VERDIEPINGSARTIKEL

Boekenonderzoek en wat wel en niet is toegestaan

De boekenonderzoeken van de Belastingdienst hebben een tijdje stilgelegen in coronatijd, maar onlangs heeft de fiscus aangegeven dat hij weer op pad gaat om de onderzoeken te verrichten. In een aangepaste vorm, dat wel. Waar moet u nu allemaal op letten als de inspecteur voor een boekenonderzoek bij u langskomt?


18 augustus 2020 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


De Belastingdienst heeft onlangs bekendgemaakt dat hij de door het coronavirus opgeschorte werkzaamheden weer zal hervatten. Boekenonderzoeken die afgelopen voorjaar zijn stilgelegd zullen weer opgestart worden en aankondigingen van nieuwe boekenonderzoeken op locatie zullen ook weer volgen. De betalingsherinneringen en aanmaningen gaan ook weer de deur uit behalve natuurlijk naar ondernemers die uitstel van betaling hebben verkregen vanwege corona. U kunt dus weer te maken krijgen met een boekenonderzoek.

Voorbereiden op het boekenonderzoek

De Belastingdienst kondigt een boekenonderzoek altijd van tevoren aan. Alleen de FIOD kan zonder aankondiging bij u binnenvallen, maar dan moet er wel een duidelijke en behoorlijk verwijtbare aanleiding voor zijn. Na de aankondiging heeft u (meestal) nog voldoende tijd om zich hier goed op voor te bereiden. Deze voorbereiding is van essentieel belang voor de gehele periode van het onderzoek, maar ook voor die daarna. Het is belangrijk dat u niet in de onderzoeksvalkuilen trapt.

Alleen de FIOD kan zonder aankondiging binnenvallen

Iedereen is in principe wettelijk verplicht om gegevens en inlichtingen te verstrekken die voor de belastingheffing van belang kunnen zijn. De inspecteur heeft daarom de bevoegdheid om tijdens een controle vragen te stellen. Deze vragen moet u beantwoorden, tenzij de vragen niet relevant zijn voor uw belastingheffing of u gebruik kunt maken van uw zwijgrecht.

Spontaan informatie verstrekken

De inspecteur mag u ook alleen naar feiten vragen, niet naar uw mening over bepaalde zaken. U bent niet verplicht om spontaan informatie te verstrekken. Wat precies tot uw administratie behoort, hangt vaak af van de aard en omvang van uw onderneming.

Uw administratie moet ook zo zijn ingericht dat een controle binnen een redelijke termijn mogelijk is.

Bewaarplicht fiscale gegevens

Fiscaal relevante bescheiden en informatiedragers moet u voor een periode van 7 jaar bewaren. Gegevens over onroerende zaken, zoals bijvoorbeeld een koopakte en de factuur van de notaris, moet u zelfs 9 jaren bewaren. Ook de onderliggende stukken moet u bewaren, zelfs nadat de gegevens zijn verwerkt.

Wanneer start de bewaartermijn?

De bewaartermijn start na afloop van het boekjaar waarop uw gegevens betrekking hebben. Uw facturen uit 2019 moet u dus bewaren tot en met 2026. Als het om gegevens gaat die voor een langere periode dan een boekjaar van belang zijn (bijvoorbeeld een huurcontract aangegaan voor een periode van zes jaar) start de bewaartermijn pas na afloop van deze periode. Bij een huurcontract met een ingangsdatum van 1 januari 2020 en een looptijd van 6 jaar (dus tot 1 januari 2026) start de bewaartermijn dus op 1 januari 2026.

Administratieplicht

Als ondernemer bent u verplicht om een administratie te voeren. De eisen aan de administratie volgen uit de wet. Er moet een juiste en betrouwbare administratie aanwezig zijn waaruit de fiscale rechten en verplichtingen eenvoudig zijn af te leiden.

U moet ook uw medewerking verlenen aan de controleur zodat deze de administratie kan controleren. Deze medewerking kan eruit bestaan dat u de controleambtenaar wegwijs moet maken in uw administratiesysteem.

Wat valt er allemaal onder uw administratie?

Tot uw administratie behoren onder andere:

  • kasadministratie en kassabonnen;
  • het inkoop- en verkoopboek;
  • ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen;
  • bankafschriften;
  • tussentijds gemaakte controleberekeningen;
  • contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
  • agenda’s en afsprakenboeken;
  • software en databestanden.

Daarnaast moeten ook jaarrekeningen, statuten en oprichtingsdocumenten aanwezig zijn.

Terughoudend vragen stellen

In principe hoeft u als eigenaar van de ondernemer alleen de vragen te beantwoorden die de controleur stelt. Hij moet daarbij zeer terughoudend zijn met het stellen van vragen aan uw werknemers. De controleambtenaar kan wel vragen stellen aan uw werknemers, maar zij zijn niet verplicht om daarop te antwoorden. Doet een werknemer echter administratieve werkzaamheden voor uw onderneming, dan kan dit anders liggen.

Kopie administratie

De controleambtenaar mag uw administratie niet meenemen. Wel is het toegestaan dat hij kopieën maakt van de administratie. Zorg dat u weet van welke stukken er kopieën zijn gemaakt en maak hiervan ook een kopie voor uw eigen dossier. Zo weet u later exact naar welk stuk de controleambtenaar verwijst.

Verschoningsrecht en geheimhouding

Correspondentie mag de controleur dus ook inzien, maar als die afkomstig is van een advocaat valt die onder het verschoningsrecht en de geheimhoudingsplicht. De Inspecteur mag daarin geen inzage vragen. Daarbij maakt het dus niet uit dat deze correspondentie bij u aanwezig is. Als ondernemer heeft u een afgeleid verschoningrecht.

Maar wat nu als de correspondentie afkomstig is van uw belastingadviseur of accountant? Deze 2 beroepsgroepen kennen namelijk geen verschoningsrecht. De Hoge Raad heeft echter bepaalt dat als de correspondentie met de belastingadviseur of accountant een advies bevat over de fiscale positie van de ondernemer, de inspecteur daarin geen inzage mag vragen. Zorg ervoor dat u fiscale adviezen bewaart in een afzonderlijk adviesdossier zodat u tijdens een boekenonderzoek hierin geen inzage hoeft toe te staan.

Rechten belastingplichtige bij een boekenonderzoek

Naast plichten naar de fiscus toe heeft u ook rechten. Het gaat hierbij om de volgende rechten:

  • geheimhoudingsplicht belastingcontroleur;
  • evenredigheidsbeginsel en beginsel van subsidiariteit;
  • u heeft zwijgrecht;
  • Belastingdienst handelt ten aanzien van u op eerlijke en betrouwbare wijze;
  • privésfeer belastingplichtige respecteren;
  • controleambtenaar mag niet snuffelen in bijvoorbeeld kasten of in mails;
  • vertrouwelijke stukken moeten geheim gehouden worden.

Omkering bewijslast

Het niet of onvoldoende meewerken aan een boekenonderzoek kan leiden tot de zogenoemde omkering van de bewijslast door de Belastingdienst. Hierbij kan de Belastingdienst bij het opleggen van de aanslag uitgaan van schattingen en aannames.

Meer informatie over dit onderwerp? Volg de cursus belastingcontrole. Ga naar rendementco.nl/belco



Meer informatie over contact met de Belastingdienst vindt u in de toolbox Zo onderhoudt u een goed contact met de Belastingdienst.