VERDIEPINGSARTIKEL

Regels voor werknemers samenbundelen in personeelshandboek

In de arbeidsovereenkomst staan de belangrijkste afspraken die u met de werknemer maakt over de voorwaarden waaronder hij voor uw organisatie aan de slag gaat. Naast deze afspraken gelden er in uw organisatie doorgaans ook allerlei algemene regels. Deze kunt u beter in een apart document verwerken, of beter gezegd: in een samenstelling van documenten. Welke aandachtspunten zijn er voor dit personeelshandboek?


13 maart 2019 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement online.


De wet verplicht u niet om een personeelshandboek samen te stellen, maar het achterwege laten van zo’n handboek kan voor u en werknemers een groot gemis zijn. Ook als uw organisatie aan een cao gebonden is, is een handboek niet overbodig. Het is dan een aanvulling op of uitwerking van de collectieve afspraken. In de praktijk gebruiken organisaties – mede afhankelijk van de inhoud – verschillende namen voor het handboek. Zo heet het ook wel personeelsreglement, bedrijfsreglement of personeelsgids.

Milieuvriendelijk

De naam suggereert dat u werknemers een boek uitdeelt, maar dat is tegenwoordig niet zo vaak meer het geval. Een digitale versie is om meerdere redenen voordeliger. Als u een groot aantal (arbeidsvoorwaarden)regels, richtlijnen en procedures in het handboek verwerkt, kan het zomaar honderd tot honderdvijftig pagina’s beslaan. Elke werknemer van een papieren versie voorzien is dan duur en niet milieuvriendelijk. Bij zo’n papieren versie is de kans ook groter dat werknemers het één keer bekijken en daarna diep wegstoppen in een bureaulade. Een digitale versie is bovendien veel gemakkelijker bij te houden. Als een reglement wijzigt, kunt u dit direct aanpassen. Met een online systeem kunt u ook instellen dat werknemers automatisch een e-mail ontvangen als het handboek veranderd is. Bij een papieren versie is het lastiger om bij elke wijziging voor honderden werknemers het handboek te vernieuwen.

Instemmingsplichtig

Digitaal of niet: als u het handboek actualiseert vanwege bijvoorbeeld veranderende wet- en regelgeving, moet u werknemers hiervan op de hoogte stellen. Zo blijft duidelijk welke regels van toepassing zijn en kunnen werknemers bij overtreding van de regels niet stellen dat deze voor hen onbekend waren. U moet in de arbeidsovereenkomst benoemen dat de werknemer gebonden is aan de regels uit het handboek. Die regels kunt u toelichten tijdens het arbeidsvoorwaardengesprek of een personeelsbijeenkomst. Evengoed moet u er bij wijzigingen van het handboek op letten dat u veel regels niet zomaar kunt veranderen. Voor het introduceren, wijzigen of schrappen van personeelsregelingen heeft u doorgaans de instemming van de ondernemingsraad nodig. In de Wet op de ondernemingsraden staan de instemmingsplichtige onderwerpen opgesomd. Het gaat onder meer om regelingen voor pensioen, arbeidstijden, vakantie, arbeidsomstandigheden, scholing en ziekteverzuim. Als een wijziging in de cao is geregeld, geldt het instemmingsrecht van de OR niet. Om het draagvlak voor het handboek te vergroten, kunt u de OR ook mee laten beslissen over het gehele handboek.

Taal van uw handboek

Misschien is in uw organisatie een andere taal dan het Nederlands de voertaal, bijvoorbeeld het Engels. De werknemers ontvangen het personeelshandboek dan in het Engels. Werknemers kunnen om een Nederlandse versie vragen. Op basis van het goed werkgeverschap bent u verplicht om een vertaalde versie beschikbaar te stellen als dit voor de werknemer nodig is om de inhoud van de arbeidsvoorwaarden te begrijpen. Een gebrek aan kennis van de andere taal mag begrip van de arbeidsvoorwaarden niet in de weg zitten.

