VERDIEPINGSARTIKEL

Wegwijs in de budgetkeuze

Als salarisprofessional weet u natuurlijk precies hoe u de besteding van een persoonlijk keuzebudget door werknemers moet afhandelen voor de loonheffingen.

Maar minstens zo belangrijk is het om ervoor te zorgen dat de regeling rond dat budget goed in elkaar zit, niet alleen fiscaal gezien maar ook volgens de wensen van de werkgever. Wat kunt u de werkgever adviseren bij het opstellen van de regels rond het persoonlijk keuzebudget voor werknemers?


5 november 2020 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Lotte van Rees, freelance specialist loonheffingen


Een persoonlijk keuzebudget (PKB) – ook wel individueel keuzebudget (IKB) genoemd – is een (flexibelere) vorm van een cafetariaregeling, die steeds vaker voorkomt.

Bij een PKB is er geen sprake van een uitruil van loonbestanddelen, maar krijgen werknemers een bepaald budget toegewezen – náást hun afgesproken salaris – waarvan ze zelf kunnen bepalen in welke vorm en op welk moment zij het genieten. Pas op het moment van besteden van dit geld is er sprake van een beloning die u in de loonheffingen moet betrekken.

Afhankelijk van salaris

Werknemers met een PKB ontvangen meestal in totaal evenveel geld als normaal, maar kunnen voor een deel ervan zelf bepalen waaraan zij het besteden, binnen de bestedingsmogelijkheden die de werkgever heeft vastgelegd.

Het PKB zelf is geen salaris. Het is er wel van afhankelijk, omdat de erin ondergebrachte bestanddelen een percentage van het salaris representeren, in de praktijk zo’n 12% tot 18% van het totale salaris.

De werkgever bepaalt welke bronnen er in het PKB (kunnen) worden ondergebracht, oftewel de geldwaarde ervan. De werknemers ontvangen (dit deel van) deze bronnen dus niet meer regulier, maar de geldwaarde ervan gaat naar hun PKB. Die bronnen kunnen van alles zijn, behalve toeslagen op het loon.

Een eventuele onregelmatigheidstoeslag of overwerktoeslag moet u bijvoorbeeld altijd gewoon uitbetalen aan de werknemers.

Verandering in het salaris heeft gevolgen

Een PKB is in de praktijk vaak in elk geval opgebouwd uit bovenwettelijke vakantiedagen (bijvoorbeeld 0,8%), vakantiebijslag (bijvoorbeeld 8%) en eindejaarsuitkering (bijvoorbeeld 6%). Een positieve of negatieve verandering in het salaris van de werknemer heeft dus ook gevolgen voor het PKB.

Denk bijvoorbeeld aan het minder gaan werken waardoor het salaris daalt, een loonsverhoging vanwege een promotie of de opname van onbetaald verlof. Ziekte van werknemers hoeft niet per se invloed te hebben op hun PKB, bijvoorbeeld als uw organisatie 100% van het loon doorbetaalt gedurende de ziekteperiode.

Werknemers financieren het PKB dus feitelijk zelf, al mag uw onderneming er een bijdrage aan leveren. Bij de keuze om dat te doen, moet u de fiscale aspecten goed in de gaten houden.

Als de werknemer dit extra budget besteedt aan iets wat op geen enkele grond onbelast is voor hem, kan dit eventueel beslag op de vrije ruimte leggen. Qua opbouw moet de werkgever kiezen of hij het PKB per loontijdvak laat opbouwen of aan het begin van het jaar ineens ter beschikking stelt.

Opletten geblazen bij werknemers met minimumloon

Bij werknemers die het minimumloon verdienen of net iets meer dan dat, loopt uw onderneming in sommige gevallen meer risico met een persoonlijk keuzebudget.

Afhankelijk van wat er voor deze werknemers in het PKB is of kan worden ondergebracht, bestaat namelijk de kans dat u hen onbedoeld onderbetaalt.

Vervallen
Denk aan de situatie dat deze werknemers bijvoorbeeld 3% van hun reguliere loon in het PKB kunnen onderbrengen en dus 97% van hun loon overhouden. Als zij hun PKB vervolgens aan een onbelaste vergoeding of verstrekking besteden, kan het dus zo zijn dat wat zij uiteindelijk aan loon ontvangen ónder het voor hen geldende wettelijk minimum ligt.

Dat kan de werkgever op een flinke boete van Inspectie SZW komen te staan!

