VERDIEPINGSARTIKEL

Het recht van de werkgever om voorschriften op te stellen

Als werkgever kunt u zich afvragen welke verplichtingen u mag opleggen aan werknemers zonder dat zij daarmee hoeven in te stemmen. Kunt u het werkrooster wijzigen, kledingvoorschriften opstellen of een werknemer overplaatsen? Wanneer is er geen sprake meer van het gebruiken van het zogenoemde instructierecht, maar van een wijziging van een arbeidsvoorwaarde?


19 mei 2020 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Tim van Opzeeland, juridisch medewerker bij Pot Jonker Advocaten, tel. 023 553 0242, e-mail: vanopzeeland@potjonker.nl, www.potjonker.nl


Het wettelijke instructierecht is vastgelegd in artikel 7:660 van het Burgerlijk Wetboek. Het geeft een werkgever de mogelijkheid om eenzijdig voorschriften op te leggen aan werknemers, zodat hij de werkzaamheden in goede banen kan leiden en de orde in de organisatie bewaart. 

De instructies kan uw organisatie geven door algemene voorschriften op te stellen die gelden voor al uw werknemers, bijvoorbeeld in een gedragscode. U kunt echter ook instructies geven aan individuele werknemers of een groep werknemers.

Ontwikkel een personeelsreglement of gedragscode

U bent niet verplicht om instructies schriftelijk te geven, maar voor belangrijke instructies of voorschriften is dit wel aan te raden. U kunt hiervoor een personeelsreglement of gedragscode ontwikkelen. Het is verstandig om het reglement of de code vervolgens in de arbeidsovereenkomst van toepassing te verklaren op de arbeidsverhouding. 

Veelvoorkomende voorschriften zijn onder meer kledingvoorschriften, regels voor de omgang met collega’s en klanten, regels voor het gebruik van internet en e-mail, een verbod op nevenactiviteiten en een verbod op het gebruik van alcohol en drugs.

Rol van de OR en PVT

Let op dat de ondernemingsraad (of personeelsvertegenwoordiging) instemmingsrecht heeft voor veel onderwerpen die onder het instructierecht vallen. Dit recht is voor de OR vastgelegd in artikel27 van de Wet op de ondernemingsraden. Instemming van de OR is onder andere vereist bij vaststelling of wijzigingen van regelingen op het gebied van arbo. De OR kan de nietigheid inroepen van besluiten die zonder zijn vereiste instemming zijn genomen.

Regels die op grond van het instructierecht zijn opgelegd, kunnen eenzijdig gewijzigd worden zolang de wijziging niet in strijd is met het goed werkgeverschap. Een aanpassing van dergelijke regels botst niet snel met het principe van goed werkgeverschap. Het is van belang dat u over de wijziging goed communiceert naar uw werknemers en motiveert waarom deze noodzakelijk is.

Als het om een ingrijpende verandering gaat, moet u een overgangsregeling treffen. Ook is het belangrijk dat u geen toezeggingen heeft gedaan aan uw werknemers waardoor zij erop mochten vertrouwen dat er geen wijziging zou plaatsvinden.

Overplaatsing van werknemers toegestaan

Jarenlang werkten een aantal werknemers van een zorgorganisatie samen in een team. De werkgever was echter van mening dat het team onvoldoende functioneerde. Omdat de werknemers weigerden deel te nemen aan pogingen om de samenwerking te verbeteren en zij ook mediation afwezen, besloot de werkgever de werknemers naar verschillende teams over te plaatsen. Zij startten vervolgens een rechtszaak.

 

Oplossing

In de arbeidsovereenkomsten was niet gespecificeerd bij welk team de werknemers werkzaam waren. De werkgever mocht de overplaatsing eenzijdig doorvoeren, want er was geen sprake van een arbeidsvoorwaarde. Wel brachten de eisen van goed werkgeverschap mee dat de werkgever zorgvuldig te werk moest gaan bij overplaatsing. De werkgever had voldoende onderbouwd dat overplaatsing als ultieme oplossing resteerde.

 

Opstelling

De opstelling van de werknemers was geen blijk van goed werknemerschap. Het was aan de werkgever, en niet de werknemers, om te oordelen over de noodzaak van organisatorische, personele of werkinhoudelijke maatregelen. De overplaatsing kon zodoende eenzijdig worden besloten op basis van het instructierecht.

Rechtbank ’s-Gravenhage, 17mei 2011, ECLI: BM4458

Niet alles is toegestaan

Niet alle instructies zijn toegestaan. De instructie moet in verband staan met de organisatie of de te verrichten arbeid. U kunt in principe geen regels opstellen voor onderwerpen die volledig in de privésfeer van de werknemer liggen.