Eenzijdige wijziging

Voor een wijziging van de arbeidsvoorwaarden uit het handboek – zoals de regels voor vergoeding van reiskosten, onkosten, scholingskosten en dergelijke – heeft u een akkoord nodig van iedere individuele werknemer. U kunt een eenzijdig wijzigingsbeding in het handboek opnemen, maar ook in dat geval is het slechts onder strenge voorwaarden toegestaan om eenzijdig de arbeidsvoorwaarden te wijzigen. Het helpt als de OR uw besluit steunt. Als een werknemer een rechtszaak begint vanwege een eenzijdige arbeidsvoorwaardewijziging, moet u een heel goed verhaal hebben om de rechter te overtuigen van de noodzaak van uw handelen. Bovendien geldt dat u met een eenzijdig wijzigingsbeding dat in het handboek is opgenomen (en op de juiste manier is geformuleerd), alleen de algemene arbeidsvoorwaarden mag wijzigen. Om individuele arbeidsvoorwaarden eenzijdig aan te passen, moet het beding in de arbeidsovereenkomst zijn opgenomen.

Gedragscode, bedrijfsfitness, socialmediaprotocol...

De inhoud van het personeelshandboek kan nogal variëren. Onderdelen die er vaak in terugkomen zijn:

  • reglement voor ziekteverzuim en re-integratie;
  • regels voor vakantie en verlof;
  • arbeids- en rusttijdenreglement;
  • bepalingen over scholing;
  • bepaalde afspraken over beloning en vergoedingen;
  • informatie over pensioen;
  • protocol voor e-mail en internet;
  • huis- en gedragsregels (ook voor bescherming van bedrijfsgegevens);
  • voorschriften voor veilig en gezond werken (met informatie over preventie en bedrijfshulpverlening);
  • informatie over verzekeringen voor personeel.

Uitnodigend

De mate waarin het handboek een succesvol instrument is om werknemers te informeren en te sturen, hangt naast de inhoud ook af van de manier waarop u het aan de man brengt. Een gigantisch handboek dat er niet netjes uitziet, onoverzichtelijk is en negatief en heel formeel is geformuleerd, is natuurlijk niet uitnodigend. U slaat dan de plank mis. Wilt u een nieuw handboek opstellen of de huidige versie vernieuwen, dan moet u eerst bekijken of u alle verzamelde informatie daadwerkelijk in het naslagwerk moet vermelden. Controleer hierbij ook of de informatie nog actueel is. De informatie ordent u met een logische indeling, die u weergeeft in een duidelijke en niet te uitgebreide inhoudsopgave. Eventueel kunt u een korte handleiding met uitleg over het handboek en een trefwoordenregister toevoegen. Op het internet vindt u diverse voorbeeldhandboeken om als basis voor uw eigen handboek te gebruiken. Laat het handboek nooit verouderen. Het kan helpen om op vaste momenten met uw collega’s te evalueren of er een update nodig is.

Teksten

Onderschat niet het belang van passende taal en vormgeving. Met de juiste teksten en aantrekkelijke opmaak voorkomt u dat er discussies ontstaan over de inhoud van het handboek en dat werknemers liever een vraag aan u persoonlijk stellen dan dat zij een antwoord zoeken in het handboek. Een juiste tekst houdt onder meer in dat deze past bij uw bedrijfscultuur, al is een te formele of informele tekst nooit aan te raden. Houd de lengte van zinnen en alinea’s beperkt. En spreek liever over verwachtingen en mogelijkheden dan over verplichtingen en beperkingen. Heeft uw organisatie communicatiespecialisten in huis, dan doet u er goed aan ze bij deze klus te betrekken. Een personeelshandboek mag nooit een project van alleen de HR-afdeling zijn. Als het handboek (weer) af is, moet u het (weer) richting werknemers communiceren. Dit kan zoals gezegd op meerdere manieren. Het handboek moet in ieder geval in een algemene computermap te vinden zijn, maar bij voorkeur ook via internet, zodat werknemers het kunnen raadplegen wanneer en waar zij maar willen.

Denk goed na over (formulering van) beding in handboek

In de arbeidsovereenkomst kunt u allerlei bedingen afspreken, zoals het concurrentie-, geheimhoudings-, studiekosten- en boetebeding. Deze bedingen kunt u ook in een algemene formulering in het personeelshandboek opnemen (al is zo’n algemene formulering lang niet altijd voldoende). Om een werknemer hieraan te binden, moet u ervoor zorgen dat hij de consequenties van het beding goed heeft kunnen overwegen. De Hoge Raad heeft voor een geldig concurrentie- of relatiebeding in het handboek als eis gesteld dat u in de arbeidsovereenkomst duidelijk verwijst naar het handboek.


Nadrukkelijk

Een algemene verwijzing is niet genoeg. De werknemer moet in de arbeidsovereenkomst nadrukkelijk aangeven dat hij akkoord gaat met het concurrentie- of relatiebeding uit het handboek. Ook moet u het betreffende reglement als bijlage bij het contract opnemen.