Bovendien kan in deze situatie het recht op het lage-inkomensvoordeel (LIV) voor deze werknemers komen te vervallen, aangezien u hun dan niet meer minimaal 100% (en maximaal 125%) van het wettelijk minimumloon betaalt. Dat is uiteraard niet wenselijk.

Problemen
Ook het onderbrengen van de vakantiebijslag in het PKB kan dezelfde problemen geven bij werknemers die het minimumloon verdienen of net iets meer.

Bij besteding van het budget aan een onbelaste vergoeding of verstrekking, kan hun brutoloon lager uitvallen dan het verplichte minimum van 108% van het voor hen geldende wettelijk minimumloon. Onbedoeld betaalt u deze werknemers dan te weinig, met alle mogelijke (financiële) gevolgen van dien.

Overigens komt uw onderneming met het onderbrengen van de vakantiebijslag in het PKB niet in de knel met de wettelijke verplichting om die bijslag minstens één keer per jaar aan de werknemers uit te betalen

Gevolgen bij uitdiensttreding

In het eerste geval berekent u bijvoorbeeld per maand of vier weken wat (de geldwaarde van) het betreffende deel van de vastgestelde bronnen is en dit voegt u toe aan het persoonlijke saldo van de werknemers.

In het tweede geval berekent u het budget voor het hele jaar en hebben de werknemers daar per 1 januari direct de beschikking over.

Wijs de werkgever erop dat het in dat laatste geval belangrijk is om goed vast te leggen wat de gevolgen zijn als werknemers gaandeweg het jaar uit dienst gaan. Moeten werknemers bijvoorbeeld een deel van het budget terugbetalen als zij in maart uit dienst gaan, maar wel al bijna het hele jaarbudget hebben besteed?

Zorg dat de werkgever regels opstelt voor (de consequenties van) zulke situaties.

Administratieve rompslomp

De bestedingen die werknemers doen vanuit hun PKB boekt u af van hun persoonlijke saldo. De werkgever moet bepalen wanneer werknemers keuzemomenten krijgen voor die bestedingen.

Kunnen zij bijvoorbeeld dagelijks een keuze maken, is dat alleen per halfjaar mogelijk of moeten zij hun bestedingsvoorkeuren voor een heel jaar vastleggen?

In dat laatste geval kunnen de werknemers de besteding(svoorkeur) gaandeweg het jaar nog aanpassen, zolang het betreffende geld nog niet is uitgekeerd. De werkgever bepaalt hoe hij die keuzemomenten vormgeeft, met wat u hem daarover adviseert qua administratieve afhandeling.

Veel keuzemomenten kunnen immers flink wat administratieve rompslomp opleveren, al kan speciale software hierbij een helpende hand bieden. Het is in elk geval handig om vast te leggen vóór welke uiterste data werknemers hun bestedingswensen moeten doorgeven. Hiermee bouwt u een marge in zodat u altijd voldoende tijd heeft de bestedingskeuzes administratief te verwerken vóór de betreffende salarisronde en loonaangifte.

Werknemers mogen alleen reeds opgebouwd budget besteden, en geen toekomstig budget. De werkgever kan echter een voorschot toestaan.

Ook dan zijn goede regels van belang. Eenmaal uit het PKB opgenomen geld kan niet meer worden teruggestort. Verder moet de besteding ervan binnen het kalenderjaar gebeuren.

Een eventueel onbenut deel van het PKB moet u uiterlijk in januari van het volgende jaar uitbetalen.

Geen verboden onderscheid

De werkgever bepaalt aan welke doelen werknemers hun PKB kunnen besteden. Dat kunnen bijvoorbeeld een eenmalige of periodieke betaling zijn, de inkoop van extra pensioen of bovenwettelijke vakantiedagen, een vergoeding zoals voor woon-werkverkeer of een verstrekking zoals een fiets of een cursus.

Hierbij kan de werkgever desgewenst extra regels vastleggen, bijvoorbeeld een maximum aan in te kopen vakantiedagen, uiterste opnamedata van die dagen of een beperkt aantal cursussen waaruit de werknemers kunnen kiezen. Het hoeft verder niet per se om onbelaste bestedingsdoelen te gaan.

Als de werkgever die wel wil aanbieden, zal dat ten koste van de vrije ruimte moeten gebeuren, tenzij er een gerichte vrijstelling geldt.

De werkgever mag bepaalde groepen werknemers een afwijkende regeling voor het PKB aanbieden. Het moet dan gaan om een bijzondere groep waarvoor het reguliere PKB niet toereikend is.

Wijs de werkgever erop dat hij hierbij wel moet opletten dat het onderscheid feitelijk geen verboden onderscheid is.