VERDIEPINGSARTIKEL

Het wettelijke instructierecht is begrensd

Een werkgever kan tot op zekere hoogte verplichtingen opleggen aan werknemers zonder dat zij of uw OR daarmee moeten instemmen. Bij zulke voorschriften is er een verschil tussen het zogenoemde instructierecht en het wijzigen van arbeidsvoorwaarden. Dat verschil is ook bepalend voor uw rol. Waarmee moeten uw OR en uw bestuurder rekening houden bij het wijzigen van het werkrooster, het opstellen van kledingvoorschriften of het overplaatsen van werknemers?


7 mei 2021 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Het wettelijke instructierecht is vastgelegd in artikel 7:660 van het Burgerlijk Wetboek. Het geeft een werkgever de mogelijkheid om eenzijdig voorschriften op te leggen aan werknemers, zodat hij de werkzaamheden in goede banen kan leiden en de orde in de organisatie bewaart.

Veelvoorkomende voorschriften zijn onder meer kledingvoorschriften, regels voor de omgang met collega’s en klanten, regels voor het gebruik van internet en e-mail (tool), een verbod op nevenactiviteiten (tool) en een verbod op het gebruik van alcohol en drugs (tool).

Uw OR of de personeelsvertegenwoordiging heeft instemmingsrecht bij veel onderwerpen die onder het instructierecht vallen. Dit recht is vastgelegd in artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden.

Nietigheid besluit zonder instemming OR

Instemming van uw OR is onder andere vereist bij vaststelling of wijzigingen van regelingen op het gebied van arbeidsomstandigheden. Neemt uw bestuurder zo’n besluit zonder instemming van uw OR, dan kunt u binnen één maand de nietigheid van dit besluit inroepen.

Personeelsreglement of gedragscode

Uw bestuurder kan de werknemers instructies geven door algemene voorschriften op te stellen die gelden voor alle werknemers, bijvoorbeeld in een gedragscode. Hij kan ook instructies geven aan individuele of een groep werknemers.

Uw bestuurder is niet verplicht om instructies schriftelijk te geven, maar voor belangrijke instructies of voorschriften is dit wel aan te raden. Zeker als hij eventueel sancties wil opleggen bij overtredingen.

Hij kan hiervoor een personeelsreglement of gedragscode opstellen. Het is verstandig om het reglement of de code vervolgens in de arbeidsovereenkomst van toepassing te verklaren op de arbeidsverhouding. Regels die uw bestuurder op grond van het instructierecht oplegt, kan hij eenzijdig wijzigen, zolang die wijziging niet in strijd is met het goed werkgeverschap. Dat zal niet snel het geval zijn, maar daarbij is het van belang dat de instructie in verband staat met de organisatie of de te verrichten arbeid.

Personeelsregelingen en gedragscodes opstellen

In deze toolbox staan voorbeelden van personeelsregelingen over (primaire) arbeidsvoorwaarden, onkosten, vakantie, verlof, verzuim, ongewenst gedrag, huisregels en gedrag.

 

Ook krijgt u tips over de invoering, de vormgeving en de rol van de medezeggenschap en de individuele werknemers bij een personeelshandboek.

Zorgvuldige regelingen

Uw bestuurder kan bijvoorbeeld in principe geen regels opstellen voor onderwerpen die volledig in de privésfeer van de werknemer liggen. Zo kunnen kledingvoorschriften (tool) inbreuk maken op de vrijheid van godsdienst (tool) of vrijheid van meningsuiting.

Bovendien mag de instructie niet afwijken van de geldende cao of in strijd zijn met algemeen verbindende voorschriften zoals de Arbowet, Arbeidstijdenwet of wetgeving rond gelijke behandeling of grondrechten.

Ook is het van belang dat uw bestuurder de wijzigingen zorgvuldig communiceert naar uw achterban en motiveert waarom deze noodzakelijk zijn. Als het om een ingrijpende verandering gaat, moet hij een overgangsregeling treffen, zodat werknemers de gelegenheid hebben om eventuele nadelen zelf op te vangen met alternatieven of aanpassingen. Ook is het belangrijk dat hij eerder geen toezeggingen heeft gedaan waardoor werknemers erop mochten vertrouwen dat er geen wijziging zou plaatsvinden.

Geen eenzijdige wijziging arbeidsvoorwaarde

Bij het gebruik van de instructiebevoegdheid moet uw bestuurder oppassen dat het niet om een wijziging van een arbeidsvoorwaarde gaat. Dan heeft hij in principe wél instemming van de werknemer nodig.

