VERDIEPINGSARTIKEL

Het aantonen van beperkt privégebruik van de auto van de zaak

Een auto van de zaak is voor werknemers een aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde. Meestal mag de werknemer de auto ook voor privéritjes gebruiken. Hij heeft daardoor een privévoordeel (loon in natura).

Dat voordeel verwerkt u door een bijtelling tot het loon van de werknemer te rekenen. Het moet dan gaan om meer dan 500 kilometer per jaar. Bij beperkt privégebruik kunt u bijtelling achterwege laten, maar hoe toont u beperkt privégebruik aan?


16 juni 2020 6 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Er is sprake van een auto van de zaak als uw onderneming een auto ter beschikking stelt aan de werknemer. Bij een auto van de zaak gaat het om de personenauto die de werknemer met rijbewijs B mag besturen. U kunt hiervoor ook uitgaan van de vermelding op deel 1A van het kentekenbewijs.

In sommige situaties lijkt het niet of uw onderneming ‘ter beschikking stelt’ maar is dat toch het geval. Denk bijvoorbeeld aan de situatie dat de werknemer met u afspreekt dat uw onderneming (nagenoeg) alle kosten van de eigen auto of zelf gehuurde of geleasede auto vergoedt of een auto huurt of leaset.

Hierbij maakt het niet uit of de werknemer een eigen bijdrage voor privégebruik betaalt, er blijft sprake van een ter beschikking gestelde auto.

Privégebruik op jaarbasis

Bij beperkt privégebruik kunt u de bijtelling achterwege laten. Maar hiervoor moet wel worden aangetoond dat de werknemer op jaarbasis maximaal 500 kilometer privé rijdt.

Dat geldt ook als de werknemer bijvoorbeeld pas in november de beschikking krijgt over een auto van de zaak (zie kader). Krijgt uw werknemer in de loop van het jaar een andere auto, dan moet u ook kijken naar het privégebruik op jaarbasis.

Dus stel dat een werknemer per november een andere auto krijgt. U moet dan naar het privégebruik van beide auto’s in totaal per jaar kijken.

Rijdt de werknemer bijvoorbeeld 350 privékilometers in de eerste tien maanden (auto 1) en 100 privékilometer in de laatste twee maanden (auto 2), dan blijft hij op jaarbasis genomen onder de 500kilometergrens en hoeft u niets bij te tellen.

Pas per 1 november een auto van de zaak

Of de werknemer meer dan 500 privékilometers met de auto van de zaak maakt, moet u op jaarbasis bekijken. Dat betekent dat als een werknemer bijvoorbeeld per 1 november een auto ter beschikking krijgt, u het privégebruik over die laatste twee maanden van het jaar moet herrekenen naar een heel jaar.

Omrekenen naar heel jaar
De werknemer rijdt die laatste twee maanden 100 privékilometer met de auto. Als u dat omrekent naar een heel jaar, dan zijn dat 600 privékilometers (12/2 x 100). U moet dus rekening houden met een bijtelling.

Had de werknemer slechts 75 privékilometers gereden, dan was er geen bijtelling nodig geweest. Op jaarbasis zou de werknemer dan namelijk 450 privékilometers (12/2 x 75) hebben gereden. Dat is minder dan 500 kilometer, dus mag de bijtelling in dit geval achterwege blijven.

Wagenpark ter beschikking stellen

U kunt uw werknemer ook een ‘wagenpark’ aan auto’s ter beschikking stellen. U moet dan voor elke auto apart bekijken of het privégebruik binnen de grenzen blijft.

De gezinssituatie kan soms ook van invloed zijn op de bijtelling. U kunt de bijtelling namelijk beperken tot één auto als de werknemer alleenstaand is of als er slechts één persoon in het gezin een rijbewijs heeft.

In dat geval houdt u alleen rekening met de bijtelling van de auto met de hoogste cataloguswaarde.

Hoe 500 kilometer aantonen?

U moet dit onder de 500 kilometer blijven wel (laten) aantonen. Dat kan op verschillende manieren. Het kan bijvoorbeeld blijken uit:

  • een sluitende rittenregistratie van uw werknemer;
  • een kopie van de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ van de werknemer;
  • ander soort bewijs van uw werknemer op basis van de vrije bewijsleer.

1 Sluitende rittenregistratie

Uw werknemer kan via een sluitende rittenregistratie bewijzen dat hij in een kalenderjaar niet meer dan 500 privékilometers met de auto van de zaak rijdt. In die registratie moet hij dan het merk, type en kenteken van de auto opnemen, de periode waarin de auto hem ter beschikking staat en de ritgegevens. Tegenwoordig kunnen er ook kastjes in de auto worden ingebouwd waarmee de registratie wordt bijgehouden. De ritgegevens bestaan uit:

  • de datum;
  • het ritnummer, uw werknemer moet de ritten per dag nummeren;
  • het adres van vertrek en van aankomst;
  • de aangehouden route als dit niet de meest gebruikelijke is (afwijkende route);
  • de begin- en eindkilometerstand;
  • het karakter van de rit (privé of zakelijk);
  • de privé-omrijkilometers als er sprake is van een rit met een gemengd karakter (de rit bevat dan zowel zakelijke als privékilometers).

