelijk, maar ook dan blijven een aantal voordelen overeind. Het grootste voordeel is dat u persoonlijk contact heeft en dat er interactie mogelijk is. Omdat u uw boodschap vertelt, kunt u ook nuances aanbrengen en toelichting geven. Een ander groot voordeel is dat u de reacties van uw achterban kunt zien.
Een nadeel van zo’n bijeenkomst is dat het behoorlijk arbeidsintensief is qua voorbereiding. U moet immers een presentatie voorbereiden en ook de organisatie van faciliteiten zoals een locatie, de inrichting daarvan en een eventuele lunch of hapjes vragen de nodige aandacht en tijd. Ook voor de deelnemers kost het bijwonen van zo’n bijeenkomst op locatie de nodige (reis)tijd.
Social media
Tot slot kunt u social media gebruiken om uw OR op de kaart te zetten. U heeft daarbij keuze uit diverse kanalen, denk aan LinkedIn, Facebook, Instagram en Twitter. Omdat al deze programma’s hun eigen vaste format en functies hebben, zijn de opties soms beperkt en is social media niet geschikt voor ieder doel.
Zo kunt u via Twitter een tekst van slechts 280 tekens versturen. Bovendien zijn deze kanalen openbaar. U kunt dus geen gevoelige (bedrijfs)informatie delen!
Een ander nadeel is dat de ontvangers een account moeten hebben en uw OR moeten volgen. Niet iedereen zal dat willen en u kunt het niet verplicht stellen. Dat betekent dat u niet iedereen zult bereiken via deze kanalen. Gebruik deze kanalen dus vooral om bijvoorbeeld kort te laten weten waar u mee bezig bent. Denk aan een initiatiefvoorstel dat uw OR voorbereidt.