Een eenzijdig wijzigingsbeding (tool) maakt het makkelijker om een wijziging door te voeren, maar ook dan moet hij een zwaarwegend belang hebben en moet dit zwaarder wegen dan het belang van de werknemer. Uw instemming kan ook van belang zijn bij een rechtszaak. De rechter neemt OR-instemming mee in de belangenafweging en zal een wijziging sneller noodzakelijk achten als uw OR ermee heeft ingestemd.

Dat de wet ‘arbeidsvoorwaarde’ niet definieert, is soms lastig. 

Dat de wet ‘arbeidsvoorwaarde’ niet definieert, is soms lastig. Bepaalde afspraken zijn overduidelijk een arbeidsvoorwaarde, zoals het salaris. Maar of de werktijden en werklocatie dat ook zijn als deze niet in het arbeidscontract zijn genoemd, hangt af van omstandigheden.

In de loop van de tijd kunnen de voorwaarden en omstandigheden veranderen. Als uw organisatie langere tijd op een bepaalde manier handelt, ontstaat er mogelijk een arbeidsvoorwaarde. De werkgever heeft dan verwachtingen geschapen waarop de werknemers mogen vertrouwen. Denk aan een vaste roostervrije dag of een jaarlijkse bonus.

Een werknemer kan zo een recht verwerven dat uw bestuurder niet eenzijdig mag aanpassen. Dit kan hij voorkomen door schriftelijk vast te leggen dat het een tijdelijke afspraak betreft of door bepaalde voorwaarden aan de afspraak te verbinden. Of dit standhoudt bij een rechter, hangt af van de omstandigheden.

Disciplinaire maatregelen

Het is belangrijk dat uw bestuurder in de gaten houdt of werknemers de voorschriften ook daadwerkelijk naleven en dat hij ingrijpt als dat nodig is. Disciplinaire maatregelen (V&A) kunnen helpen bij de handhaving van de voorschriften. Denk aan een berisping, het ontzeggen van een promotie, een boete, overplaatsing of schorsing. De meest vergaande sanctie is het ontslag op staande voet (tool). Controleer wel wat er eventueel in de cao is vastgelegd over sancties.

Uw bestuurder doet er goed aan om in een reglement of de arbeidsovereenkomst duidelijk vast te leggen welke sancties hij kan opleggen bij overtreding van de regels. Dat betekent echter nog niet dat de rechter deze sancties ook toestaat.

Zo moet een sanctie proportioneel zijn en moet uw bestuurder de werknemer eerst een waarschuwing geven. Bovendien moet uw bestuurder de werknemers in staat stellen om de voorschriften goed op te volgen door duidelijke uitleg te geven of door werknemers bijvoorbeeld een cursus aan te bieden.

Wijziging werkrooster is geen wijziging arbeidsvoorwaarde maar valt onder instructierecht

Een werkneemster ging akkoord met een voorstel voor een tijdelijke functiewijziging, maar stemde niet in met de bijbehorende roosterwijziging. De werkneemster had haar rooster namelijk nauwkeurig afgestemd met haar partner om hun vijf kinderen te kunnen verzorgen. De nieuwe werktijden kon zij niet combineren met die verzorging. De werkneemster werkte daarom niet volgens haar nieuwe werkrooster, waarop de werkgever de gemiste uren als onbetaald verlof registreerde en in mindering bracht op het salaris.

 

De kantonrechter oordeelde dat het werkrooster geen arbeidsvoorwaarde was, omdat de arbeidsovereenkomst hierover geen afspraken bevatte. Het werkrooster was ook niet op een later moment alsnog deel gaan uitmaken van de arbeidsovereenkomst.

 

Noodzaak

Bovendien was er geen sprake van een verworven recht, omdat het werkrooster van de werkneemster slechts een halfjaar had geduurd en er al eerder roosterwijzigingen hadden plaatsgevonden. De kantonrechter toetste vervolgens of de werkroosterwijziging in strijd was met het goed werkgeverschap. De noodzaak van de wijziging was, gelet op de verslechterde bedrijfseconomische omstandigheden, voldoende onderbouwd. Ook had de werkneemster voldoende tijd en mogelijkheden gekregen om zich aan te passen. De wijziging bleef daarom binnen de grenzen van het instructierecht.

 

Rechtbank Noord-Holland, 10 februari 2017, JAR 2017/101