Als er meerdere gebruikers van een auto van de zaak zijn, moet uit de rittenregistratie blijken wie er wanneer welke kilometers heeft gereden. U kunt dat bijvoorbeeld doen door een extra kolom op te nemen waar de gebruiker zijn naam kan invullen.

Controleer rittenregistratie

U bent verantwoordelijk voor het aantonen van het gebruik van de auto van de zaak. Het is dus belangrijk dat u de rittenregistratie van de werknemer controleert.

U kunt de juistheid van de (automatisch gegenereerde) rittenregistratie controleren door er bijvoorbeeld digitale routeplanners naast te houden, garagenota’s, kantooragenda’s en orderbriefjes.

Bewaren bij loonadministratie

Al deze gegevens moet u bij uw loonadministratie bewaren. Blijkt achteraf dat u toch rekening had moeten houden met een bijtelling, dan kan de Belastingdienst een naheffingsaanslag aan uw onderneming opleggen.

2 Verklaring geen privégebruik auto

Uw werknemer kan ter bewijs van het niet te veel privé gebruiken van de auto van de zaak ook een zogenoemde ‘Verklaring geen privégebruik auto’ bij de Belastingdienst aanvragen.

In dat geval ligt de verantwoordelijkheid van het niet-overschrijden van de 500kilometergrens en het kunnen aantonen daarvan richting de Belastingdienst bij de werknemer zelf. Dat betekent dus minder risico’s voor uw onderneming.

Naheffing voor werknemer

Het voordeel van deze verklaring is dat uw onderneming de bijtelling achterwege mag laten, u bent dat zelfs verplicht. Hiervoor moet u een kopie van de verklaring in de loonadministratie bewaren.

Vanaf het eerstvolgende loontijdvak waarover u loon moet berekenen nadat de werknemer u de verklaring heeft getoond, laat u de bijtelling achterwege. Het is in dit geval niet nodig – zelfs niet toegestaan – om de eventuele eerder gedane bijtelling in voorgaande tijdvakken te corrigeren.

Maakt de werknemer toch te veel privékilometers, dan krijgt de werknemer de naheffingsaanslag op zijn deurmat.

Er bestaat een uitzondering op deze regel. U mag de bijtelling namelijk niet achterwege laten als u weet dat de werknemer (ondanks de verklaring) toch meer dan 500 privékilometers maakt.

Controle door Belastingdienst

Het is verstandig om goed aan uw werknemer uit te leggen wat de fiscale gevolgen van het privégebruik van de auto van de zaak voor hem zijn, als de verklaring onjuist blijkt te zijn.

De kans om tegen de lamp te lopen is meer dan denkbeeldig. De Belastingdienst houdt namelijk streng in de gaten of mensen met een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ niet toch stiekem allerlei privétochtjes maken en zo de grens van 500 privékilometers per jaar overschrijden.

Dat gebeurt actief: met flitsauto’s die automatisch kentekens registreren speurt de fiscus naar overtreders bij meubelboulevards, vestigingen van IKEA, evenementen, attractieparken en grensovergangen.

3 Ander bewijs

Vanwege de vrije bewijsleer die rond de auto van de zaak geldt, is het geen verplichting om één van de hiervoor behandelde bewijsmiddelen (sluitende rittenregistratie of een verklaring geen privégebruik auto) voor het achterwege laten van de bijtelling wegens privégebruik te gebruiken. De fiscus gaat ervan uit dat bijvoorbeeld een schriftelijk verbod op privégebruik ook aanvaardbaar bewijs is. Ter ondersteuning van het bewijsmateriaal kan uw onderneming ook andere gegevens vastleggen zoals bekeuringen, garagenota’s, werkroosters, ziekte- en verlofstaten en dergelijke. Het kan geen kwaad om dat van tevoren ook even af te stemmen met de Belastingdienst.

Verbod op privégebruik

Uw onderneming kan werknemers met een auto van de zaak een verbod op privégebruik daarvan opleggen. De fiscus accepteert het verbod op privégebruik pas als het schriftelijk is vastgelegd in bijvoorbeeld een aanvulling op de arbeidsovereenkomst. Daarbij is het belangrijk dat:

  • u het autogebruik controleert en uw bevindingen vastlegt;
  • uw werknemer niet verzekerd is voor privégebruik;
  • uw werknemer zelf ook een auto heeft.