Daarnaast mag de instructie niet afwijken van afspraken uit een van toepassing zijnde cao of algemeen verbindende voorschriften. Zo mag een instructie niet in strijd zijn met de Arbowet of Arbeidstijdenwet, maar ook niet met gelijkebehandelingswetgeving of grondrechten. Kledingvoorschriften kunnen bijvoorbeeld inbreuk maken op de vrijheid van godsdienst of vrijheid van meningsuiting.

Arbeidsvoorwaarde wijzigen mag niet

Bij het gebruik van uw instructiebevoegdheid moet u oppassen dat het niet om een wijziging van een arbeidsvoorwaarde gaat. Bij wijziging van een arbeidsvoorwaarde heeft u in principe wél instemming van de werknemer nodig. Een eenzijdig wijzigingsbeding in de arbeidsovereenkomst maakt het weliswaar makkelijker om tot wijziging over te gaan, maar ook dan moet u wel een zwaarwegend belang hebben bij de wijziging en moet dit belang zwaarder wegen dan het belang van de werknemer.

De wet definieert arbeidsvoorwaarde niet. Dat is soms lastig. Bepaalde afspraken zijn overduidelijk een arbeidsvoorwaarde, zoals het overeengekomen salaris. Maar of de werktijden en werklocatie arbeidsvoorwaarden zijn als die niet in het arbeidscontract zijn genoemd, hangt af van omstandigheden.

Werkrooster is geen arbeidsvoorwaarde

Een werkneemster ging akkoord met een voorstel voor een tijdelijke functiewijziging, maar stemde niet in met de bijbehorende roosterwijziging. De werkneemster had haar rooster namelijk nauwkeurig afgestemd met haar partner om hun vijf kinderen te kunnen verzorgen. De nieuwe werktijden kon zij niet combineren met die verzorging. De werkneemster werkte daarom niet volgens haar nieuwe werk-rooster, waarop de werkgever de gemiste uren als onbetaald verlof registreerde en in mindering bracht op het salaris.

 

Onderbouwd

De kantonrechter oordeelde dat het werk-rooster geen arbeidsvoorwaarde was, omdat de arbeidsovereenkomst hierover geen afspraken bevatte. Het werkrooster was ook niet later deel van de arbeidsovereenkomst gaan uitmaken. Bovendien was er geen sprake van een verworven recht, omdat het werkrooster van de werkneemster slechts een half jaar had geduurd en er al eerder roosterwijzigingen hadden plaatsgevonden.

 

De kantonrechter toetste vervolgens of de werkroosterwijziging in strijd was met het goed werkgeverschap. De noodzaak van de wijziging was, gelet op de verslechterde bedrijfseconomische omstandigheden, voldoende onderbouwd. Ook had de werkneemster voldoende tijd en mogelijkheden gekregen om zich aan te passen. De wijziging bleef daarom binnen de grenzen van het instructierecht.

Rechtbank Noord-Holland, 10februari 2017, JAR 2017/101

Verworven rechten

In de loop van de tijd kunnen de voorwaarden en omstandigheden waaronder het personeel werkt, veranderen. Als uw organisatie langere tijd op een zekere wijze handelt, ontstaat mogelijk een arbeidsvoorwaarde. U heeft dan verwachtingen geschapen waarop de werknemer mag vertrouwen.

Denk aan een werknemer die een vaste roostervrije dag heeft of een werknemer die elk jaar een bonus krijgt. Een werknemer kan op deze manier een recht verwerven dat u niet eenzijdig mag aanpassen. Probeer dit te voorkomen door schriftelijk vast te leggen dat het een tijdelijke afspraak betreft of door bepaalde voorwaarden aan de afspraak te verbinden. Of dit stand houdt bij een rechter, hangt opnieuw af van de omstandigheden.

Sancties

U doet er goed aan om in een reglement of de arbeidsovereenkomst duidelijk vast te leggen welke disciplinaire maatregelen de organisatie kan opleggen bij overtreding van de regels. Controleer daarvoor wel wat er eventueel in de cao is vastgelegd over sancties. Voorbeelden van sancties zijn een berisping, een promotie ontzeggen, een boete, overplaatsing of schorsing. De meest vergaande sanctie is het ontslag op staande voet.

Het schriftelijk vastleggen en later opleggen van een sanctie betekent niet dat de rechter deze sanctie per se toestaat. Hij zal altijd kijken naar de specifieke situatie. Het is belangrijk dat u in de gaten houdt of personeel de regels naleeft en dat u zo nodig ingrijpt. U moet de werknemers bovendien instrueren over de regels, door bijvoorbeeld benodigde cursussen aan te bieden. Daarnaast moet een sanctie proportioneel zijn en behoort uw organisatie een werknemer eerst te waarschuwen voordat naar verdergaande sancties wordt gegrepen.

Al met al is het instructierecht geen eenvoudige materie, maar het recht geeft u wel de kans om invulling te geven aan de gezagsverhouding met uw werknemer. Maak daar dus vooral (verstandig) gebruik van!